Valitettavasti riskien määrä ja monimutkaisuus kasvavat joka päivä. Nopeiden teknologisten edistysaskelten ja lisääntyneen yhteydenpidon sekä jatkuvan koronaviruspandemian kaltaisten kriisitapahtumien vuoksi riskien ennustaminen ja käsittely vaikeutuvat. Tämän seurauksena projektijohtajat ovat alttiimpia virheille ja epäonnistumisille kuin koskaan aiemmin.
Yksi tehokkaimmista tavoista omaksua asianmukaisia riskienhallintakäytäntöjä on oppia muiden virheistä.
Alla on seitsemän riskienhallinnan virhettä, joita tulisi välttää projektin toteuttamisessa.
1. Mahdollisuuksien huomiotta jättäminen
Projektijohtajat ovat ihmisiä. Kuten useimmat muutkin ihmiset, he usein yhdistävät riskin huonoihin asioihin. Jopa korkeasti koulutetut johtajat jättävät huomiotta mahdollisuuden, että riskitapahtumasta voi syntyä mahdollisuus.
Menestyvät projektijohtajat eivät pyri vain lieventämään riskiä. Sen sijaan he analysoivat sitä ja näkevät, mitä toimenpiteitä on tehtävä riskin muuttamiseksi mahdollisuudeksi. Esimerkiksi jos suuri riski uhkaa yhtä käynnissä olevista projekteistasi, voit päättää laittaa sen taka-alalle ja ohjata resursseja lupaavampaan hankkeeseen.
2. Syiden, tapahtumien ja vaikutusten sekoittaminen
Riskienhallintasuunnitelman ensimmäinen vaihe on tunnistaa projektiin vaikuttavat riskit. Projektitiimit kuitenkin usein sekoittavat syitä, tapahtumia ja vaikutuksia keskenään. Tämän seurauksena he menettävät fokuksen todellisista riskitapahtumista.
Riskin syy on olemassa oleva olosuhde, joka voi aiheuttaa riskitapahtuman. Jos kehittäjäsi on liian kiireinen useiden projektien kanssa samanaikaisesti, kohtaat riskin syyn.
Samalla riskitapahtumat ovat tapahtumia, jotka voivat tai eivät välttämättä johdu riskin syystä. Edellä mainitun esimerkin mukaan kiireinen kehittäjä voi epäonnistua antamaan projektillesi ansaitsemaansa huomiota tai he voivat onnistua tasapainottamaan työkuormansa.
Riskivaikutus on riskitapahtuman seuraus. Tässä tapauksessa tapahtuma on projektisi epäonnistuminen, koska kehittäjä ei huolehtinut siitä tarvittavalla tavalla.
Näiden riskielementtien määrittely auttaa sinua tarkasti määrittämään, mitä sinun on hallittava.
3. Liiallinen luottaminen tarkastuslistoihin
Monet yritykset tekevät samankaltaisia projekteja usein, ja suurin osa kohtaamistaan riskeistä on samanlaisia jokaisessa projektissa. Esimerkiksi tietomigraatioon erikoistunut IT-tiimi. Tällaisissa tilanteissa riskitarkastuslista voi säästää paljon aikaa riskien tunnistamisessa.
Tämä lähestymistapa altistaa tiimit kuitenkin itsetyytyväisyydelle - olettaen virheellisesti, että ainoat mahdolliset riskit ovat niitä, jotka ovat tarkastuslistalla. Vaikka tarkastuslista on hyvä lähtökohta, älä unohda tarkkailla horisonttia ja tunnistaa muita mahdollisia riskejä.
4. Riskin todennäköisyyden aliarviointi
Kun kaikki projektin riskitapahtumat on tunnistettu, seuraava vaihe on luokitella ne todennäköisyyden perusteella. Korkean todennäköisyyden riskit on käsiteltävä ennen projektin toteuttamista. Jotkut projektijohtajat vähättelevät tarkoituksella riskejä välttääkseen huomion ja suojellakseen uskottavuuttaan.
