Lavorare in modo intelligente: come trovare il giusto equilibrio tra le richieste a breve termine e i progetti a lungo termine.
Distinguishing between short-term and long-term goals and needs is one of the longest-standing challenges among individuals and organizations. Every day presents pressures from all directions that rock you back and forth, almost like a sailboat in choppy waters.
Diciamo che gestisci la tua attività e i clienti si rivolgono a te, ma vuoi anche esplorare opportunità inesplorate. Oppure forse la tua azienda vuole ridurre i costi operativi in risposta al Covid-19 senza mettere da parte i progetti che possono potenzialmente guidare la crescita a lungo termine. Come gestisci i compiti che devi fare ora con gli obiettivi cruciali che devi raggiungere in futuro?
Bene, la maggior parte delle barche a vela è dotata di un motore diesel di backup per mantenerle in movimento durante le bonacce. Allo stesso modo, devi sviluppare i tuoi metodi per sopravvivere alle richieste e mantenere tutto in movimento nella giusta direzione.
Fortunatamente, esistono approcci efficaci per raggiungere questo equilibrio. I passaggi di seguito possono essere particolarmente utili per gestire i desideri e le esigenze a breve termine senza perdere di vista la tua visione a lungo termine.
1. Collega il breve termine al lungo termine
Di gran lunga, le domande più importanti da farsi quando si considera se soddisfare o meno una nuova richiesta a breve termine hanno a che fare con il modo in cui si collega alla tua visione e alla tua strategia. La richiesta ti porta verso il tuo futuro immaginato? Ci sono aspetti di questa richiesta che minacciano la tua capacità di raggiungere la tua visione? Puoi sfruttare alcuni degli elementi di questo progetto a breve termine in futuro?
Riflettere su queste domande ti consentirà di capire se il compito a breve termine è un progetto "una tantum" o se potrebbe servire come un modello per inizializzare un nuovo progetto in futuro. Più spesso che no, le richieste a breve termine che valgono la pena di essere prese in considerazione possono essere sfruttate in qualcosa di più grande in futuro.
Certo, i compiti "una tantum" non sono sempre negativi. Ad esempio, se la richiesta emergente è un rischio tecnico che non puoi ignorare, devi essere pronto e disposto a ridistribuire le tue risorse per accoglierlo.
Quando lo fai, tuttavia, devi affrontare il problema proprio come faresti con un progetto di miglioramento continuo. Devi costruire un piano strutturato intorno ad esso e capirne e quantificarne gli effetti. Uno strumento di gestione dei progetti come Easy Redmine può fornire un'assistenza preziosa nell'stimare e pianificare i progetti e nel calcolare il percorso critico.
2. Giustifica le richieste a breve termine con i dati
Dopo aver fatto rimbalzare le richieste a breve termine contro la tua visione a lungo termine, inizia a guardare alla realtà del lavoro che hai di fronte. Assicurati che ciò che stai considerando abbia senso sia secondo i dati oggettivi che quelli soggettivi.
In questa fase, è importante separare le richieste emotive emergenti dai bisogni razionali che si applicano a un pubblico più ampio. Gli studi mostrano che troppo spesso le richieste a breve termine si concentrano su risposte emotive ad hoc. Se sei un supporto IT che lavora in remoto, ad esempio, un cliente può contattarti per lamentarsi di una carenza di sistema. Questo reclamo può farti saltare rapidamente in modalità di risposta senza dare abbastanza pensiero all'impatto del problema sui tuoi progetti a lungo termine.
Per lavorare efficacemente, devi raccogliere abbastanza dati sul lavoro a breve termine che ti viene lanciato. In questo modo, puoi posizionare accuratamente la sua importanza e pianificarlo di conseguenza.
3. Monitora diligentemente sia i progetti a breve che a lungo termine
Le richieste a breve termine possono essere compiti veloci, ma poiché spuntano tutto il tempo, possono rapidamente occupare l'intero backlog di lavoro. È cruciale che tu tenga d'occhio da vicino i tuoi backlog per assicurarti che i tuoi compiti a breve, medio e lungo termine stiano procedendo secondo i piani.
La soluzione giusta di gestione dei progetti può aiutarti a monitorare questi progetti in modo efficace e a taggare i loro requisiti, in modo da poter costruire dashboard, Gantt, e rapporti intorno ad essi. Avere questa visibilità ti consente di mantenere l'equilibrio in modo efficace. Puoi evitare di sacrificare le richieste a breve termine in nome di una prospettiva futura di un anno, o di mettere a rischio quel futuro cercando di inserire troppi compiti a breve termine nel tuo programma attuale.
Se fai parte di un team, le dashboard e i rapporti possono aiutarti a tenere i membri aggiornati con informazioni accurate. Quindi, anziché passare il tempo in chiamate Zoom discutendo di opinioni, puoi parlare in termini di analisi come costi, rendimenti e impatti futuri.
Il bilanciamento è dentro di te
Ogni volta che ti trovi a lottare con priorità a breve e lungo termine, respira profondamente e fai riferimento ai passaggi sopra indicati. Comprendi come la richiesta a breve termine possa influire sull'immagine più grande e utilizza i dati per valutare il lavoro coinvolto. Se la decisione giusta è quella di soddisfare la richiesta, utilizza una soluzione efficace di gestione del progetto per monitorare i tuoi progressi e adattare il tuo piano man mano che arrivano nuove informazioni.
Se segui questo approccio strutturato, non solo avrai successo nel creare un equilibrio tra le richieste a breve e lungo termine, ma sarai anche in grado di costruire un processo che funziona per i progetti attuali e futuri. Puoi quindi passare da una reazione e un "combattimento antincendio" a decisioni che non ti faranno deviare dalla tua visione.
