Dessverre øker volumet og kompleksiteten av risikoer hver dag. Fra raske teknologiske fremskritt og økt tilkobling til kriser som den pågående koronapandemien, blir risikoer vanskeligere å forutsi og håndtere. Som et resultat er prosjektledere mer åpne for feil og mislykkes enn noensinne.
En av de mest effektive måtene å lære riktig risikostyringspraksis er å lære av andres feil.
Nedenfor er syv risikostyringsfeil å unngå når du kjører et prosjekt.
1. Ignorere muligheter
Prosjektledere er menneskelige. Som de fleste andre mennesker, assosierer de ofte risiko med dårlige ting. Selv svært trente ledere ignorerer muligheten for at en mulighet kan komme fra en risikohendelse.
Suksessfulle prosjektledere sikter ikke bare på å begrense risiko. I stedet analyserer de det og ser hvilke trekk de skal gjøre for å gjøre risikoen til en mulighet. For eksempel, hvis en stor risiko truer et av dine pågående prosjekter, kan du bestemme deg for å sette det på vent og omdirigere ressurser til en mer lovende innsats.
2. Forvirrende årsaker, hendelser og virkninger
Det første trinnet i en risikostyringsplan er å identifisere risikoene som kan påvirke et prosjekt. Imidlertid klarer prosjektteam ofte ikke å skille mellom årsaker, hendelser og virkninger. Som et resultat mister de fokus på faktiske risikohendelser.
En risikoårsak er en eksisterende omstendighet som kan skape en risikohendelse. Hvis utvikleren din er opptatt med for mange prosjekter samtidig, står du overfor en risikoårsak.
I mellomtiden er risikohendelser hendelser som kan eller ikke kan resultere fra en risikoårsak. Etterfølger eksemplet ovenfor kan den travle utvikleren mislykkes i å gi prosjektet ditt den oppmerksomheten det fortjener, eller de kan ende opp med å balansere arbeidsbelastningen sin vellykket.
En risikovirkning er resultatet av en risikohendelse. I dette tilfellet er hendelsen at prosjektet ditt mislykkes fordi utvikleren ikke oppfylte kravene.
Å definere disse risikoelementene klart vil hjelpe deg med å finne nøyaktig hva du trenger å håndtere.
3. Overdreven bruk av sjekklister
Mange selskaper gjør lignende prosjekter ofte, og de fleste av risikoene de står overfor vil være de samme for hvert prosjekt. Et eksempel er et IT-team som spesialiserer seg på datamigrering. I slike situasjoner kan en risikosjekkliste spare mye tid for identifisering av risiko.
Imidlertid utsetter denne tilnærmingen teamene for selvtilfredshet - å anta feilaktig at de eneste mulige risikoene er de som er på sjekklisten. Mens sjekklisten er et godt utgangspunkt, må du ikke glemme å skanne horisonten og identifisere eventuelle andre mulige risikoer.
4. Undervurdering av risikosannsynlighet
Når alle prosjektrisikohendelser er identifisert, er neste trinn å kategorisere dem basert på sannsynlighet. Risikoer med høy sannsynlighet må håndteres før prosjektet utføres. Noen prosjektledere nedtoner risikoer med vilje for å unngå oppmerksomhet og beskytte sin troverdighet.
Problemet med å undervurdere sannsynligheten er åpenbart. Teamet ditt kan ikke ta de riktige tiltakene for å redusere denne sannsynligheten, og prosjektet kan ende opp med å mislykkes.
5. Fokusere utelukkende på risikoredusering
Når mange prosjektteam diskuterer risikorespons, snakker de bare om risikoredusering. Imidlertid er risikoredusering bare en responsmetode og er spesielt ment for trusselrisikoer. For å svare riktig på risikoer, må du lage en omfattende responsplan som vurderer risikoredusering og andre mulige tilnærminger, som unngåelse, overføring og aksept.
Risikoredusering har bare som mål å redusere sannsynligheten eller virkningen av negative risikohendelser. Du kan håndtere noen risikoer bedre med unngåelsesresponsen, som innebærer å eliminere risikoen ved å adressere årsakene. Alternativt kan du bruke overføring og bringe en annen partner om bord for å bære risikoen. Til slutt, hvis ingen annen tilnærming virker mulig, kan du velge å akseptere risikoen og utvikle en beredskapsplan hvis hendelsen oppstår.
Å fokusere utelukkende på risikoredusering kan føre til at du mister synet på riktig respons for en gitt risiko.
6. Ikke delegere effektivt
Noen prosjektledere finner det vanskelig å delegere og ender opp med å ta ansvar for andre teammedlemmer. En viktig del av risikoresponsplanlegging er å tildele eierskap til hver risiko. Som prosjektleder må du unngå å tildele risikoer til deg selv. I stedet tilordne risikoene i henhold til teamets individuelle ferdigheter.
Alle risikoeiere må implementere responsplanen, overvåke risikoen og utstede statusrapporter. Denne strukturen skaper ansvarlighet og gjør en responsplan mer effektiv.
7. Ikke håndtere risiko kontinuerlig
Desverre ser mange prosjekter på risikostyring som en oppgave som begynner og slutter under prosjektplanleggingen. De fyller ut risikoregisteret, arkiverer det og glemmer det.
Tvert imot må risikostyring diskuteres i hvert prosjektmøte. Risikoansvarlige må gi en kort statusrapport om gjennomførte eller planlagte responsaksjoner. Teamet må også adressere eventuelle nye potensielle risikoer og risikoutløsere.
Risikostyring må pågå gjennom hele prosjektets levetid.
Easy Redmine kan hjelpe deg med å unngå kostbare feil i risikostyring
Hvert vellykket prosjekt er avhengig av en effektiv risikostyringsstrategi. Men feil i håndteringen av risiko er lettere å gjøre enn du kanskje tror.
Til din lykke trenger du ikke å gjøre alt alene. Med Easy Redmine kan du opprette en risikostyringsoppsett som passer perfekt til prosjektet ditt. Easy Redmines risikostyringsmodul gir deg risikoregister, oversikter og rapportering, kvalitativ og kvantitativ analyse, og konfigurerbare indikatorer rett ved fingertuppene, slik at du kan identifisere, analysere og respondere på risiko på best mulig måte.
Registrer deg for Easy Redmine i dag, og gi prosjektet ditt en sjanse til suksess.
