Care sunt greșelile pe care ar trebui să le evitați atunci când planificați un buget de proiect?

Bugetul de proiect organizează toate estimările de costuri în categorii și mai departe într-un singur document care se dovedește a fi extrem de util în mai multe etape ale proiectului.

Bugetul de proiect este unul dintre cele mai importante elemente ale oricărui buget și pe bună dreptate. Acest document singur este folosit ca bază pentru mai multe decizii și poate juca un rol important în determinarea succesului unui proiect. De asemenea, servește ca mecanism de control, care este folosit pentru a măsura progresul și costurile împotriva acestuia, la intervale regulate, pentru a analiza performanța proiectului.

Bugetul de proiect utilizează multiple surse de informații, inclusiv o structură de descompunere a muncii, informații istorice, bugetul inițial, resursele necesare, estimările duratei activității și variațiile așteptate.

 

Cum să pregătiți un buget de proiect de succes?

Dată fiind importanța rolului unui buget de proiect, este important ca bugetul dvs. de proiect să fie realist și cât mai aproape de realitate posibil. Există mai multe modalități de a vă asigura că ați pregătit un buget de proiect de succes.

 

1. Determinați o tehnică potrivită

Înainte de a începe pregătirea, trebuie să determinați o tehnică potrivită pentru bugetul dvs. de proiect. În funcție de analiza tipului, naturii și obiectivelor proiectului dvs., puteți opta pentru estimarea analogică, estimarea de sus în jos și / sau estimarea parametrică. În timp ce una dintre aceste tehnici ar putea funcționa mai bine pentru un anumit proiect, aceeași tehnică s-ar putea să nu fie potrivită pentru alt proiect care este diferit în natură. Prin urmare, tehnica pe care o selectați pentru bugetul dvs. de proiect trebuie să se alinieze bine cu proiectul dvs.

 

2. Dezvoltați și definiți KPI-uri

Un buget de proiect este la fel de bun ca și Indicatorii cheie de performanță (KPI) ai săi. KPI-urile bine definite vă vor face mai ușor să monitorizați și să măsurați elementele bugetului dvs. de proiect. Puteți solicita opinii de la experți din cadrul proiectului și dezvoltați KPI-uri relevante în consecință.

 

3. Valorificați datele și precedentele istorice

Începerea prin utilizarea și valorificarea bugetării și analizei efectuate anterior ar fi o idee excelentă. Nu numai că puteți căuta inspirație din tipul de tehnici, analize și informații care au fost utilizate în datele anterioare, dar puteți învăța și ce să nu faceți și ce greșeli să evitați pentru bugetul de proiect la care lucrați.

 

4. Nu omiteți niciun detaliu

Pentru a face un buget mai realist și mai precis, includerea tuturor detaliilor și datelor relevante este cheia. Ar trebui să încercați să vă asigurați că nu ați omis niciun cost potențial și ați inclus chiar și cele mai mici costuri, deoarece acestea ar putea dovedi a fi suficient de semnificative pentru a influența întregul buget în viitor. Convențional, încorporarea mai multor date / informații în bugetul dvs. îl face mai precis. Acest lucru fiind spus, este, de asemenea, crucial să nu vă lăsați purtat și să includeți fiecare informație irelevantă, doar pentru a face asta. Din cauza resurselor și constrângerilor de timp, trebuie să aveți o judecată puternică pentru a decide ce să includeți și ce nu.

 

5. Revizuiți și revedeți

Chiar dacă bugetul dvs. de proiect ar putea fi atât de precis, este încă doar o prognoză care are tendința de a se abate. Chiar dacă încercați să luați în considerare toți factorii potențiali, bugetul dvs. de proiect ar putea fi confruntat cu unele factori inevitabili și neanticipați care pot afecta bugetul dvs. de proiect într-o măsură semnificativă. Prin urmare, revizuirea și revederea bugetului dvs. este importantă și, dacă identificați o discrepanță, trebuie raportată părții interesate relevante, pentru a începe procesul de reconciliere.

 

Greșeli de evitat în planificarea unui buget de proiect

Iată lucrurile pe care trebuie să le evitați în timpul planificării și pregătirii unui buget de proiect, pentru a fi realist, precis și în cele din urmă de succes.

 

1. Dependența excesivă de datele anterioare

În timp ce utilizarea datelor anterioare este considerată o practică bună, există o linie subțire între utilizarea și depinderea în întregime de aceasta. Dependența excesivă de datele anterioare și neincluderea variațiilor, a valorii timpului și a multiplilor potriviți ar duce la o estimare slabă și, în cele din urmă, la un buget de proiect inexact.

 

2. Definirea necorespunzătoare a domeniului

Domeniul unui proiect trebuie definit clar înainte, altfel ar putea cauza probleme pentru bugetul dvs. în etapele ulterioare ale proiectului, unde acțiunea corectivă ar avea multe stake-uri asociate cu ea. O definiție incompletă a domeniului poate duce la estimări de costuri care sunt omise din bugetul de proiect, ceea ce ar arunca îndoieli masive cu privire la credibilitatea și precizia acestuia.

3. Subestimarea costurilor

Deși optimismul este un lucru bun, poate să te determine să subestimezi costurile și să prezinți estimări nerealiste. În timpul pregătirii bugetului unui proiect, s-ar putea să vrei să subestimezi costurile doar pentru a face estimările mai mici și pentru a ajuta bugetul proiectului să se încadreze în anumite limite. Deși ai putea scăpa cu asta pe termen scurt, cu siguranță se va întoarce împotriva ta, deoarece dacă estimările bugetului tău sunt subestimate și inexacte, te vei lupta să obții aprobarea de fonduri suplimentare în stadiile ulterioare ale proiectului, pentru a acoperi lacunele pe care nu le-ai luat în considerare inițial.

 

4. Supraestimarea disponibilității

Un alt lucru care ar putea să îți scape din vedere în timpul planificării bugetului unui proiect este că va trebui să iei în considerare indisponibilitatea membrilor echipei care lucrează la proiect. Ideal ar fi să estimezi că întreaga echipă va fi disponibilă 100% din timpul necesar și să faci estimarea bugetului în consecință. Deși disponibilitatea de 100% sună atractiv, nu este practic posibilă în realitate și ar trebui să iei în considerare atât indisponibilitatea așteptată, cât și cea neașteptată a membrilor echipei și să incluzi acest factor în bugetul proiectului tău.

 

5. Uitarea de a lua în considerare taxele

Deși poate părea o problemă minoră, poate fi motivul din spatele costurilor semnificative. Trebuie să te asiguri că toate estimările și ofertele tale au taxele luate în considerare, pentru a pregăti un buget mai precis.