Å jobbe smart: Hvordan finne riktig balanse mellom kortsiktige krav og langsiktige prosjekter

8/4/2020

6 minutes

Jakub Ryba

Å skille mellom kortsiktige og langsiktige mål og behov er en av de lengstvarende utfordringene blant enkeltpersoner og organisasjoner. Hver dag byr på press fra alle kanter som får deg til å vingle frem og tilbake, nesten som en seilbåt i urolige farvann.

Så, du driv din egen bedrift og kundar kjem til deg, men du vil også utforske uutforska moglegheiter. Eller kanskje bedrifta di vil redusere driftskostnadene som respons på Covid-19 utan å legge bort prosjekt som kan potensielt drive langsiktig vekst. Korleis handterer du oppgåvene du må gjere no med dei viktige måla du må oppnå i framtida?

Vel, dei fleste seilbåtar har ein backup-dieselmotor for å halde dei gåande under stillebeltet. På same måte må du utvikle metodane dine for å overleve dei krevjande krava og halde alt i riktig retning.

Fortunatvis finst det effektive tilnærmingar for å oppnå denne balansen. Trinnene nedanfor kan være særleg nyttige for å handtere kortsiktige ønskjer og behov utan å miste av syne den langsiktige visjonen din.

1. Knytt det kortsiktige til det langsiktige

Langt på veg er dei viktigaste spørsmåla å stille deg sjølv når du vurderer om du skal oppfylle eit nytt kortsiktig krav, knyttet til visjonen og strategien din. Fører kravet deg mot den framtidige visjonen din? Er det aspekt ved dette kravet som truar evna di til å oppnå visjonen din? Kan du utnytte element frå dette kortsiktige prosjektet i framtida?

Å tenkje på desse spørsmåla vil hjelpe deg å forstå om den kortsiktige oppgåva er eit "ein-gong-for-alle" prosjekt, eller om det kan fungere som ein mal for å starte eit nytt prosjekt i framtida. Ofte kan dei kortsiktige krava som er verdt å ta på seg, utnyttast til noko større i framtida.

Sjølvsagt er "ein-gong-for-alle" oppgåver ikkje alltid dårlege. For eksempel, om det oppstår eit teknisk problem som du ikkje kan ignorere, må du vere klar og villig til å omfordele ressursane dine for å handtere det.

Når du gjer det, må du likevel nærme deg problemet på same måte som du ville gjort med eit kontinuerleg forbetringprosjekt. Du må lage ein strukturert plan rundt det og forstå og kvantifisere effektane. Eit prosjektstyringsverktøy som Easy Redmine kan vere til god hjelp for å estimere og planlegge prosjekt og for å beregne den kritiske stien.

2. Begrunn kortsiktige krav med data

Etter at du har vurdert dei kortsiktige krava opp mot den langsiktige visjonen din, må du sjå på realiteten i arbeidet som ligg føre deg. Sjå at det du vurderer gir meining i lys av både objektive og subjektive data.

På dette stadiet er det viktig å skilje mellom nye emosjonelle krav og dei rasjonelle behova som gjeld for eit breiare publikum. Studiar viser at altfor mange kortsiktige krav fokuserer på ad hoc emosjonelle reaksjonar. Om du for eksempel er ein IT-støtte som jobbar eksternt, kan ein kunde kontakte deg for å klage på ein systemmangel. Denne klagen kan få deg til å raskt gå i responsmodus utan å tenke nok på problemets innverknad på dei langsiktige prosjekta dine.

For å jobbe effektivt må du samle nok data om det kortsiktige arbeidet som blir kasta på deg. På denne måten kan du nøyaktig vurdere kor viktig det er og planlegge det deretter.

3. Følg både kortsiktige og langsiktige prosjekt nøye

Kortsiktige krav kan være raske oppgåver, men fordi dei dukkar opp heile tida, kan dei raskt fylle opp heile arbeidskøa di. Det er viktig at du held eit nøye auge med arbeidskøane dine for å sikre at dei kortsiktige, middelsiktige og langsiktige oppgåvene dine held seg på rett spor.

Den rette prosjektstyringsløysinga kan hjelpe deg å følge desse prosjekta effektivt og merke dei med krava deira, slik at du kan bygge dashbord, Gantt, og rapportar rundt dei. Å ha denne synligheten gjer det mogleg å oppretthalde balansen effektivt. Du kan unngå å ofre kortsiktige krav til fordel for ein langsiktig utsikt, eller å sette den framtida i fare ved å prøve å få plass til for mange kortsiktige oppgåver i den noverande timeplanen din.

Om du er ein del av eit team, kan dashbord og rapportar hjelpe deg å halde medlemmene oppdaterte med nøyaktig informasjon. Så i staden for å bruke tid på Zoom-samtalar der de diskuterer meiningar, kan de snakke i termer av analyser som kostnad, avkastning og framtidige konsekvensar.

Balansen er inni deg

Når du finner deg selv i en kamp mellom kortsiktige og langsiktige prioriteringer, ta et dypt pust og se på trinnene ovenfor. Forstå hvordan de kortsiktige kravene kan påvirke det større bildet og bruk data til å vurdere arbeidet som kreves. Hvis det riktige valget er å ta på seg kravene, bruk en effektiv prosjektstyringsløsning for å følge fremgangen din og justere planen din etter hvert som ny informasjon kommer til.

Hvis du følger denne strukturerte tilnærmingen, vil du ikke bare lykkes med å etablere en balanse mellom kortsiktige og langsiktige krav, men du vil også kunne bygge en prosess som fungerer for nåværende og fremtidige prosjekter. Du kan derfor gå fra å reagere og "slukke branner" til å ta beslutninger som ikke vil få deg til å avvike fra visjonen din.