Siedem najdroższych błędów zarządzania ryzykiem.

Niestety, wolumen i złożoność ryzyk zwiększają się każdego dnia. Od szybkich postępów technologicznych i zwiększonej łączności po kryzysowe wydarzenia, takie jak trwająca pandemia koronawirusa, ryzyka stają się coraz trudniejsze do przewidzenia i zarządzania. W rezultacie menedżerowie projektów są bardziej narażeni na błędy i porażki niż kiedykolwiek wcześniej.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na poznanie właściwych praktyk zarządzania ryzykiem jest uczenie się na błędach innych.

Poniżej przedstawiamy siedem błędów w zarządzaniu ryzykiem, których należy unikać podczas prowadzenia projektu.

 

1. Ignorowanie szans

Menedżerowie projektów są ludźmi. Podobnie jak większość innych ludzi, często kojarzą ryzyko z czymś złym. Nawet wysoko wykwalifikowani menedżerowie ignorują możliwość, że zdarzenie ryzyka może przynieść szansę.

Skuteczni menedżerowie projektów nie tylko dążą do łagodzenia ryzyka. Zamiast tego analizują je i widzą, jakie kroki należy podjąć, aby przekształcić ryzyko w szansę. Na przykład, jeśli poważne ryzyko zagraża jednemu z twoich trwających projektów, możesz zdecydować się odłożyć go na później i przekierować zasoby na bardziej obiecujące przedsięwzięcie.

 

2. Mylenie przyczyn, zdarzeń i skutków

Pierwszym krokiem w planie zarządzania ryzykiem jest zidentyfikowanie ryzyk, które mogą wpłynąć na projekt. Jednak zespoły projektowe często nie różnicują między przyczynami, zdarzeniami i skutkami. W rezultacie tracą skupienie na rzeczywistych zdarzeniach ryzyka.

Przyczyną ryzyka jest istniejące okoliczności, które mogą stworzyć zdarzenie ryzyka. Jeśli twój programista jest związany zbyt wieloma projektami naraz, stajesz przed przyczyną ryzyka.

Zdarzenia ryzyka to zdarzenia, które mogą lub nie muszą wynikać z przyczyny ryzyka. Kontynuując powyższy przykład, zapracowany programista może nie poświęcić twojemu projektowi odpowiedniej uwagi, lub może z powodzeniem zrównoważyć swoje obciążenie pracą.

Skutkiem ryzyka jest wynik zdarzenia ryzyka. W tym przypadku zdarzeniem jest niepowodzenie twojego projektu, ponieważ programista nie zajął się nim tak, jak trzeba.

Precyzyjne zdefiniowanie tych elementów ryzyka pomoże ci dokładnie określić, co musisz zarządzać.

 

3. Zbyt duże poleganie na listach kontrolnych

Wiele firm często realizuje podobne projekty, a większość ryzyk, z którymi się spotykają, będzie taka sama dla każdego projektu. Przykładem jest zespół IT specjalizujący się w migracji danych. W takich sytuacjach lista kontrolna ryzyka może zaoszczędzić wiele czasu na identyfikacji ryzyka.

Jednak taki sposób postępowania naraża zespoły na samozadowolenie - fałszywe założenie, że jedynymi możliwymi ryzykami są te z listy kontrolnej. Lista kontrolna jest dobrym miejscem do rozpoczęcia, ale nie zapomnij przeskanować horyzontu i zidentyfikować innych możliwych ryzyk.

 

4. Zbyt niskie oszacowanie prawdopodobieństwa ryzyka

Po zidentyfikowaniu wszystkich zdarzeń ryzyka projektu, następnym krokiem jest ich sklasyfikowanie na podstawie prawdopodobieństwa. Wysokie prawdopodobieństwo ryzyka musi zostać rozwiązane przed wykonaniem projektu. Niektórzy menedżerowie projektów celowo bagatelizują ryzyko, aby uniknąć uwagi i chronić swoją wiarygodność.

