Tyvärr ökar volymen och komplexiteten av risker varje dag. Från snabba tekniska framsteg och ökad anslutning till kriser som den pågående Coronavirus-pandemin blir riskerna svårare att förutse och hantera. Som ett resultat är projektledare mer öppna för misstag och misslyckanden än någonsin tidigare.
Ett av de mest effektiva sätten att lära sig rätt riskhanteringsmetoder är att lära av andras misstag.
Här är sju riskhanteringsmisstag att undvika när du driver ett projekt.
1. Ignorera möjligheter
Projektledare är människor. Precis som de flesta andra människor associerar de ofta risker med dåliga saker. Även välutbildade chefer ignorerar möjligheten att en möjlighet kan uppstå från en riskhändelse.
Framgångsrika projektledare strävar inte bara efter att mildra risker. Istället analyserar de dem och ser vilka åtgärder som ska vidtas för att förvandla risken till en möjlighet. Till exempel, om en stor risk hotar ett av dina pågående projekt, kan du besluta att sätta det på vänteläge och omfördela resurser till en mer lovande strävan.
2. Förväxla orsaker, händelser och konsekvenser
Det första steget i en riskhanteringsplan är att identifiera de risker som kan påverka ett projekt. Projektteam misslyckas dock ofta med att skilja mellan orsaker, händelser och konsekvenser. Som ett resultat tappar de fokus på faktiska riskhändelser.
En riskorsak är en befintlig omständighet som kan skapa en riskhändelse. Om din utvecklare är upptagen med för många projekt samtidigt, står du inför en riskorsak.
Samtidigt är riskhändelser händelser som kan eller inte kan uppstå som ett resultat av en riskorsak. Med det tidigare exemplet kan den upptagna utvecklaren misslyckas med att ge ditt projekt den uppmärksamhet det förtjänar, eller så kan de lyckas balansera sin arbetsbelastning.
En riskkonsekvens är resultatet av en riskhändelse. I det här fallet är händelsen att ditt projekt misslyckas eftersom utvecklaren inte uppmärksammar det som krävs.
Att tydligt definiera dessa riskelement hjälper dig att exakt identifiera vad du behöver hantera.
3. Överdriven användning av checklistor
Många företag genomför liknande projekt regelbundet, och de flesta av de risker de stöter på kommer att vara desamma för varje projekt. Ett exempel är ett IT-team som specialiserar sig på datamigration. I sådana situationer kan en riskchecklista spara mycket tid för riskidentifiering.
Men detta tillvägagångssätt utsätter teamen för självgodhet - att falskt anta att de enda möjliga riskerna är de som finns på checklistan. Medan checklistan är en bra utgångspunkt får du inte glömma att skanna horisonten och identifiera eventuella andra möjliga risker.
4. Undervärdera riskens sannolikhet
När alla projektets riskhändelser har identifierats är nästa steg att kategorisera dem baserat på sannolikhet. Risker med hög sannolikhet måste hanteras innan projektet genomförs. Vissa projektledare förminskar medvetet risker för att undvika uppmärksamhet och skydda sin trovärdighet.
Problemet med att underskatta sannolikheten är uppenbart. Ditt team kanske inte vidtar rätt åtgärder för att minska denna sannolikhet, och projektet kan sluta misslyckas.
5. Fokusera helt på riskminskning
När många projektteam diskuterar riskrespons pratar de bara om riskminskning. Riskminskning är dock bara en responsmetod och är specifikt avsedd för risker som är hot. För att svara på risker korrekt måste du skapa en omfattande responsplan som beaktar riskminskning och andra möjliga tillvägagångssätt, som undvikande, överföring och acceptans.
Riskminskning syftar bara till att minska sannolikheten eller påverkan av negativa riskhändelser. Du kan hantera vissa risker bättre med undvikande respons, vilket innebär att eliminera risken genom att ta itu med orsakerna. Alternativt kan du använda överföring och ta in en annan partner för att bära risken. Slutligen, om ingen annan metod verkar möjlig, kan du välja att acceptera risken och utveckla en kontinuitetsplan om händelsen inträffar.
Att fokusera helt på riskminskning kan få dig att tappa bort rätt respons för en given risk.
6. Delegera inte effektivt
Vissa projektledare har svårt att delegera och slutar ta ansvar för andra teammedlemmar. En viktig del av riskresponsplaneringen är att tilldela ägande för varje risk. Som projektledare måste du undvika att tilldela risker till dig själv. Istället tilldelar du riskerna enligt ditt teams individuella kompetenser.
Alla riskägare måste genomföra responsplanen, övervaka risken och rapportera status. Denna struktur skapar ansvar och gör en responsplan mer effektiv.
7. Inte hantera risker kontinuerligt
Tyvärr betraktar många projekt riskhantering som en uppgift som börjar och slutar under projektplaneringen. De fyller i riskregistret, arkiverar det och glömmer bort det.
Tvärtom måste riskhantering diskuteras vid varje möte i projektteamet. Riskägarna måste ge en kort statusrapport om de genomförda eller planerade åtgärderna. Teamet måste också ta itu med eventuella nya potentiella risker och riskutlösare.
Riskhantering måste pågå under hela projektets livstid.
Easy Redmine kan hjälpa dig att undvika kostsamma misstag i riskhantering
Varje framgångsrikt projekt bygger på en effektiv riskhanteringsstrategi. Men misstag vid hantering av risker är lättare att göra än du kanske tror.
Tur nog behöver du inte göra allt själv. Med Easy Redmine kan du skapa den riskhanteringsuppsättning som passar ditt projekt perfekt. Easy Redmines modul för riskhantering ger riskregister, översikter och rapportering, kvalitativ och kvantitativ analys samt konfigurerbara indikatorer direkt till hands så att du kan identifiera, analysera och svara på risker på bästa möjliga sätt.
Registrera dig för Easy Redmine idag och ge ditt projekt en chans till framgång.
