Työskentele älykkäästi: Kuinka löytää oikea tasapaino lyhyen aikavälin vaatimusten ja pitkäaikaisten projektien välillä
Ero lyhyen aikavälin ja pitkän aikavälin tavoitteiden ja tarpeiden välillä on yksi pisimpään jatkuneista haasteista yksilöiden ja organisaatioiden keskuudessa. Joka päivä kohtaat paineita joka suunnasta, jotka heittelevät sinua edestakaisin, melkein kuin purjevene myrskyisillä vesillä.
Sano, että pyörität omaa yritystäsi ja asiakkaat tulevat luoksesi, mutta haluat myös tutkia käyttämättömiä mahdollisuuksia. Tai ehkä yrityksesi haluaa vähentää toimintakustannuksia vastauksena Covid-19:ään ilman että hylkäät projekteja, jotka voivat potentiaalisesti tukea pitkän aikavälin kasvua. Kuinka hallitset tehtäviä, jotka sinun täytyy tehdä juuri nyt, samalla kun tavoittelet tärkeitä tavoitteita tulevaisuudessa?
No, useimmissa purjeveneissä on varamoottori, joka pitää ne liikkeessä tuulenpuutteessa. Samalla tavalla sinun täytyy kehittää menetelmiä selviytyäksesi vaativista vaatimuksista ja pitääksesi kaiken liikkumassa oikeaan suuntaan.
Onneksi tehokkaita lähestymistapoja tämän tasapainon saavuttamiseksi on olemassa. Alla olevat vaiheet voivat olla erityisen hyödyllisiä lyhyen aikavälin tarpeiden ja tavoitteiden hallinnassa pitäen samalla pitkän aikavälin visio mielessä.
1. Yhdistä lyhyt aikaväli pitkään aikaväliin
Kaikkein tärkeimmät kysymykset, joita sinun tulee kysyä itseltäsi harkitessasi uuden lyhyen aikavälin vaatimuksen täyttämistä, liittyvät siihen, miten se liittyy visioosi ja strategiaasi. Liikkuuko vaatimus sinua kohti tavoiteltua tulevaisuutta? Uhkaavatko tämän vaatimuksen osa-alueet kykyäsi saavuttaa visiosi? Voitko hyödyntää tämän lyhyen aikavälin projektin joitain elementtejä tulevaisuudessa?
Näiden kysymysten pohtiminen auttaa sinua ymmärtämään, onko lyhytaikainen tehtävä "yksi ja tehty" -projekti vai voisiko siitä olla hyötyä uuden projektin aloittamisessa tulevaisuudessa. Useimmiten lyhyen aikavälin vaatimukset, jotka kannattaa ottaa vastaan, voidaan hyödyntää tulevaisuudessa johonkin suurempaan.
Tietysti yksi ja tehty -tehtävät eivät aina ole huonoja. Esimerkiksi, jos äkillinen vaatimus on tekninen riski, jota et voi sivuuttaa, sinun täytyy olla valmis siirtämään resurssejasi sen mukauttamiseksi.
Kun teet niin, sinun täytyy kuitenkin lähestyä ongelmaa samalla tavalla kuin jatkuvan parantamisen projektia. Sinun täytyy rakentaa sen ympärille jäsennelty suunnitelma ja ymmärtää ja kvantifioida sen vaikutukset. Projektinhallintatyökalu, kuten Easy Redmine, voi tarjota arvokasta apua projektien arvioinnissa ja aikatauluttamisessa sekä kriittisen polun laskemisessa.
2. Perustele lyhytaikaiset vaatimukset tiedolla
Kun olet vertaillut lyhytaikaisia vaatimuksiasi pitkän aikavälin visioosi, ala tarkastella työn todellisuutta edessäsi. Varmista, että se, mitä harkitset, on järkevää sekä objektiivisen että subjektiivisen datan perusteella.
Tässä vaiheessa on tärkeää erottaa nousevat emotionaaliset vaatimukset laajempaan yleisöön sovellettavista rationaalisista tarpeista. Tutkimukset osoittavat, että liian monet lyhytaikaiset vaatimukset keskittyvät ad hoc -emotionaalisiin reaktioihin. Jos esimerkiksi työskentelet etänä IT-tukena, asiakas voi ottaa sinuun yhteyttä valittaakseen järjestelmän puutteista. Tämä valitus voi saada sinut reagoimaan nopeasti ongelmaan kiinnittämättä tarpeeksi huomiota sen vaikutukseen pitkän aikavälin projekteihisi.
Työskennelläksesi tehokkaasti sinun täytyy kerätä tarpeeksi tietoa sinulle annetuista lyhytaikaisista tehtävistä. Tällä tavoin voit sijoittaa ne oikein tärkeysjärjestykseen ja aikatauluttaa ne sen mukaisesti.
3. Seuraa sekä lyhytaikaisia että pitkän aikavälin projekteja huolellisesti
Lyhytaikaiset vaatimukset voivat olla nopeita tehtäviä, mutta koska niitä ilmestyy jatkuvasti, ne voivat nopeasti täyttää koko työjonosi. On tärkeää pitää silmällä työjonojasi varmistaaksesi, että lyhytaikaiset, keskipitkän aikavälin ja pitkän aikavälin tehtävät pysyvät aikataulussa.
Oikea projektinhallinta -ratkaisu voi auttaa sinua seuraamaan näitä projekteja tehokkaasti ja merkitsemään niiden vaatimukset, jotta voit rakentaa kojelautoja, Gantt-kaavioita ja raportteja niiden ympärille. Tämä näkyvyys mahdollistaa tasapainon ylläpitämisen tehokkaasti. Voit välttää lyhytaikaisten vaatimusten uhraamisen vuoden mittaisen tulevaisuuden näkökulmasta tai vaarantaa tulevaisuuden yrittämällä sovittaa liian monta lyhytaikaista tehtävää nykyiseen aikatauluusi.
Jos olet osa tiimiä, kojelaudat ja raportit voivat auttaa sinua pitämään jäsenet ajan tasalla tarkalla tiedolla. Joten sen sijaan, että käyttäisit aikaa Zoom-puheluissa keskustelemalla mielipiteistä, voit puhua analyyttisesti kustannuksista, tuotoista ja tulevaisuuden vaikutuksista.
Tasapaino on sinussa
Aina kun huomaat kamppailevasi kilpailevien lyhyen aikavälin ja pitkän aikavälin tavoitteiden kanssa, ota syvä henkäys ja viittaa yllä oleviin vaiheisiin. Ymmärrä, miten lyhyen aikavälin vaatimukset voivat vaikuttaa suurempaan kuvaan ja käytä tietoja arvioidaksesi työhön liittyvät vaatimukset. Jos oikea päätös on tarttua vaatimukseen, käytä tehokasta projektinhallintaratkaisua seurataksesi edistymistäsi ja säätääksesi suunnitelmaasi uuden tiedon tullessa.
Jos noudatat tätä järjestelmällistä lähestymistapaa, et ainoastaan onnistu tasapainottamaan lyhyen ja pitkän aikavälin vaatimuksia, vaan pystyt myös rakentamaan prosessin, joka toimii nykyisille ja tuleville projekteille. Voit siis siirtyä reagoimisesta ja "tulipalojen sammuttamisesta" päätöksiin, jotka eivät horjuta sinua näkemyksestäsi.
