De Zeven Duurste Fouten van Risicobeheer

Helaas nemen de omvang en complexiteit van risico's elke dag toe. Van snelle technologische ontwikkelingen en toenemende connectiviteit tot crisisgebeurtenissen zoals de aanhoudende Coronavirus-pandemie, risico's worden steeds moeilijker te voorspellen en te beheersen. Als gevolg hiervan staan projectmanagers meer open voor fouten en mislukkingen dan ooit tevoren.

Een van de meest effectieve manieren om juiste risicobeheerpraktijken op te pikken, is leren van de fouten van anderen.

Hieronder staan zeven risicobeheerfouten om te vermijden bij het uitvoeren van een project.

 

1. Kansen negeren

Projectmanagers zijn menselijk. Net als de meeste andere mensen associëren ze risico vaak met slechte dingen. Zelfs zeer goed opgeleide managers negeren vaak de mogelijkheid dat een kans kan voortkomen uit een risico-evenement.

Succesvolle projectmanagers streven er niet alleen naar om risico's te verminderen. In plaats daarvan analyseren ze het en zien ze welke stappen ze moeten nemen om het risico om te zetten in een kans. Als bijvoorbeeld een groot risico een van uw lopende projecten bedreigt, kunt u besluiten het op de achtergrond te zetten en middelen om te leiden naar een veelbelovender streven.

 

2. Oorzaken, gebeurtenissen en gevolgen verwarren

De eerste stap in een risicobeheerplan is het identificeren van de risico's die een project kunnen beïnvloeden. Projectteams falen echter vaak in het onderscheid maken tussen oorzaken, gebeurtenissen en gevolgen. Hierdoor verliezen ze de focus op daadwerkelijke risico-evenementen.

Een risico-oorzaak is een bestaande omstandigheid die een risico-evenement kan creëren. Als uw ontwikkelaar bijvoorbeeld te maken heeft met te veel projecten tegelijk, heeft u te maken met een risico-oorzaak.

Ondertussen zijn risico-evenementen gebeurtenissen die al dan niet het gevolg zijn van een risico-oorzaak. Naar aanleiding van het bovenstaande voorbeeld kan de drukke ontwikkelaar falen om uw project de aandacht te geven die het verdient, of ze kunnen hun werklast met succes in evenwicht brengen.

Een risicogevolg is het resultaat van een risico-evenement. In dit geval is het evenement dat uw project faalt omdat de ontwikkelaar er niet aan heeft voldaan zoals vereist.

Het duidelijk definiëren van deze risico-elementen zal u helpen precies te bepalen wat u moet beheren.

 

3. Te veel vertrouwen op checklists

Veel bedrijven voeren regelmatig vergelijkbare projecten uit, en de meeste risico's die ze tegenkomen, zullen hetzelfde zijn voor elk project. Een voorbeeld is een IT-team dat gespecialiseerd is in gegevensmigratie. In dergelijke situaties kan een risicochecklist veel tijd besparen bij het identificeren van risico's.

Deze aanpak stelt teams echter bloot aan zelfgenoegzaamheid - ze gaan er ten onrechte van uit dat de enige mogelijke risico's die op de checklist staan. Hoewel de checklist een goed startpunt is, vergeet niet om de horizon te scannen en eventuele andere mogelijke risico's te identificeren.

 

4. Risicokans onderschatten

Zodra alle projectrisico-evenementen zijn geïdentificeerd, is de volgende stap om ze te categoriseren op basis van waarschijnlijkheid. Risico's met een hoge waarschijnlijkheid moeten worden aangepakt voordat het project wordt uitgevoerd. Sommige projectmanagers bagatelliseren risico's opzettelijk om aandacht te voorkomen en hun geloofwaardigheid te beschermen.

Het probleem met het onderschatten van de waarschijnlijkheid is duidelijk. Uw team neemt mogelijk niet de juiste maatregelen om deze waarschijnlijkheid te verminderen, en het project kan uiteindelijk mislukken.

 

5. Volledig focussen op mitigatie

Wanneer veel projectteams risicoreactie bespreken, gaat het alleen over mitigatie. Mitigatie is echter slechts één reactietechniek en is specifiek bedoeld voor risico's die bedreigingen vormen. Om op de juiste manier op risico's te reageren, moet u een uitgebreid reactieplan maken dat rekening houdt met mitigatie en andere mogelijke benaderingen, zoals vermijding, overdracht en acceptatie.

Mitigatie heeft alleen tot doel de waarschijnlijkheid of impact van negatieve risico-evenementen te verminderen. U kunt sommige risico's beter aanpakken met de vermijdingsreactie, die inhoudt dat u het risico elimineert door de oorzaken aan te pakken. U kunt ook overdracht gebruiken en een andere partner inschakelen om het risico te dragen. Ten slotte, als geen enkele andere benadering haalbaar lijkt, kunt u ervoor kiezen om het risico te accepteren en een noodplan te ontwikkelen als het evenement zich voordoet.

Volledig focussen op mitigatie kan ervoor zorgen dat u het juiste antwoord voor een bepaald risico uit het oog verliest.

 

6. Niet effectief delegeren

Sommige projectmanagers vinden het moeilijk om te delegeren en eindigen met het op zich nemen van de verantwoordelijkheid voor andere teamleden. Een belangrijk onderdeel van risicoreactieplanning is het toewijzen van eigendom aan elk risico. Als projectleider moet u vermijden dat u risico's aan uzelf toewijst. Wijs in plaats daarvan de risico's toe op basis van de individuele vaardigheden van uw team.

Alle risico-eigenaren moeten het reactieplan implementeren, het risico monitoren en statusrapporten uitgeven. Deze structuur creëert verantwoordelijkheid en maakt een reactieplan effectiever.

 

7. Risico's niet continu beheren

Helaas beschouwen veel projecten risicobeheer als een taak die begint en eindigt tijdens de projectplanning. Ze vullen het risicoregister in, archiveren het en vergeten het.

Integendeel, risicobeheer moet worden besproken tijdens elke vergadering van het projectteam. Risico-eigenaren moeten een beknopt statusrapport geven over de uitgevoerde of geplande responsacties. Het team moet ook eventuele nieuwe potentiële risico's en risicotriggerpunten bespreken.

Risicobeheer moet gedurende de hele levensduur van een project doorgaan.

 

Easy Redmine kan u helpen kostbare fouten bij risicobeheer te vermijden

Elk succesvol project steunt op een effectieve risicobeheerstrategie. Fouten bij het beheren van risico's zijn echter gemakkelijker te maken dan u zou denken.

Gelukkig hoeft u het niet helemaal alleen te doen. Met Easy Redmine kunt u de risicobeheeropstelling creëren die perfect bij uw project past. De module voor risicobeheer van Easy Redmine biedt risicoregisters, overzichten en rapportage, kwalitatieve en kwantitatieve analyse en configureerbare indicatoren binnen handbereik, zodat u risico's op de best mogelijke manier kunt identificeren, analyseren en erop kunt reageren.

Meld u vandaag nog aan voor Easy Redmine en geef uw project een kans op succes.