Hvordan Growth Made Easy Software Opretter et Top-Level Agil Ressourcestyringsværktøj

Hvorfor havde vi brug for et værktøj?

Før Agile Resource Management brugte vi ikke noget værktøj til ressourcestyring. Hvorfor? For os var det traditionelle ressourcestyringssystem for detaljeret, da det arbejder med timer som en måleenhed, og det er beregnet til detaljeret styring af menneskelige ressourcer.

Derfor styrede hvert hold i vores virksomhed deres arbejdsbelastning individuelt. Det fungerede, da vi var 50 eller 60, men så begyndte vi at vokse. Antallet af holdmedlemmer steg, antallet af eksterne medlemmer voksede hver dag, og vi indså, at vi desperat havde brug for et værktøj. Det var vores administrerende direktør, Filip Morávek, der identificerede dette interne behov og kom op med ideen om et Agile Resource Management-værktøj.

Forventningerne var høje

Gennem udviklingen af Agile Resource Management-værktøjet var Filip, vores administrerende direktør, i rollen som klient og arbejdede tæt sammen med udviklingsteamet og vores produktansvarlige, Jan Pavera. Vi vidste præcis, hvad vi ønskede for dette værktøj:

• Ressourcestyring på globalt niveau
• Et klart overblik over ressourceallokering på projekter
• Et enkelt board til alle projekter relateret til produktudvikling og produktudgivelse
• Primært til brug af projektledere og holdledere, der tildeler specifikke opgaver til holdmedlemmer
• Visning for holdmedlemmer
• Tilbyde Road map og Portfolio planlægning for projektledere, porteføljeforvaltere og PMO
• At kunne se, at vi arbejder på forskellige projekter samtidigt (i modsætning til ressourcestyring, hvor du kun kan se, hvilke opgaver de arbejder på)

Klar til at opfylde kravene

For at skabe et succesfuldt værktøj ikke kun for interne Easy Software-teams, men også for andre virksomheder, skulle vi opfylde afgørende krav:

• Nemt og visuelt
• Uden barrierer eller krav om tilladelser
• Fokus på omfang og tid - du har defineret tid og omfang, og du skal gøre dit bedste inden for tidsrammen
• Mulighed for at tilføje personer til et projekt baseret på færdigheder
• Mulighed for at tilføje personer til et hold eller et projekt baseret på anciennitetsniveau
• Ressourcenhed ikke kun som individ, men også som et hold, en holdvisning, der viser, hvem der er inkluderet
• Tildeling af et projekt til et hold
• Låne en person fra mit hold til et andet projekt, visualisere når en person arbejder på to projekter samtidigt
• Prioritering på PMO, PM og porteføljeforvalterniveau
• Vis ferie og sygedage forbundet med vores tilstedeværelsesplugin
• Sprintvisualisering

Vi gjorde det, vi bruger det, og det kan du også!

Vi har skabt et alsidigt værktøj til ressourcestyring. Vi bruger det hver dag, og nu er vi klar til at vise dig, hvordan det bedst kan hjælpe din virksomhed. Se webinaret og få alle de bedste tips og tricks til daglig brug!

Se webinaret

Jan Pavera, Produktansvarlig

Implementering, her kommer vi

1. Forberedelse

Denne case study er anderledes end de sædvanlige, du måske kender, da den ikke kun handlede om implementering, men også om udvikling af nye funktioner. Hvis du kommer fra et softwareudviklingsfirma, behøver vi ikke fortælle dig, hvor udfordrende det kan være.

Når det kommer til test, har kunder normalt tendens til at teste en ny funktion eller nye versioner på en testapplikation, der kører parallelt med deres normale applikation. Nå, vi er lidt anderledes. Og så, når vi havde en betaversion klar, implementerede vi den straks i vores interne Easy Redmine, kendt som "Esko". Dette skete i maj 2022, da vores PMO og PM'er begyndte at bruge det til dagligt arbejde. Testningen var i gang!

2. Indstillinger

I det første trin blev der defineret en detaljeret struktur af projekter sammen med alle typer af filtre, visninger og metrikker. Det var også afgørende for os at definere forskellige typer af teams, hvilket gøres gennem Administration > Kategorier.

En af vores behov var at oprette teams baseret på teammedlemmernes færdigheder og anciennitet. Så først definerede vi færdighederne i Administration > Kategorier, hvor vi også definerede niveauer af anciennitet, begge vist som færdigheder på brugerprofilen. Takket være dette kunne vi hurtigt oprette teams med mennesker med forskellige færdigheder og niveauer af anciennitet.

Dette blev først gjort for vores scrum-team, det "Grønne team". Når vi var tilfredse med udrulningen, indstillingerne og funktionaliteten, blev det også introduceret til andre scrum-teams. I øjeblikket bruger fire scrum-teams, samt vores Product Owner og PMO, aktivt Agile Resource Management på daglig basis. Vores marketingteam er også blevet medlem og bruger effektivt vores værktøj til at planlægge projekter.

Og resultaterne?

Implementeringen af Agile Resource Management gav os:

• Globalt overblik over ressourceallokering
• Tydeligt overblik over allokeringskonflikter og sammenstød
• Mulighed for at oprette teams baseret på færdigheder og anciennitet
• Mulighed for hurtigt at reagere på mangel af ressourcer på grund af ferie

Vores foretrukne funktioner i Agile Resource Management

1. Færdighedshåndtering – tildeling af teammedlemmer til et projekt baseret på færdigheder og anciennitet
2. Teamoprettelse – teammedlemmer kan samles i et team, hvor forskellige færdigheder og anciennitet kombineres
3. Projektallokering til teams – tildeling af teams til projekter
4. Overblik over konflikter og parallel arbejde – alle kan nemt se konflikter og sammenstød
5. Begivenheder – du vil altid se de vigtigste begivenheder, globale for alle porteføljer eller pr. projekt