Ongelma todennäköisyyden aliarvioinnissa on ilmeinen. Tiimisi ei ehkä ryhdy oikeisiin toimenpiteisiin tämän todennäköisyyden vähentämiseksi, ja projekti voi lopulta epäonnistua.
5. Keskittyminen pelkästään lieventämiseen
Kun monet projektitiimit keskustelevat riskin vasteesta, he puhuvat vain lieventämisestä. Lieventäminen on kuitenkin vain yksi vastetoimenpide ja on tarkoitettu erityisesti uhkina oleville riskeille. Oikean vastetoimenpiteen löytämiseksi sinun on luotava kattava vastesuunnitelma, joka ottaa huomioon lieventämisen ja muut mahdolliset lähestymistavat, kuten välttämisen, siirtämisen ja hyväksymisen.
Lieventäminen pyrkii vain vähentämään negatiivisten riskitapahtumien todennäköisyyttä tai vaikutusta. Jotkut riskit voidaan käsitellä paremmin välttämisen vastetoimenpiteellä, joka tarkoittaa riskin poistamista käsittelemällä sen syitä. Vaihtoehtoisesti voit käyttää siirtämistä ja tuoda toisen kumppanin mukaan jakamaan riskiä. Jos mikään muu lähestymistapa ei vaikuta mahdolliselta, voit hyväksyä riskin ja kehittää varasuunnitelman, jos tapahtuma toteutuu.
Keskittyminen pelkästään lieventämiseen voi aiheuttaa sen, että menetät näköalan oikeaan vastetoimenpiteeseen tietylle riskille.
6. Tehokkaan valtuuttamisen laiminlyönti
Jotkut projektijohtajat kokevat vaikeaksi valtuuttaa muita tiimin jäseniä ja päätyvät ottamaan vastuun muiden puolesta. Olennainen osa vastetoimenpiteiden suunnittelua on määrittää jokaisen riskin omistajuus. Projektin johtajana sinun on vältettävä riskien määrittämistä itsellesi. Sen sijaan määritä riskit tiimisi yksilöiden taitojen perusteella.
Kaikkien riskien omistajien on toteutettava vastesuunnitelma, seurattava riskiä ja raportoitava tilannekatsauksia. Tämä rakenne luo vastuullisuutta ja tekee vastesuunnitelmasta tehokkaamman.
7. Ei jatkuvaa riskien hallintaa
Valitettavasti monet projektit pitävät riskien hallintaa tehtävänä, joka alkaa ja päättyy projektin suunnittelun aikana. He täyttävät riskirekisterin, arkistoivat sen ja unohtavat sen.
Päinvastoin, riskien hallinta on käsiteltävä jokaisessa projektitiimin kokouksessa. Riskin omistajien on annettava lyhyt tilanneraportti toteutetuista tai suunnitelluista vastetoimenpiteistä. Tiimin on myös käsiteltävä mahdollisia uusia riskejä ja riskin laukaisimia.
Riskien hallinnan on jatkuttava koko projektin elinkaaren ajan.
Easy Redmine voi auttaa välttämään kalliita riskienhallinnan virheitä
Jokainen onnistunut projekti perustuu tehokkaaseen riskienhallintastrategiaan. Kuitenkin riskien hallinnassa on helpompi tehdä virheitä kuin luulisi.
Onneksi sinun ei tarvitse tehdä sitä yksin. Easy Redmine avulla voit luoda riskienhallintajärjestelmän, joka sopii täydellisesti projektiisi. Easy Redminen riskienhallintamoduuli tarjoaa riskirekisterit, yleiskatsaukset ja raportoinnin, laadullisen ja määrällisen analyysin sekä mukautettavat indikaattorit suoraan käyttöösi, jotta voit tunnistaa, analysoida ja reagoida riskeihin parhaalla mahdollisella tavalla.
Rekisteröidy Easy Redmineen tänään ja anna projektillesi mahdollisuus menestyä.
