Wat is de beste manier om Agile projecten te beheren.

Wat is Agile Project Management en hoe is het ontstaan?

De term agile methodologie werd voor het eerst bedacht in 2001 en was oorspronkelijk bedoeld voor softwareontwikkeling. De mindset sloeg echter al snel aan en werd vervolgens toegepast in verschillende sectoren, waarbij de adoptie van de agile methodologie blijft stijgen in toonaangevende sectoren.

Om in detail te treden over wat Agile is, is het belangrijk om te begrijpen dat agile niet alleen een methodologie is, maar een mindset die de manier waarop projecten worden beheerd en waargenomen kan veranderen. De agile methodologie vraagt om effectiever en efficiënter werk en maakt evaluatie en heroverweging van de processen en het eindresultaat mogelijk.

Door feedback van alle belanghebbenden te gebruiken, stimuleert de agile methodologie consistente optimalisatie en aanpassing, in overeenstemming met het doel van het product/dienst dat wordt geleverd. Op dezelfde manier richt Agile projectmanagement zich op weloverwogen beslissingen, die voortkomen uit samenwerking tussen alle belanghebbenden van een project.

Kernwaarden van Agile Methodologie

Agile Methodologie benadrukt continue feedback-gedreven verbeteringen om waarde te leveren en is geïnspireerd door 4 kernwaarden:

• Individuen en interacties boven processen en tools.
  
• Werkende software boven uitgebreide documentatie.
  
• Klantensamenwerking boven contractonderhandelingen.
  
• Reageren op veranderingen boven het volgen van een plan.
  

 

Voordelen van het aannemen van Agile Methodologie voor Project Management

Agile projectmanagement heeft zich zeer effectief bewezen en heeft de succesratio van projecten drastisch verhoogd. Het Project Management Institute publiceerde in 2015 een rapport waarin staat dat “zeer wendbare organisaties significant betere projectresultaten hebben in vergelijking met hun tegenhangers met een lage wendbaarheid”.

Uit hun cijfers blijkt dat agile projectmanagement de snelheid van projecten die voldoen aan hun zakelijke intentie met 19% kan verhogen, met een overweldigende toename van 25% in het aantal projecten dat op tijd is voltooid, en een toename van 22% in het aantal projecten dat binnen het budget is voltooid. 

Agile Project Management leidt uiteindelijk tot meer flexibiliteit binnen processen, beter gebruik van middelen, verbetering van samenwerkings- en feedbackmechanismen en over het algemeen betere aanpasbaarheid van elk project.

Stappen om Agile Project Management te implementeren

Er zijn meerdere stappen nodig voor de succesvolle implementatie van Agile methodologie.

1. Begin met het uiteenzetten van een duidelijke set doelstellingen en doelen die het project zou moeten bereiken. Het is belangrijk dat elke belanghebbende in het project een duidelijk gevoel van richting heeft, zodat elk van hen hun productiviteit kan verbeteren. Bovendien wordt het sterk aanbevolen om input van alle belangrijke belanghebbenden van het project te nemen voordat de doelstellingen worden geformuleerd en gecommuniceerd.
   
2. Ten tweede moet je idealiter beginnen met werken aan een tijdlijn, beginnend bij de allereerste taak in de backlog, eindigend bij de verwachte succesvolle voltooiing van het project. Gezien de wendbaarheid de belangrijkste inspiratie is, moet de tijdlijn meer doelgericht zijn. Zo'n tijdlijn zou helpen om de voortgang te meten en waar nodig aanpassingen te maken.
   
3. Vervolgens moet je het project in delen en taken opdelen door sprints te definiëren. Deze stap is in lijn met het kerndoel van agile projectmanagement, namelijk incrementele en continue verbetering terwijl discrepanties onderweg worden aangepakt.
   
4. De sprint retrospective is een ander belangrijk element dat aan de basis staat van agile projectmanagement en mag daarom niet worden genegeerd. Elke mogelijke ruimte voor verbetering moet aan het einde van elke sprint worden geïdentificeerd om ervoor te zorgen dat de processen worden verfijnd met de voltooiing van elke sprint.
   
5. Zodra een project bijna is voltooid, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat continue verbeteringen onderweg zijn doorgevoerd en dat alle belanghebbenden van het project op de hoogte zijn van de werking en voortgang van het project.
   

Implementatiekaders voor Agile

Effectieve implementatie van Agile methodologie vereist het gebruik van kaders zoals Scrum, Kanban, Lean (LN) en Extreme Programming (XP).

Scrum

Scrum is het meest gebruikte agile framework voor het implementeren van agile processen bij het ontwikkelen, leveren en in stand houden van projecten. Scrum verwijst naar het gebruik van iteratieve en incrementele praktijken en gaat helemaal over het gebruik van korte iteraties, bekend als sprints, om een bepaalde hoeveelheid werk of een specifiek deel van een project tegelijk aan te pakken. Door middel van een geïntegreerde structuur van korte vergaderingen, de benoeming van rollen en het gebruik van tools, leidt scrum tot effectiever en efficiënter projectmanagement.

Dit framework is zeer geschikt voor complexe projecten die resultaatgericht zijn en alle belanghebbenden van het project willen bedienen. De structuur omvat meestal een Scrum Master die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van efficiënte sprints die het probleem op de agenda aanpakken en voor het krijgen van updates over de voortgang.

Een product owner stelt de richting voor een sprint door de doelen te definiëren en een 'product backlog' bij te houden, waarin staat wat er moet worden bereikt en geleverd. Teamleden zijn verantwoordelijk voor het selecteren van items uit de 'product backlog' en voor de uitvoering van het werk, dat binnen één sprint moet worden voltooid.

Vervolgens worden feedback en beoordelingen verzameld aan het einde van elke sprint, van belanghebbenden van het project en worden de verbeteringen opgenomen voor de komende sprints. Dit gaat door totdat het laatste item in de 'product backlog' is voltooid.

 

Kanban

Kanban is een ander toonaangevend framework dat wordt gebruikt om de agile-methodologie te implementeren, door middel van visualisatie van workflow. Het hele framework is gebouwd rond een Kanban-bord, dat digitale visualisatie van de taken en voortgang van een project mogelijk maakt. Het meest basale en veelgebruikte Kanban-bord visualiseert workflow in 3 stappen: To-do, In Progress en Done. Indien nodig kan ook een complexer Kanban-bord worden gebruikt.

Elke taak wordt vertegenwoordigd door een enkele Kanban-kaart, die door de 3 stappen op het Kanban-bord wordt verplaatst. Dit framework vertrouwt ook op de aanwezigheid van een bijgewerkte backlog en het bestaan van efficiënte Work in progress (WIP) regels die bepalen hoe het werk wordt afgehandeld, om het team te helpen leveren.

Conclusie

Agile projectmanagement is zeker een nuttige aanpak om het succespercentage van projecten te verbeteren. Hoewel de voordelen van deze aanpak vaak gedurende de looptijd van het project en bij de voltooiing duidelijk zijn, is het belangrijk om te beseffen dat het geen veranderingen van de ene op de andere dag zal brengen, maar eerder een mindset is die gericht is op continue verbetering, waardoor het een doorlopend proces is.