Arbejde Smart: Sådan finder du den rette balance mellem kortsigtede krav og langsigtede projekter
At skelne mellem kortsigtede og langsigtede mål og behov er en af de længstvarende udfordringer blandt enkeltpersoner og organisationer. Hver dag præsenterer tryk fra alle retninger, der får dig til at vippe frem og tilbage, næsten som en sejlbåd i urolige farvande.
Sig, du driver din egen virksomhed, og kunderne kommer til dig, men du vil også gerne udforske uudnyttede muligheder. Eller måske ønsker din virksomhed at reducere driftsomkostningerne som reaktion på Covid-19 uden at opgive projekter, der potentielt kan drive langsigtet vækst. Hvordan håndterer du opgaverne, du skal udføre lige nu, med de vigtige mål, du skal opnå i fremtiden?
Nå, de fleste sejlbåde har en backup-dieselmotor for at holde dem i gang under vindstille. På samme måde skal du udvikle dine metoder til at overleve de udfordrende krav og holde alt i den rigtige retning.
Fortræffelige tilgange til at opnå denne balance findes heldigvis. Nedenstående trin kan være særligt gavnlige for at håndtere kortsigtede ønsker og behov uden at miste fokus på din langsigtede vision.
1. Forbind det kortsigtede med det langsigtede
Langt de vigtigste spørgsmål at stille dig selv, når du overvejer, om du skal opfylde en ny kortsigtet efterspørgsel, handler om, hvordan den er forbundet med din vision og strategi. Flytter efterspørgslen dig i retning af din ønskede fremtid? Er der aspekter af denne efterspørgsel, der truer din evne til at opnå din vision? Kan du udnytte nogle af elementerne i dette kortsigtede projekt i fremtiden?
Ved at tænke over disse spørgsmål kan du forstå, om den kortsigtede opgave er et "one-and-done" projekt, eller om den kan fungere som en skabelon til at starte et nyt projekt i fremtiden. Ofte kan de kortsigtede krav, der er værd at tage op, udnyttes til noget større i fremtiden.
Naturligvis er "one-and-done" opgaver ikke altid dårlige. For eksempel, hvis den opståede efterspørgsel er en teknisk risiko, du ikke kan ignorere, skal du være klar og villig til at omfordele dine ressourcer for at imødekomme den.
Når du gør det, skal du dog nærme dig problemet på samme måde som et kontinuerligt forbedringsprojekt. Du skal opbygge en struktureret plan omkring det og forstå og kvantificere dets virkninger. Et projektstyringsværktøj som Easy Redmine kan være en værdifuld hjælp til at estimere og planlægge projekter og beregne den kritiske vej.
2. Begrund kortsigtede krav med data
Når du har afvejet dine kortsigtede krav i forhold til din langsigtede vision, skal du begynde at se på virkeligheden i det arbejde, der ligger foran dig. Sørg for, at det, du overvejer, giver mening i henhold til både objektive og subjektive data.
På dette tidspunkt er det vigtigt at adskille opståede følelsesmæssige krav fra de rationelle behov, der gælder for en bredere målgruppe. Studier viser, at alt for mange kortsigtede krav fokuserer på ad hoc følelsesmæssige reaktioner. Hvis du f.eks. arbejder som IT-support eksternt, kan en klient kontakte dig for at klage over en systemmangel. Denne klage kan få dig til hurtigt at reagere uden at tænke tilstrækkeligt over problemets indvirkning på dine langsigtede projekter.
For at arbejde effektivt skal du indsamle tilstrækkeligt med data om det kortsigtede arbejde, der bliver kastet efter dig. På den måde kan du præcist vurdere dets betydning og planlægge det derefter.
3. Følg både kortsigtede og langsigtede projekter omhyggeligt
Kortsigtede krav kan være hurtige opgaver, men fordi de opstår hele tiden, kan de hurtigt fylde hele din arbejdsbyrde. Det er afgørende, at du holder et vågent øje med dine arbejdsbyrder for at sikre, at dine kortsigtede, mellem- og langsigtede opgaver er på rette spor.
Den rette projektstyringsløsning kan hjælpe dig med at følge disse projekter effektivt og mærke deres krav, så du kan opbygge dashboards, Gantt og rapporter omkring dem. Ved at have denne synlighed kan du opretholde balancen effektivt. Du kan undgå at ofre kortsigtede krav til fordel for en langvarig fremtidig mulighed eller bringe den fremtid i fare ved at forsøge at få plads til for mange kortsigtede opgaver i din nuværende tidsplan.
Hvis du er en del af et team, kan dashboards og rapporter hjælpe dig med at holde medlemmerne opdateret med nøjagtig information. Så i stedet for at bruge tid på Zoom-opkald, hvor I diskuterer meninger, kan I tale ud fra analyser som omkostninger, afkast og fremtidige virkninger.
Balance ligger inden i dig
Hver gang du finder dig selv i en kamp mellem kortsigtede og langsigtet prioriteter, så tag en dyb indånding og følg trinnene ovenfor. Forstå hvordan de kortsigtede krav kan påvirke det større billede og brug data til at vurdere arbejdet. Hvis den rigtige beslutning er at påtage sig kravet, så brug en effektiv projektstyringsløsning til at følge din fremgang og tilpasse din plan, når ny information kommer til.
Hvis du følger denne strukturerede tilgang, vil du ikke kun være succesfuld i at etablere en balance mellem kortsigtede og langsigtet krav, men du vil også være i stand til at opbygge en proces, der fungerer for nuværende og fremtidige projekter. Du kan derfor skifte fra reaktivt og "brandbekæmpelse" til at træffe beslutninger, der ikke vil få dig til at afvige fra din vision.
