Najczęstsze błędy przy rozpoczynaniu nowego projektu.

Dlaczego menedżerowie projektów i zespoły niedoceniają fazy inicjacji projektu?

To nie jest tak, że menedżerowie projektów są leniwi lub niespójni. (Tak, to też się zdarza, ale wierzymy, że dążysz do bycia najlepszym graczem.) Chodzi o to, że większość menedżerów projektów doświadcza sytuacji "skakania z jednego projektu na drugi". Jeśli nie miałeś czasu zamknąć "mentalnych drzwi" za projektem, który właśnie dostarczyłeś, ALE już jesteś pod presją, aby rozpocząć kolejny, najprawdopodobniej zawiedziesz - lub przynajmniej popełnisz błędy i podejmiesz złe decyzje. Dlatego zanim zaczniesz realizować swój nowy duży projekt, poproś o dodatkowy czas na przygotowanie, a następnie kontynuuj krok po kroku zgodnie z naszą radą.

"Lepiej weź dzień lub dwa więcej, aby rozpocząć
nowy projekt - dzięki temu możesz go
przyjąć zarówno praktycznie, jak i mentalnie."

Przed rozpoczęciem

Przed przekazaniem nowego projektu zespołowi należy wykonać pewną pracę. Po pierwsze, zacznij od rozmowy z klientem i interesariuszami na temat poniżej wymienionych zagadnień. Stwórz nową mapę myśli, aby zapisać wszystkie informacje, notatki i pomysły w logicznej strukturze, dzięki czemu będziesz miał je wszystkie w jednym miejscu, co jest istotne dla ich późniejszej oceny.

• Co się stanie, jeśli ten projekt nigdy się nie zrealizuje?
  
  Oczywiście, można zadać to pytanie bardziej uprzejmie: "Jaki jest cel projektu?" Ale potrzebujesz więcej - aby zmusić klienta do myślenia głębiej o rzeczywistym wpływie i celu projektu. Dlatego "Jak ten projekt pomaga w osiągnięciu sukcesu Twojej strategii?" jest znacznie lepszym pytaniem. Zdziwisz się, jak często takie pytania zmieniają sam brief projektu!

• Prawdziwa historia: Firma produkująca produkty mleczne skontaktowała się z agencją reklamową, aby stworzyć nową kampanię reklamową, która zwiększy sprzedaż. Po serii głębszych pytań od agencji i kilku debriefingach, całe podejście do zlecenia zmieniło się. Problemem nie była brakująca reklama, ale po prostu zbyt duże kubki jogurtu - to było po prostu zbyt dużo jedzenia dla dzieci, więc nigdy nie kończyły całego jogurtu, co z kolei denerwowało rodziców, ponieważ musieli wyrzucać resztki. Pierwszą rzeczą, którą trzeba było zrobić, było więc zmienienie opakowania produktów z obecnego rozmiaru na mniejszy. Kiedy klient zgodził się na tę zmianę, nadszedł czas, aby stworzyć kampanię reklamową, która komunikowała bardziej praktyczny rozmiar produktu.

• Ile mamy pieniędzy na projekt?
  
  Znowu chodzi nie tylko o samą kwotę. Spróbuj dowiedzieć się, czy są jakieś dodatkowe zasoby (w przypadku, gdy wymyślisz specjalne rozwiązanie) lub czy budżet jest ustalony. Nie bój się również rozmawiać o tematach takich jak termin płatności, sposób płatności, udziały w dodatkowych sprzedażach, itp. Docenisz odpowiedzi, gdy interesariusze zapytają Cię o Strukturę Podziału Kosztów i przepływ gotówki Twojego nowego projektu.

• Kiedy projekt powinien zostać dostarczony?
  
  Staraj się, aby klient był jak najbardziej precyzyjny. "W październiku" to nie jest odpowiedź. Ponieważ w Twojej firmie prawdopodobnie jest kilka projektów (a niektórzy członkowie zespołu mogą pracować na więcej niż jednym), będziesz musiał dostosować czas nie tylko do życzenia klienta, ale także do aktualnego portfolio projektów Twojej firmy.

• Zdefiniuj sposób komunikacji
  
  Oszczędź sobie wielu stresów, a po obu stronach - Twojej i Twojego klienta - zdefiniuj osoby lub zespoły, które będą ze sobą komunikować postępy projektu. W ten sposób otrzymasz zebrane i uporządkowane informacje zwrotne zamiast otrzymywać tony chaotycznych e-maili od różnych osób. Zgodź się na korzystanie z jak najmniejszej liczby kanałów komunikacyjnych. Wybierając oprogramowanie do zarządzania projektem, upewnij się, że ma również gładko działającą aplikację z inteligentnymi powiadomieniami e-mail.
  
