Andmete migreerimine Jirast Easy Redmine'i: Aspecta juhtumiuuring

IT-konsultatsioonide kiiresti arenevas maastikus tunnistas Slovakkias asuv innovaatiline IT-konsultatsioonifirma Aspecta vajadust täiustada oma projektijuhtimise võimekust. Hoolimata Jira tarkvara kasutamisest, mis on tugev tööülesannete ja projektijuhtimise tööriist, seisid nad silmitsi olulise väljakutsega. Jira standardversioon ei sisaldanud põhjalikke ressursside ja võimekuse haldamise funktsioone, mis on olulised Aspecta laieneva ja dünaamilise tegevuse jaoks.

Üleminek Jiralt Easy Redmine'ile algas 2022. aasta detsembris ja kulmineerus 2023. aasta mais. Migratsiooni ajendas soov leida ühtne tööriist, mis võiks pakkuda põhjalikku ülevaadet võimekuse kasutamisest, samal ajal haldades projekte ja ülesandeid sujuvalt. Easy Redmine osutus eelistatud lahenduseks tänu oma laiendatud ressursside haldamise ja võimekuse planeerimise funktsioonidele, sealhulgas Gantt-vaadetele, projekti eelarve toe ja avatud API-le välisintegreerimiseks.

Enne Easy Redmine'i kasutuselevõttu

Aspecta kasutas Jira tarkvara projektijuhtimise tegevuste toetamiseks. See oli täiesti piisav ülesannete haldamiseks ja paindliku/waterfalli projektide jaoks. Siiski ei pakkunud see (standardversioonis) ressursside ja võimekuse haldamise funktsioone. Aspecta jaoks kiiresti kasvava ettevõttena on oluline omada üksikasjalikku teavet ressursside kasutamise kohta igal hetkel.

Meie ülesanne ja väljakutsed

Ootused, mida täita:

• Olla ühes tööriistas lõpuni lõpuni võimekuse ja ressursside kasutamise vaade koos projektide/ülesannete haldamisega
• Teadma aja/eelarve tingimusi kõigi projektide jaoks
• Olla võimeline portfelli planeerimiseks ja haldamiseks

Nõuded:

• Gantti vaade võimekuse/resursside haldamisega
• Projekti eelarve toetamine kogu kohaletoimetatud projekti ulatuses
• Avatud API väliseks integreerimiseks
• Toetada kõiki Jira tarkvara pakutavaid "standardseid" funktsioone

Rakendamise aeg

1. Ettevalmistus

Oleme loonud klienditiimi, kuhu kuuluvad peamiselt Jira konfiguratsiooni ja ettevõtte protsessidega kursis olevad võtmeisikud ning määratlenud rollid/vastutused eelseisva rakendamise ajal. Klient on saanud Easy Redmine'i rakenduse eelnevalt mängimiseks ja oleme korraldanud administraatori koolituse kavandatud migreerimisprotsessi eelduseks.

2. Seadistamine

Rakendamise peamine osa oli üleminek Jiralt Easy Redmine'ile. Jira oli endiselt tootmises (igapäevane töö), seega pidime looma mitmeastmelise migreerimise. Esiteks: algne, sealhulgas kogu Jira pikaajalise ajaloo eksportimisest saadud andmed, andmete konsolideerimine (puhastamine ja tarbetute imporditud objektide kustutamine), tööriista konfigureerimine (reaalprojektide ja abiteenuste projektide ühendamine, kõigi armatuurlaudade seadistamine) ning teise migreerimise tegemine otse enne kasutuselevõttu.

3. Koolitus

Oleme koolitanud klientide peamisi kasutajaid peamiselt spetsiifiliste moodulite, nagu Gantt, ressursside haldamine ja süsteemi haldus, osas. Kliendi esindajad olid tugevad tehnilised isiksused, seega keskendusime peamiselt näpunäidetele ja trikkidele ning Easy Redmine'i tööriista erijuhtumitele.

4. Testimine

Pärast esimest migreerimist ja süsteemi seadistamist testis klient kõiki migreeritud andmeid ja igapäevaseid rutiine tööriistas. Oleme korduvalt teinud migreerimist, et selgitada välja protsess ja parandada väikseid leide. Kuna tööriist oli täis Jira poolt migreeritud ajaloolisi andmeid, sai klient võimaluse näha eriti kõiki raporteid, nagu ressursihaldus, reaalajas andmetega.

Easy Redmine'i rakendamine tõi kaasa:

• Ühtse vaate kõigist ressurssidest ja võimekustest
• Kasutamislünkade tuvastamise
• Portfelli haldustegevuste optimeerimise
• Tõhusa ülesannete haldamise mitmetes projektides/kliendi tegevustes

Kõige sagedamini kasutatavad funktsioonid:

• Ülesannete haldamine projektides
• Globaalne ressursside haldamine - kuukava koos kohandatud filtriga
• Kohandatud armatuurlaud projektiportfelli jaoks
• Tööajatabelid ja sellega seotud aruandlus