Munka okosan: Hogyan találjuk meg a megfelelő egyensúlyt a rövid távú követelmények és a hosszú távú projektek között.
Az egyének és szervezetek közötti rövid és hosszú távú célok és szükségletek megkülönböztetése az egyik legrégebbi kihívás. Minden nap nyomás ér minden irányból, ami olyan, mintha egy vitorlás hajó hullámzó vizeken ringatózna.
Mondjuk, hogy saját vállalkozást vezetsz és ügyfelek jönnek hozzád, de szeretnéd felfedezni a kiaknázatlan lehetőségeket is. Vagy talán a vállalatod a Covid-19 válságra válaszul csökkenteni akarja az üzemeltetési költségeket anélkül, hogy elállna olyan projektektől, amelyek hosszú távú növekedést hajthatnak végre. Hogyan kezeled a feladatokat, amelyeket most kell elvégezned, és azokat a fontos célokat, amelyeket a jövőben el kell érned?
Nos, a legtöbb vitorlás hajó tartalékdízelmotorral van felszerelve, hogy a szélcsend idején is tudjon haladni. Hasonlóképpen, neked is ki kell dolgoznod a módszereidet a kihívások kezelésére, és mindent a megfelelő irányba tartani.
Szerencsére hatékony megközelítések léteznek ennek az egyensúlynak az eléréséhez. Az alábbi lépések különösen hasznosak lehetnek a rövid távú igények kezelésében anélkül, hogy elveszítenéd a hosszú távú céljaidat.
1. Kösd össze a rövid távú és a hosszú távú célokat
A legfontosabb kérdések, amelyeket fel kell tenned magadnak, amikor megfontolod, hogy teljesítsd-e az új rövid távú igényeket, messze a jövőbeli látomásodhoz és stratégiádhoz kapcsolódnak. Az igény segít elérni a tervezett jövődet? Vannak olyan aspektusai ennek az igénynek, amelyek veszélyeztetik a céljaid elérésének képességét? Lehet-e néhány elemet ebből a rövid távú projektből a jövőben felhasználni?
Az ilyen kérdések megfontolása lehetővé teszi, hogy megértsd, hogy a rövid távú feladat egy egyszeri projekt, vagy szolgálhat sablonként egy új projekt inicializálásához a jövőben. Általában a rövid távú igények, amelyeket érdemes felvenni, nagyobb projektté alakíthatók a jövőben.
Természetesen az egyszeri feladatok nem mindig rosszak. Például, ha az emergens igény egy technikai kockázat, amelyet nem lehet figyelmen kívül hagyni, készen kell állnod és hajlandónak kell lenned a erőforrásaid átcsoportosítására annak érdekében, hogy alkalmazkodj hozzá.
Amikor ezt megteszed, azonban ugyanúgy meg kell közelítened a problémát, mint egy folyamatos fejlesztési projektet. Strukturált tervet kell készítened köré, és meg kell értened és kvantifikálnod annak hatásait. Egy projektmenedzsment eszköz, mint az Easy Redmine hasznos segítséget nyújthat a projektek becslésében és ütemezésében, valamint a kritikus útvonal kiszámításában.
2. Indokold meg a rövid távú igényeket adatokkal
Amint összevetetted a rövid távú igényeket a hosszú távú látomásoddal, kezdd el vizsgálni a munka valóságát előtted. Lásd, hogy az, amit fontolóra veszel, ésszerű-e mind az objektív, mind a szubjektív adatok szerint.
Ebben a szakaszban fontos elválasztani a felmerülő érzelmi igényeket a racionális szükségletektől, amelyek egy szélesebb közönségre vonatkoznak. Tanulmányok szerint túl sok rövid távú igény az ad hoc érzelmi reakciókra összpontosít. Ha például távolról dolgozó IT-támogató vagy, egy ügyfél kapcsolatba léphet veled, hogy panaszkodjon a rendszer hiányosságairól. Ez a panasz arra késztethet, hogy gyorsan reagálj a problémára anélkül, hogy elegendő gondot fordítanál a probléma hatására a hosszú távú projektekre.
A hatékony munkavégzéshez elegendő adatot kell gyűjtened a rövid távú munkáról, amelyet rád zúdítanak. Így pontosan pozícionálhatod annak fontosságát, és ennek megfelelően ütemezheted.
3. Kövesd nyomon mind a rövid távú, mind a hosszú távú projekteket szorgalmasan
A rövid távú igények gyors feladatok lehetnek, de mivel folyamatosan felmerülnek, gyorsan elfoglalhatják az egész munkalista hátsó részét. Lényeges, hogy szorosan figyelemmel kísérd a munkalistádat, hogy biztosítsd a rövid távú, középtávú és hosszú távú feladatok egyensúlyát.
A megfelelő projektmenedzsment megoldás segíthet abban, hogy hatékonyan követhesd ezeket a projekteket, és címkézheted a követelményeiket, hogy irányítópultokat, Gantt-t és jelentéseket építhess köréjük. Ennek a láthatóságnak köszönhetően hatékonyan fenntarthatod az egyensúlyt. Elkerülheted a rövid távú igények feláldozását egy éves jövőbeli kilátás nevében, vagy a jövőt veszélyeztetve, ha túl sok rövid távú feladatot próbálsz beilleszteni a jelenlegi ütemtervedbe.
Ha csapat része vagy, az irányítópultok és jelentések segíthetnek abban, hogy naprakészen tartsd a tagokat pontos információkkal. Tehát ahelyett, hogy időt töltenél Zoom-hívásokban, amelyekben véleményeket vitatnak meg, beszélhetsz költségekről, megtérülésekről és jövőbeli hatásokról.
Bármikor, amikor rövid távú és hosszú távú prioritások közötti küzdelembe keveredsz, vegyél egy mély lélegzetet és tekintsd át a fenti lépéseket. Értsd meg, hogyan hat a rövid távú igény a nagyobb képre, és használj adatokat a munka felméréséhez. Ha a helyes döntés az igény felvállalása, használj egy hatékony projektmenedzsment megoldást a haladás követéséhez és a terv módosításához az új információk alapján. Ha ezt a strukturált megközelítést alkalmazod, nem csak sikeres leszel a rövid és hosszú távú igények közötti egyensúly megteremtésében, hanem olyan folyamatot is kialakíthatsz, amely működik a jelenlegi és a jövőbeli projektekhez is. Így áttérhetsz a reagálásról és a "tűzoltásról" olyan döntések meghozatalára, amelyek nem térítenek el a látomásodtól.
