Lucrând inteligent: Cum să găsiți echilibrul potrivit între cerințele pe termen scurt și proiectele pe termen lung.

Spuneți că aveți propria afacere și clienții vin la dumneavoastră, dar doriți să explorați și oportunități neexploatate. Sau poate compania dvs. dorește să reducă costurile de operare în răspuns la Covid-19 fără a renunța la proiecte care pot conduce la creștere pe termen lung. Cum gestionați sarcinile pe care trebuie să le faceți chiar acum cu obiectivele esențiale pe care trebuie să le atingeți în viitor?

Ei bine, majoritatea bărcilor cu pânze vin cu un motor diesel de rezervă pentru a le menține în mișcare în timpul perioadelor de calm. Similar, trebuie să vă dezvoltați metodele pentru a supraviețui cerințelor și a menține totul în mișcare în direcția corectă.

Din fericire, există abordări eficiente pentru a atinge acest echilibru. Pașii de mai jos pot fi deosebit de benefici pentru gestionarea dorințelor și nevoilor pe termen scurt fără a pierde din vedere viziunea pe termen lung.

1. Legați termenul scurt de termenul lung

Cel mai important lucru de întrebat atunci când luați în considerare dacă să îndepliniți sau nu o nouă cerință pe termen scurt are de-a face cu modul în care se leagă de viziunea și strategia dvs. Mută cerința spre viitorul vizionat? Există aspecte ale acestei cerințe care amenință capacitatea dvs. de a atinge viziunea? Puteți utiliza unele dintre elementele acestui proiect pe termen scurt în viitor?

Reflectarea asupra acestor întrebări vă va permite să înțelegeți dacă sarcina pe termen scurt este un proiect "o singură dată" sau dacă poate servi ca un sablon pentru inițializarea unui nou proiect în viitor. De cele mai multe ori, cerințele pe termen scurt care merită să fie abordate pot fi utilizate în ceva mai mare în viitor.

Desigur, sarcinile "o singură dată" nu sunt întotdeauna rele. De exemplu, dacă cerința emergentă este un risc tehnic pe care nu îl puteți ignora, trebuie să fiți pregătit și dornic să relocați resursele pentru a ocomoda această cerință.

Când o faceți, totuși, trebuie să abordați problema la fel ca și un proiect de îmbunătățire continuă. Trebuie să construiți un plan structurat în jurul acesteia și să înțelegeți și să cuantificați efectele sale. O unealtă de management al proiectelor, cum ar fi Easy Redmine, poate oferi asistență valoroasă în estimarea și programarea proiectelor și în calcularea căii critice.

2. Justificați cerințele pe termen scurt cu date

După ce ați analizat cerințele pe termen scurt în raport cu viziunea pe termen lung, începeți să vă uitați la realitatea muncii din fața dvs. Asigurați-vă că ceea ce luați în considerare are sens conform datelor obiective și subiective.

La acest stadiu, este important să separați cerințele emoționale emergente de nevoile raționale care se aplică unei audiențe mai largi. Studiile arată că prea multe cerințe pe termen scurt se concentrează pe răspunsuri emoționale ad-hoc. Dacă sunteți un suport IT care lucrează de la distanță, de exemplu, un client vă poate contacta pentru a se plânge de o deficiență a sistemului. Această plângere vă poate determina să săriți rapid în modul de răspuns fără a acorda suficientă atenție impactului problemei asupra proiectelor dvs. pe termen lung.

Pentru a lucra eficient, trebuie să colectați suficiente date despre munca pe termen scurt care vi se aruncă. În acest fel, puteți poziționa cu exactitate importanța sa și să o programați în consecință.

3. Urmați cu strictețe atât proiectele pe termen scurt, cât și cele pe termen lung

Cerințele pe termen scurt pot fi sarcini rapide, dar pentru că apar tot timpul, pot ocupa rapid întregul dvs. backlog de muncă. Este crucial să vă țineți ochii pe backlog-ul dvs. pentru a vă asigura că sarcinile dvs. pe termen scurt, mediu și lung rămân pe drumul cel bun.

Soluția potrivită de management al proiectelor vă poate ajuta să urmăriți aceste proiecte în mod eficient și să le etichetați cerințele, astfel încât să puteți construi dashboards, Gantt, și rapoarte în jurul lor. Având această vizibilitate vă permite să mențineți echilibrul în mod eficient. Puteți evita sacrificarea cerințelor pe termen scurt în numele unei perspective de un an sau compromiterea viitorului prin încercarea de a încadra prea multe sarcini pe termen scurt în programul dvs. actual.

Dacă faceți parte dintr-o echipă, dashboards și rapoarte vă pot ajuta să mențineți membrii actualizați cu informații precise. Astfel, în loc să petreceți timp în apeluri Zoom discutând opinii, puteți vorbi în termeni de analiză, cum ar fi costul, randamentul și impactul viitor.

Echilibrul este în tine

În orice moment în care te confrunți cu priorități pe termen scurt și lung, ia o gură de aer și consultă pașii de mai sus. Înțelege cum cererea pe termen scurt poate afecta imaginea de ansamblu și folosește datele pentru a evalua munca implicată. Dacă decizia corectă este să preiei cererea, folosește o soluție eficientă de management de proiect pentru a-ți urmări progresul și a-ți ajusta planul pe măsură ce apar informații noi.

Dacă abordezi această abordare structurată, nu numai că vei reuși să stabilești un echilibru între cerințele pe termen scurt și lung, dar vei putea construi și un proces care funcționează pentru proiectele actuale și viitoare. Astfel, poți trece de la reacționarea și "stingerea incendiilor" la luarea deciziilor care nu te vor abate de la viziunea ta.