Problem z niedoszacowaniem prawdopodobieństwa jest oczywisty. Twój zespół może nie podjąć odpowiednich działań, aby zmniejszyć to prawdopodobieństwo, a projekt może zakończyć się niepowodzeniem.

 

5. Skupienie się wyłącznie na łagodzeniu ryzyka

Kiedy wiele zespołów projektowych dyskutuje o reakcji na ryzyko, mówi się tylko o łagodzeniu. Jednak łagodzenie jest tylko jedną techniką reakcji i jest przeznaczone specjalnie dla ryzyk, które stanowią zagrożenie. Aby odpowiednio zareagować na ryzyko, musisz stworzyć kompleksowy plan reakcji, który uwzględnia łagodzenie i inne możliwe podejścia, takie jak unikanie, przenoszenie i akceptacja.

Łagodzenie ma na celu jedynie zmniejszenie prawdopodobieństwa lub wpływu negatywnych zdarzeń ryzyka. Niektóre ryzyka można lepiej rozwiązać za pomocą reakcji unikania, która polega na wyeliminowaniu ryzyka poprzez rozwiązanie przyczyn. Alternatywnie, można zastosować przeniesienie i zaangażować innego partnera, aby podzielił się ryzykiem. Wreszcie, jeśli żadne inne podejście nie wydaje się możliwe, można zdecydować się na akceptację ryzyka i opracować plan awaryjny, jeśli zdarzenie wystąpi.

Skupienie się wyłącznie na łagodzeniu może spowodować utratę właściwej reakcji na dane ryzyko.

 

6. Niedostateczne delegowanie

Niektórzy menedżerowie projektów mają trudności z delegowaniem i kończą na braniu odpowiedzialności za innych członków zespołu. Kluczową częścią planowania reakcji na ryzyko jest przypisanie odpowiedzialności za każde ryzyko. Jako lider projektu musisz unikać przypisywania ryzyka sobie. Zamiast tego przypisz ryzyka zgodnie z indywidualnymi umiejętnościami twojego zespołu.

Wszyscy właściciele ryzyka muszą wdrażać plan reakcji, monitorować ryzyko i wydawać raporty statusowe. Ta struktura tworzy odpowiedzialność i sprawia, że plan reakcji jest bardziej skuteczny.

 

7. Nieciągłe zarządzanie ryzykiem

Niestety, wiele projektów uważa zarządzanie ryzykiem za zadanie, które zaczyna się i kończy podczas planowania projektu. Wypełniają rejestr ryzyka, odkładają go na później i zapominają o nim.

Przeciwnie, zarządzanie ryzykiem musi być omawiane na każdym spotkaniu zespołu projektowego. Właściciele ryzyka muszą przedstawić krótki raport o wykonanych lub planowanych działaniach w odpowiedzi na ryzyko. Zespół musi również rozważyć wszelkie nowe potencjalne ryzyka i wyzwalacze ryzyka.

Zarządzanie ryzykiem musi trwać przez cały czas trwania projektu.

 

Easy Redmine może pomóc Ci uniknąć kosztownych błędów w zarządzaniu ryzykiem

Każdy udany projekt opiera się na skutecznej strategii zarządzania ryzykiem. Jednak błędy w zarządzaniu ryzykiem są łatwiejsze do popełnienia, niż mogłoby się wydawać.

Na szczęście nie musisz robić tego wszystkiego sam. Dzięki Easy Redmine możesz stworzyć ustawienia zarządzania ryzykiem, które idealnie pasują do Twojego projektu. Moduł zarządzania ryzykiem Easy Redmine zapewnia rejestr ryzyka, przeglądy i raportowanie, analizę jakościową i ilościową oraz konfigurowalne wskaźniki, dzięki czemu możesz identyfikować, analizować i reagować na ryzyko w najlepszy możliwy sposób.

Zapisz się dzisiaj do Easy Redmine i daj swojemu projektowi szansę na sukces.