Найпоширеніші помилки при старті нового проекту

Чому менеджери проектів та команди недооцінюють ініціаційну фазу проекту?

Це не означає, що менеджери проектів ліниві або нестабільні. (Так, це також може траплятися, але ми вважаємо, що ви маєте на меті стати ТОП-гравцем.) Справа в тому, що більшість менеджерів проектів досвідчають ситуацію "перескакування з одного проекту на інший". Якщо ви не мали часу закрити "ментальну двері" за проектом, який ви щойно завершили, ТОДІ, коли ви вже під тиском почати інший проект, ви, мабуть, зазнаєте невдачі - або, принаймні, зробите помилки та погані рішення. Тому, перш ніж починати виконувати свій новий великий проект, попросіть додатковий час, щоб підготуватися, а потім продовжуйте крок за кроком згідно з нашими порадами.

“Краще візьміть день або два додатково, щоб почати
новий проект - так ви зможете осягнути
його як практично, так і ментально.“

Перед початком

Перед тим, як повідомити своїй команді про новий проект, потрібно виконати певну роботу. По-перше, почніть з розмови зі своїм клієнтом та зацікавленими сторонами про нижчезгадані теми. Створіть нову ментальну карту, щоб записати всю інформацію, нотатки та ідеї в логічній структурі, щоб мати їх усіх в одному місці, що є важливим для подальшої оцінки.

• Що станеться, якщо цей проект ніколи не відбудеться?
  
  Звичайно, ви можете запитати це більш ввічливо: "Яка мета проекту?" Але вам потрібно більше - щоб змусити свого клієнта подумати глибше про реальний вплив та мету проекту. Тому питання "Як цей проект допоможе зробити вашу стратегію успішною?" є набагато кращим. Ви будете здивовані, як часто такі питання змінюють саму суть завдання в кінці!

• Реальна історія: Компанія молочних продуктів звернулася до рекламної агенції з проханням розробити нову рекламну кампанію для підвищення продажів. Після серії глибоких запитань від агентства та кількох дебрифінгів, підхід до запиту змінився. Проблема полягала не в відсутності реклами, а просто в тому, що йогуртові стакани були занадто великі - це було занадто багато їжі для дітей, тому вони ніколи не закінчували всі йогурти, що розлютило батьків, бо їм доводилось викидати залишки. Тому перш за все потрібно було змінити упаковку продуктів з поточного розміру на менший. Як тільки клієнт погодився на цю зміну, настав час створити рекламну кампанію, що комунікує більш практичний розмір продукту.

• Скільки грошей ми маємо на проект?
  
  Знову ж таки, не тільки про суму саму. Спробуйте дізнатися, чи є додаткові ресурси (у разі, якщо ви придумаєте спеціальне рішення) або чи бюджет фіксований. Не бійтеся також говорити про теми, такі як термін оплати рахунків, спосіб оплати, частки від додаткових продажів тощо. Ви оціните відповіді, коли зацікавлені сторони запитають вас про структуру розбиття витрат та грошовий потік вашого нового проекту.

• Коли повинен бути завершений проект?
  
  Спробуйте зробити свого клієнта якомога точнішим. "У жовтні" - це не відповідь. Оскільки в вашій компанії, ймовірно, працює кілька проектів (і деякі члени команди можуть працювати над більш ніж одним з них), вам доведеться пристосувати часовий графік не тільки до бажання вашого клієнта, але й до поточного портфеля проектів вашої компанії.

• Визначте спосіб комунікації
  
  Збережіть собі багато стресу, і на обох сторонах, визначте осіб або команд, які будуть спілкуватися разом щодо прогресу проекту. Таким чином, ви отримаєте зібрані та структуровані відгуки замість того, щоб отримувати тонни хаотичних електронних листів від різних осіб. Домовтеся про використання якомога меншої кількості каналів комунікації. При виборі вашого програмного забезпечення для управлін

  Як розпочати проект з вашою командою

  Тепер, коли ви знаєте відповіді від вашого клієнта, ви можете почати працювати над проектом. Будьте спокійні, організуйте себе та залучіть свою команду.

  
  

  1. Створіть свою команду
     
     Щоб створити команду мрії для вашого проекту, вам спочатку потрібно перевірити можливості ваших ресурсів. Отримайте поточний огляд прострочених завдань та проблем з розподілом годин. Врахуйте відпустки членів команди та їх фактичне навантаження роботою. Якщо є конкретна роль, яку потрібно взяти, не соромтеся найняти професіонала з-за меж компанії.
     
     Результат: Повноцінна команда, що базується на часових та робочих можливостях, записана в вашому інструменті управління проектами.
     
     
     
  2. Підготуйтеся до зустрічі з командою
     
     Запросіть всіх, хто буде працювати над проектом. Представте факти, які ви дізналися від вашого клієнта, та дозвольте членам вашої команди задавати питання. Не розчаровуйтеся, якщо ви не зможете відповісти на деякі з них, незважаючи на ваші попередні зусилля. Навпаки, будьте раді дізнавшись про проблему до того, як впасти в неї!
     
     ПОРАДА: Залежно від проекту та вашого відношення з клієнтом, ви також можете розглянути можливість запросити вашого клієнта на зустріч з командою.
     
     Результат: Підсумуйте з клієнтом або продовжуйте розбивку роботи на завдання.
     
     
     
  3. Отримайте огляд всіх ідей
     
     Якщо ви читаєте наші блоги регулярно, ви мусили помітити, що ми часто звертаємо увагу на mindmapping. Використовуйте інструмент Mind Mapping, щоб скористатися тим, що вся команда знаходиться в одному приміщенні - або в одному дзвінку. Запишіть все, що можливо зробити для виконання всього проекту. Таким чином, ви створюєте список всіх ідей, а пізніше можете визначити їх пріоритетність та перенести деякі з них на завдання.
     
     Результат: Візуальний список всіх можливих завдань, створений всіма членами команди, що працюють над проектом.
     
     
     
  4. Організуйте завдання в діаграмі Ганта
     
     Як тільки ви знаєте, які завдання потрібно виконати, ви можете організувати їх у часовому проміжку. Найпростіший спосіб зробити це - використовуючи Easy Gantt з функцією перетягування та відпускання. Додайте віхи, підзавдання та зв'язки між завданнями. Як тільки він буде готовий, ви можете поділитися ним зі своєю командою, щоб всі члени могли бачити, як їхня робота залежить та пов'язана.
     
     Результат: Візуальна організація завдань у часовому проміжку.

  
  

  “Якщо у вас є повторюваний тип проекту,