Mitkä ovat virheet, joita sinun tulisi välttää suunnitellessasi projektibudjettia

Projektibudjetti järjestää kaikki kustannusarviot kategorioihin ja edelleen yhteen asiakirjaan, joka on erittäin hyödyllinen useissa projektin vaiheissa.

Projektibudjetti on yksi tärkeimmistä osista budjettia, ja syystäkin. Tämä yksittäinen asiakirja toimii perustana useille päätöksille ja voi olla tärkeä rooli projektin onnistumisen määrittämisessä. Se toimii myös valvontamekanismina, jota käytetään säännöllisin väliajoin projektin edistymisen ja kustannusten mittaamiseen ja projektin suorituskyvyn analysointiin.

Projektibudjetti hyödyntää useita tietolähteitä, mukaan lukien työn hajautusrakenne, historiallinen tieto, alkuperäinen budjetti, tarvittavat resurssit, toiminnan keston arviot ja odotetut poikkeamat.

 

Kuinka valmistella onnistunut projektibudjetti?

Koska projektibudjetin rooli on niin tärkeä, on tärkeää, että projektibudjettisi on realistinen ja mahdollisimman lähellä todellisuutta. On useita tapoja varmistaa, että olet valmistellut onnistuneen projektibudjetin.

 

1. Määritä sopiva tekniikka

Ennen valmistelun aloittamista sinun on määritettävä sopiva tekniikka projektibudjettiisi. Riippuen projektisi tyypin, luonteen ja tavoitteiden analyysistä, voit valita analogisen arvioinnin, ylhäältä alas arvioinnin ja/tai parametrisen arvioinnin. Vaikka yksi näistä tekniikoista voi toimia paremmin tietylle projektille, sama tekniikka ei välttämättä sovi toiselle, joka on erilainen luonteeltaan. Siksi projektibudjettiisi valitsemasi tekniikan on oltava hyvin yhteneväinen projektisi kanssa.

 

2. Kehitä ja määritä KPI:t

Projektibudjetti on yhtä hyvä kuin sen avainsuorituskykymittarit (KPI:t). Hyvin määritellyt KPI:t helpottavat projektibudjettisi osien seurantaa ja mittaamista. Voit pyytää asiantuntijoiden panosta projektissasi ja kehittää asiaankuuluvat KPI:t sen mukaisesti.

 

3. Hyödynnä historiallista tietoa ja ennakkotapauksia

On hyvä idea aloittaa hyödyntämällä aiemmin tehtyä budjetointia ja analyysiä. Et vain voi saada inspiraatiota aiemman datan käyttämistä tekniikoista, analyysistä ja tiedoista, vaan voit myös oppia, mitä ei pitäisi tehdä ja mitä virheitä välttää työskentelemässäsi projektibudjetissa.

 

4. Älä jätä yksityiskohtia huomioimatta

Jotta budjetti olisi realistisempi ja tarkempi, kaikkien asiaankuuluvien yksityiskohtien ja tietojen sisällyttäminen on avain. Sinun tulisi yrittää varmistaa, ettet ole jättänyt huomiotta mahdollisia kustannuksia ja olet sisällyttänyt jopa pienimmätkin kustannukset, koska ne saattavat osoittautua riittävän merkittäviksi vaikuttaakseen koko budjettiin tulevaisuudessa. Perinteisesti budjettiin sisällytetyn datan/materiaalin lisääminen tekee siitä tarkemman. Tämän sanottuna on myös tärkeää olla antautumatta ja sisällyttää jokainen epäolennainen tieto vain sen vuoksi. Resurssien ja aikarajoitusten vuoksi sinun on tehtävä vahva harkintakyky päätettäessä, mitä sisällyttää ja mitä ei.

 

5. Tarkista ja käy läpi

Vaikka projektibudjettisi olisi kuinka tarkka, se on silti vain ennuste, joka voi poiketa. Vaikka yrittäisit ottaa huomioon kaikki mahdolliset tekijät, projektibudjettisi voi kohdata joitain ennalta arvaamattomia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa siihen merkittävästi. Siksi budjetin tarkistaminen ja käyminen läpi säännöllisesti on tärkeää, ja jos havaitset poikkeaman, se on raportoitava asianomaiselle sidosryhmälle sovitteluprosessin aloittamiseksi.

 

Virheet, joita välttää suunnitellessasi projektibudjettia

Tässä on asioita, joita sinun on vältettävä suunnitellessasi ja valmistaessasi projektibudjettia, jotta se olisi realistinen, tarkka ja lopulta onnistunut.

 

1. Raskaasti luottaminen aiempaan tietoon

Vaikka aiemman tiedon hyödyntäminen on hyvä käytäntö, on hienoinen raja sen käytön ja siitä täysin riippumisen välillä. Raskaasti luottaminen aiempaan tietoon ja muuttujien, ajan arvon ja sopivien kertoimien huomioimatta jättäminen johtaisi huonoon arviointiin ja epätarkkaan projektibudjettiin lopulta.

 

2. Määrittele kunnolla laajuus

Projektin laajuus on määriteltävä selvästi etukäteen, muuten se voi aiheuttaa ongelmia budjetillesi projektin myöhemmissä vaiheissa, joissa korjaavalla toimenpiteellä olisi paljon panoksia. Epätäydellinen laajuuden määrittely voi johtaa kustannusarvioiden jättämiseen projektibudjetista, mikä herättäisi suuria epäilyksiä sen uskottavuudesta ja tarkkuudesta.

 

3. Aliarvioiminen kustannuksista

Vaikka optimistisuus on hyvä asia, se voi houkutella sinua aliarvioimaan kustannuksia ja esittämään epärealistisia arvioita. Projektibudjetin valmistelun aikana saatat haluta aliarvioida kustannuksia vain saadaksesi arviot pienemmiksi ja auttaaksesi projektibudjettiasi pysymään tietyissä rajoissa. Vaikka saatatkin selvitä siitä lyhyellä aikavälillä, se varmasti kostautuu myöhemmin, koska jos budjettiarviosi ovat aliarvioituja ja epätarkkoja, joudut taistelemaan saadaksesi hyväksyttyä lisärahoitusta myöhemmissä projektin vaiheissa täyttääksesi ne aukot, joita et alun perin ottanut huomioon.

 

4. Saatavuuden yliarviointi

Toinen asia, joka saattaa unohtua suunnitellessasi projektibudjettia, on se, että sinun on otettava huomioon tiimin jäsenten saatavuuden puute. Ihanteellisesti haluaisit arvioida, että koko tiimi on saatavilla 100 prosenttia tarvittavasta ajasta ja tehdä budjettiarvio sen mukaisesti. Vaikka "100% saatavuus" kuulostaakin houkuttelevalta, se ei ole käytännössä mahdollista ja sinun tulisi ottaa huomioon sekä odotettu että odottamaton saatavuuden puute tiimin jäsenillä ja sisällyttää tämä tekijä projektibudjettiisi.

 

5. Verojen unohtaminen

Vaikka se saattaa vaikuttaa pieneltä asialta, se voi johtaa merkittäviin kustannusten ylityksiin. Sinun on varmistettava, että kaikki arviot ja tarjoukset sisältävät verot, jotta voit laatia tarkemman budjetin.