Desværre stiger volumen og kompleksiteten af risici hver dag. Fra hurtige teknologiske fremskridt og øget tilslutning til krisbegivenheder som den igangværende Coronavirus-pandemi bliver risici sværere at forudsige og håndtere. Som følge heraf er projektledere mere åbne for fejl og fiasko end nogensinde før.
En af de mest effektive måder at lære om ordentlige praksisser inden for risikostyring er at lære af andres fejl.
Her er syv risikostyringsfejl, du skal undgå, når du kører et projekt.
1. Ignorere muligheder
Projektledere er mennesker. Ligesom de fleste andre mennesker forbinder de ofte risiko med dårlige ting. Selv meget veluddannede ledere ignorerer muligheden for, at en mulighed kan opstå fra en risikobegivenhed.
Succesfulde projektledere sigter ikke kun mod at mindske risikoen. I stedet analyserer de den og ser, hvilke skridt der skal tages for at omdanne risikoen til en mulighed. For eksempel, hvis en stor risiko truer et af dine igangværende projekter, kan du beslutte at sætte det på standby og omdirigere ressourcer til en mere lovende bestræbelse.
2. Forvirre årsager, begivenheder og virkninger
Det første skridt i en risikostyringsplan er at identificere de risici, der kan påvirke et projekt. Projektteams undlader imidlertid ofte at skelne mellem årsager, begivenheder og virkninger. Som et resultat mister de fokus på faktiske risikobegivenheder.
En risikoårsag er en eksisterende omstændighed, der kan skabe en risikobegivenhed. Hvis din udvikler er bundet op med for mange projekter på én gang, står du over for en risikoårsag.
I mellemtiden er risikobegivenheder begivenheder, der kan eller ikke kan resultere fra en risikoårsag. Følgende op på eksemplet ovenfor kan den travle udvikler undlade at give dit projekt den opmærksomhed, det fortjener, eller de kan ende med at balancere deres arbejdsbyrde succesfuldt.
En risikovirkning er resultatet af en risikobegivenhed. I dette tilfælde er begivenheden, at dit projekt mislykkes, fordi udvikleren ikke tog sig af det som krævet.
At definere disse risikoelementer klart vil hjælpe dig med præcist at identificere, hvad du skal håndtere.
3. Overdreven afhængighed af tjeklister
Mange virksomheder udfører lignende projekter hyppigt, og de fleste af de risici, de står over for, vil være de samme for hvert projekt. Et eksempel er et IT-team, der specialiserer sig i datamigration. I sådanne situationer kan en risikotjekliste spare meget tid til identifikation af risici.
Denne tilgang udsætter imidlertid teams for selvtilfredshed - at antage falsk, at de eneste mulige risici er dem på tjeklisten. Mens tjeklisten er et godt sted at starte, må du ikke glemme at scanne horisonten og identificere eventuelle andre mulige risici.
4. Undervurdering af risikos sandsynlighed
Når alle projektets risikobegivenheder er identificeret, er næste skridt at kategorisere dem baseret på sandsynlighed. Risici med høj sandsynlighed skal håndteres, før projektet udføres. Nogle projektledere nedtoner risici med vilje for at undgå opmærksomhed og beskytte deres troværdighed.
Problemet med at undervurdere sandsynligheden er åbenlyst. Dit team kan måske ikke træffe de rette foranstaltninger for at reducere denne sandsynlighed, og projektet kan ende med at mislykkes.
5. Fokus udelukkende på risikomindskelse
Når mange projektteams diskuterer risikorespons, taler de kun om risikomindskelse. Imidlertid er risikomindskelse kun en responsmetode og er specifikt beregnet til risici, der udgør trusler. For at reagere korrekt på risici skal du oprette en omfattende responsplan, der overvejer risikomindskelse og andre mulige tilgange, såsom undgåelse, overførsel og accept.
Risikomindskelse sigter blot mod at reducere sandsynligheden eller virkningen af negative risikobegivenheder. Du kan håndtere nogle risici bedre med undgåelsesresponsen, der indebærer at eliminere risikoen ved at tackle årsagerne. Alternativt kan du bruge overførsel og bringe en anden partner om bord for at bære risikoen. Endelig, hvis ingen anden tilgang virker mulig, kan du vælge at acceptere risikoen og udvikle en beredskabsplan, hvis begivenheden opstår.
At fokusere udelukkende på risikomindskelse kan få dig til at miste synet af den rette respons for en given risiko.
6. Ikke at uddelegere effektivt
Nogle projektledere har svært ved at uddelegere og ender med at tage ansvar for andre teammedlemmer. En vigtig del af risikoresponsplanlægning er at tildele ejerskab til hver risiko. Som projektleder skal du undgå at tildele risici til dig selv. I stedet skal du tildele risici i henhold til dit teams individuelle færdigheder.
Alle risikejere skal implementere responsplanen, overvåge risikoen og udstede statusrapporter. Denne struktur skaber ansvarlighed og gør en responsplan mere effektiv.
7. Ikke at håndtere risici kontinuerligt
Desværre betragter mange projekter risikostyring som en opgave, der begynder og slutter under projektplanlægningen. De udfylder risikoregistreringen, arkiverer den og glemmer den.
Tværtimod skal risikostyring diskuteres på hvert projektmøde. Risikoejere skal give en kort statusrapport om de udførte eller planlagte responsaktioner. Teamet skal også håndtere eventuelle nye potentielle risici og risikotrigger.
Risikostyring skal fortsætte gennem hele projektets levetid.
Easy Redmine kan hjælpe dig med at undgå dyre fejl i risikostyring
Hvert succesfuldt projekt bygger på en effektiv risikostyringsstrategi. Dog er det nemmere at begå fejl, når man håndterer risici, end man tror.
Fortrøst ikke, du behøver ikke at gøre det hele alene. Med Easy Redmine kan du skabe den risikostyringsopsætning, der passer perfekt til dit projekt. Easy Redmines risikostyringsmodul giver risikoregistrering, overblik og rapportering, kvalitativ og kvantitativ analyse samt konfigurerbare indikatorer lige ved hånden, så du kan identificere, analysere og reagere på risici på den bedst mulige måde.
Tilmeld dig Easy Redmine i dag og giv dit projekt en chance for succes.
