Sajnos, a kockázatok mennyisége és bonyolultsága minden nap növekszik. A gyors technológiai fejlődés és az egyre nagyobb kapcsolódás, valamint a jelenlegi koronavírus-járványhoz hasonló válságesemények miatt a kockázatok egyre nehezebben előre jelezhetők és kezelhetők. Ennek eredményeként a projektmenedzserek nagyobb hibáknak és kudarcoknak vannak kitéve, mint valaha.
Az egyik leghatékonyabb módja a megfelelő kockázatkezelési gyakorlatok elsajátításának az, ha mások hibáiból tanulunk.
Az alábbiakban hét kockázatkezelési hibát sorolunk fel, amelyeket el kell kerülni egy projekt vezetése során.
1. Lehetőségek figyelmen kívül hagyása
A projektmenedzserek emberi lények. Mint más emberek, ők is gyakran összekapcsolják a kockázatot a rossz dolgokkal. Még a magasan képzett menedzserek is figyelmen kívül hagyják annak lehetőségét, hogy egy lehetőség egy kockázati eseményből származhat.
A sikeres projektmenedzserek nem csak a kockázatok csökkentésére törekednek. Ehelyett elemezik azt, és megnézik, milyen lépéseket kell tenni annak érdekében, hogy a kockázat lehetőséggé váljon. Például, ha egy nagy kockázat fenyegeti az egyik folyamatban lévő projektjüket, akkor úgy dönthetnek, hogy átmenetileg félreteszik, és az erőforrásokat egy ígéretesebb kezdeményezésre irányítják.
2. Okok, események és hatások összekeverése
A kockázatkezelési terv első lépése a projektet érintő kockázatok azonosítása. Azonban a projektcsapatok gyakran nem különböztetik meg az okokat, eseményeket és hatásokat. Ennek eredményeként elveszítik a fókuszt az aktuális kockázati eseményekről.
A kockázat okai olyan meglévő körülmények, amelyek kockázati eseményt okozhatnak. Ha a fejlesztőjük túl sok projekthez van kötve egyszerre, akkor egy kockázati okkal állnak szemben.
Eközben a kockázati események olyan események, amelyek előfordulhatnak vagy nem következhetnek be a kockázati okból. Az előző példát követve, a túl elfoglalt fejlesztő nem tudja megfelelően figyelni a projektjüket, vagy sikerrel egyensúlyozza a munkaterhelését.
A kockázati hatás a kockázati esemény eredménye. Ebben az esetben az esemény az, hogy a projektjük kudarcot vall, mert a fejlesztő nem figyelt rá megfelelően.
Ezen kockázati elemek pontos meghatározása segít abban, hogy pontosan meg tudjuk határozni, mit kell kezelni.
3. Túlzottan támaszkodni a ellenőrző listákra
Sok vállalat gyakran hasonló projekteket végez, és a legtöbb kockázatuk az összes projekt esetében ugyanaz lesz. Például egy IT-csapat, amely adatmigrációra specializálódott. Ilyen helyzetekben egy kockázati ellenőrző lista sok időt takaríthat meg a kockázatok azonosításában.
Azonban ez a megközelítés kitéve teszi a csapatokat a kényelmes hozzáállásnak - tévesen feltételezve, hogy csak az ellenőrző listán szereplő kockázatok lehetségesek. Bár az ellenőrző lista jó kiindulópont lehet, ne felejtsük el átnézni a horizontot, és azonosítani az összes lehetséges kockázatot.
4. A kockázat valószínűségének alábecsülése
Miután az összes projekt kockázati eseményét azonosították, a következő lépés annak kategorizálása a valószínűség alapján. A magas valószínűségű kockázatokat kezelni kell a projekt végrehajtása előtt. Néhány projektmenedzser szándékosan lebecsüli a kockázatokat, hogy elkerülje a figyelmet, és megvédje hitelességét.
Az alulbecsülés problémája nyilvánvaló. A csapatod nem hozza meg a megfelelő intézkedéseket a valószínűség csökkentése érdekében, és a projekt végül kudarcba fulladhat.
5. Teljes mértékben a csökkentésre összpontosítani
Amikor a projektcsapatok a kockázatkezelésről beszélnek, gyakran csak a csökkentésről beszélnek. Azonban a csökkentés csak egy választechnika, és kifejezetten a fenyegetésekkel kapcsolatos kockázatokra vonatkozik. A kockázatok megfelelő kezeléséhez átfogó választervet kell készíteni, amely figyelembe veszi a csökkentés mellett más lehetséges megközelítéseket is, például az elkerülést, átruházást és elfogadást.
A csökkentés csak arra törekszik, hogy csökkentse a negatív kockázati események valószínűségét vagy hatását. Néhány kockázatot jobban kezelhetünk az elkerülési választechnikával, amely a kockázatok okainak kezelését jelenti. Vagy alternatívaként használhatjuk az átruházást, és egy másik partnerrel oszthatjuk meg a kockázatot. Végül, ha egyéb megközelítés nem lehetséges, elfogadhatjuk a kockázatot, és készíthetünk egy tartaléktervet, ha az esemény bekövetkezik.
Kizárólag a csökkentésre összpontosítva elveszíthetjük a megfelelő választ a adott kockázatra.
6. Nem hatékonyan delegálni
Néhány projektmenedzsernek nehéz delegálni, és végül más csapattagok felelősségét vállalja magára. A kockázatkezelési választerv egyik kulcsfontosságú része, hogy minden kockázatot egyénileg rendeljünk hozzá. Mint a projekt vezetője, el kell kerülnöd, hogy a saját magadra oszd a kockázatokat. Ehelyett a kockázatokat a csapatod egyéni készségei szerint kell hozzárendelni.
Az összes kockázat tulajdonosának végrehajtania kell a választervet, fig
7. A kockázatok folyamatos kezelésének hiánya
Sajnos sok projektvezető úgy tekint a kockázatkezelésre, mint egy olyan feladatra, amely a projekttervezés során kezdődik és befejeződik. Kitöltik a kockázatok nyilvántartását, eltárolják és elfelejtik.
Ezzel szemben a kockázatkezelés minden projektcsapat megbeszélésén szóba kell kerülnie. A kockázatok tulajdonosainak rövid helyzetjelentést kell adniuk a végrehajtott vagy tervezett válaszlépésekről. A csapatnak szintén foglalkoznia kell az új potenciális kockázatokkal és kockázati kiváltó okokkal.
A kockázatkezelés az egész projekt életciklusán át folytatódik.
Az Easy Redmine segíthet elkerülni a költséges kockázatkezelési hibákat
Minden sikeres projekt hatékony kockázatkezelési stratégián alapul. Azonban a kockázatok kezelésekor könnyen elkövethetők hibák.
Szerencsére nem kell mindent egyedül megtenned. Az Easy Redmine segítségével létrehozhatod a projektedhez leginkább illő kockázatkezelési beállításokat. Az Easy Redmine kockázatkezelési modulja kockázatnyilvántartást, áttekintést és jelentést, minőségi és mennyiségi elemzést, valamint konfigurálható mutatókat kínál, hogy a lehető legjobb módon azonosíthasd, elemzhesd és reagálhass a kockázatra.
Iratkozz fel az Easy Redmine-ra még ma, és adj esélyt a projektednek a sikerre.
