Hvilke fejl skal du undgå, når du planlægger et projektbudget?

Projektbudgettet organiserer alle omkostningsestimater i kategorier og yderligere i et enkelt dokument, der viser sig at være meget nyttigt på flere stadier af projektet.

Et projektbudget er en af de vigtigste elementer i enhver budget, og med rette. Dette dokument alene bruges som grundlag for flere beslutninger og kan spille en vigtig rolle i at bestemme succesen af et projekt. Det fungerer også som en kontrolmekanisme, der bruges til at måle fremskridt og omkostninger mod, med regelmæssige intervaller, for at analysere projektets præstation.

Et projektbudget bruger flere kilder til information, herunder en arbejdsopdelingsstruktur, historisk information, initialt budget, nødvendige ressourcer, aktivitetsvarighedsestimater og forventede afvigelser.

 

Sådan forbereder du et succesfuldt projektbudget?

Givet hvor vigtig rollen af et projektbudget er, er det vigtigt, at dit projektbudget er realistisk og så tæt på virkeligheden som muligt. Der er flere måder at sikre, at du har forberedt et succesfuldt projektbudget.

 

1. Bestem en passende teknik

Før du begynder med forberedelsen, skal du bestemme en passende teknik til dit projektbudget. Afhængigt af din analyse af projektets type, karakter og mål kan du vælge analoge estimater, top-down estimater og/eller parametriske estimater. Mens en af disse teknikker måske fungerer bedre for et bestemt projekt, kan den samme teknik være uegnet til et andet projekt, der er anderledes i naturen. Følgelig skal den teknik, du vælger til dit projektbudget, passe godt til dit projekt.

 

2. Udvikl og definer KPI'er

Et projektbudget er kun så godt som dets Key Performance Indicators (KPI'er). Veldefinerede KPI'er gør det nemmere for dig at overvåge og måle elementerne i dit projektbudget. Du kan søge input fra eksperter inden for dit projekt og udvikle relevante KPI'er i overensstemmelse hermed.

 

3. Udnyt historiske data og præcedenser

Det er en god idé at starte med at bruge og udnytte tidligere budgettering og analyse. Ikke kun kan du finde inspiration fra den slags teknikker, analyse og information, der blev brugt i tidligere data, du kan også lære, hvad du ikke skal gøre, og hvilke fejl du skal undgå for det projektbudget, du arbejder på.

 

4. Spar ikke på detaljerne

For at gøre et budget mere realistisk og præcist er det nødvendigt at inkludere alle relevante detaljer og data. Du bør forsøge at sikre, at du ikke har overset nogen potentielle omkostninger og har inkluderet selv de mindste omkostninger, fordi de kan vise sig at være betydningsfulde nok til at påvirke hele budgettet i fremtiden. Konventionelt set gør inkorporering af mere data/information i dit budget det mere præcist. Det er dog også vigtigt ikke at lade sig rive med og inkludere enhver irrelevant information, bare for at gøre det. På grund af ressource- og tidsbegrænsninger skal du have en stærk dømmekraft for at beslutte, hvad der skal inkluderes, og hvad der ikke skal.

 

5. Gennemgå og genbesøg

Så præcist som dit projektbudget måtte være, er det stadig kun en prognose, der har en tendens til at afvige. Selvom du forsøger at tage højde for alle potentielle faktorer, kan dit projektbudget blive konfronteret med nogle uundgåelige og i betydelig grad. Derfor er det vigtigt at gennemgå og genbesøge dit budget regelmæssigt, og hvis du identificerer en afvigelse, skal det rapporteres til den relevante interessent for at starte forsoningsprocessen.

 

Fejl at undgå ved planlægning af et projektbudget

Her er de ting, du skal undgå, mens du planlægger og forbereder et projektbudget, for at det skal være realistisk, præcist og ultimativt succesfuldt.

 

1. Stol ikke for meget på tidligere data

Mens brugen af tidligere data betragtes som god praksis, er der en fin linje mellem at bruge det og at stole fuldstændigt på det. At stole for meget på tidligere data og ikke inkludere afvigelser, tidsværdi og passende multiplikatorer vil resultere i dårlig skøn og et unøjagtigt projektbudget i sidste ende.

 

2. Definer ikke omfanget ordentligt

Omfanget af et projekt skal defineres klart på forhånd, ellers kan det skabe problemer for dit budget på de senere stadier af projektet, hvor korrektiv handling ville have meget på spil. En ufuldstændig definition af omfanget kan resultere i, at omkostningsestimater bliver sprunget over i projektbudgettet, hvilket ville skabe massive tvivl om dets troværdighed og nøjagtighed.

 

3. Undervurdering af omkostninger

Selvom det er godt at være optimistisk, kan det lokke dig til at undervurdere omkostninger og præsentere urealistiske estimater. Under udarbejdelsen af et projektbudget kan du finde dig selv i at ønske at undervurdere omkostninger for at gøre estimaterne lavere og hjælpe dit projektbudget med at overholde visse grænser. Selvom du måske slipper afsted med det på kort sigt, vil det helt sikkert komme tilbage og hjemsøge dig, fordi hvis dine budgetestimater er undervurderede og unøjagtige, vil du finde dig selv i problemer med at få godkendt yderligere midler i de senere faser af projektet for at udfylde de huller, som du ikke tog højde for i starten.

 

4. Overvurdering af tilgængelighed

Noget andet, der kan glide din opmærksomhed, mens du planlægger et projektbudget, er, at du skal tage højde for teammedlemmernes utilgængelighed på projektet. Ideelt set vil du gerne estimere, at hele teamet vil være tilgængeligt 100 procent af den krævede tid, og du vil lave budgetestimatet derefter. Selvom "100% tilgængelighed" lyder tiltalende, er det ikke praktisk muligt i virkeligheden, og du bør tage højde for både forventet og uventet utilgængelighed af teammedlemmer og inkorporere denne faktor i dit projektbudget.

 

5. Glemt at medregne skatter

Selvom det måske virker som et lille problem, kan det ende med at være årsagen til betydelige omkostningsoverskridelser. Du skal sikre dig, at alle dine estimater og tilbud har skatter medregnet for at udarbejde et mere præcist budget.