  Wskazówka: Dla wielu projektów (szczególnie tych związanych z rozwojem cyfrowym i oprogramowaniem) zaleca się pracę w sposób zwany agile. W takim przypadku skorzystaj z tablicy Scrum lub Kanban. Możesz również przedstawić to swojemu klientowi i wyjaśnić zasadę sprintów.

Wynik? Po tej sesji przed rozpoczęciem, jesteś gotowy, aby zdefiniować swoją żelazną trójkę, składającą się z budżetu, zakresu i ograniczeń czasowych. Wspaniale, prawda?

"Rozpocznij nowy projekt dwa razy: na poziomie PM-to-client
a następnie z zespołem."

Jak rozpocząć projekt z zespołem

Teraz, gdy znasz odpowiedzi od klienta, możesz zacząć pracować nad projektem. Weź to na luzie, zorganizuj się i zaangażuj swój zespół.

1. Zbuduj swój zespół
   
   Aby zbudować Dream Team dla swojego projektu, musisz najpierw sprawdzić zdolności swoich zasobów. Uzyskaj aktualny przegląd zaległych zadań i problemów z alokacją godzin. Weź pod uwagę urlopy członków zespołu i ich rzeczywiste obciążenie pracą. Jeśli istnieje konkretna rola, która musi zostać podjęta, nie wahaj się zatrudnić profesjonalisty spoza firmy.
   
   Wynik: Zespół w pełni pokrywający się z czasem + zdolnościami obciążenia, zarejestrowany w Twoim narzędziu PM.
   
   
   
2. Zorganizuj spotkanie Kick-off
   
   Zaproś wszystkich, którzy będą pracować nad projektem. Przedstaw fakty, których dowiedziałeś się od klienta i umożliwiaj członkom zespołu zadawanie pytań. Nie rozczarowuj się, jeśli nie możesz na nie odpowiedzieć, mimo wcześniejszego wysiłku przed spotkaniem. Wręcz przeciwnie, ciesz się, że dowiedziałeś się o luce przed jej wpadnięciem!
   
   Wskazówka: W zależności od projektu i Twojego stosunku z klientem, możesz również rozważyć zaproszenie klienta na spotkanie Kick-off.
   
   Wynik: Debriefing z klientem lub kontynuacja struktury podziału pracy.
   
   
   
3. Zdobądź przegląd wszystkich pomysłów
   
   Jeśli regularnie czytasz nasze blogi, zauważyłeś, że często kierujemy uwagę naszych czytelników na mapowanie myśli. Użyj narzędzia Mind Mapping, aby skorzystać z faktu, że cały zespół jest w jednym pokoju - lub w jednym połączeniu. Zapisz wszystko, co jest możliwe do dostarczenia w ramach całego projektu. W ten sposób tworzysz listę wszystkich pomysłów, a później możesz je uszeregować i przenieść niektóre z nich na zadania.
   
   Wynik: Wizualna lista wszystkich możliwych zadań, stworzona przez wszystkich członków zespołu pracujących nad projektem.
   
   
   
4. Zorganizuj zadania w wykresie Gantta
   
   Po ustaleniu, jakie zadania trzeba dostarczyć, można je zorganizować w ramach czasu. Najłatwiejszym sposobem na to jest używanie funkcji przeciągnij i upuść Easy Gantt. Dodaj kamienie milowe, podzadania i relacje między zadaniami. Gdy będzie gotowe, możesz udostępnić je swojemu zespołowi, aby wszyscy członkowie mogli zobaczyć, jak ich praca zależy i jest związana.
   
   Wynik: Wizualna organizacja zadań w ramach czasu.

„Jeśli masz powtarzający się typ projektu,
zaoszczędź trochę czasu, korzystając z szablonu projektu.“

Podsumowanie

Początek projektu determinuje cały jego postęp i końcową dostawę. Aby uniknąć najczęściej występujących błędów na początku nowego projektu, użyj zestawu narzędzi, które pomogą Ci lepiej wprowadzić zespół. Ale przede wszystkim poświęć czas klientowi i zbierz głębokie i szczegółowe informacje na temat celu projektu i oczekiwań z niego.