Hur man övervakar en projektlivscykel i Redmine

För denna anledning är övervakning en avgörande del av livscykeln för vilket projekt som helst, och det är nödvändigt att använda acceptabla verktyg som möjliggör exakt övervakning och hantering av hela projektets livscykel i realtid. Om du har bestämt dig för att använda Redmine som ditt projektledningsverktyg, här är vad du kan göra. Låt oss gå igenom de väsentliga stegen för att komma igång med en självhostad Redmine-installation.

Den (självhostade) Redmine grundläggande installationsguiden

Om du har bestämt dig för att gå vidare med en självhostad Redmine-installation bör ditt första stopp vara den officiella Redmine installationsguiden. Det är en detaljerad guide skapad av Redmine-teamet själva. Processen är något mer komplicerad än att bara installera en app, men så länge du är bekant med databasinställningar och kan följa instruktioner bör det gå bra.

Ditt första steg kommer att vara att skaffa en kopia av koden från nedladdningssidan. Det enklaste sättet är förmodligen att ladda ner en förpackad version för ditt operativsystem. Alternativt kan du hämta den senaste koden från repositoryn - rekommenderas om du vill ha de senaste förbättringarna och enkla uppgraderingar.

Du kommer också att behöva skapa en tom databas och konfigurera den för Redmine, samt installera de beroenden du behöver. För att skydda dina sessionsdata måste du generera en krypteringsnyckel. När du har ordnat med filsystembehörigheterna kan du sedan kontrollera att applikationen är redo att användas.

Konfigurera Redmine för projektledning

När du har klarat av den initiala installationen, grattis! Du är nu redo att dra nytta av en av de mest flexibla öppna projektledningsverktygen som finns.

Även om det finns mycket du kan göra med Redmine är det bra att börja med något enkelt för att hjälpa dig komma igång. Låt oss börja med att skapa och konfigurera ett grundläggande projekt.

1. Skapa ett projekt

Att skapa ett projekt i Redmine är förvånansvärt enkelt. Som administratör klickar du först på Projekt och sedan på Nytt projekt. Du kommer nu att få fylla i några detaljer om ditt spännande nya projekt, som dess namn, beskrivning, hemsida, osv.

Du kommer också att behöva komma på en unik symbol för ditt projekt, som används internt av Redmine i URL:er och annat som en referens till projektet.

2. Skapa och lägg till användare i projektet

Ett projekt behöver ett team, så du kommer att behöva skapa några användare och tilldela dem till projektet. Användare kan registrera sig själva. Allt som krävs är att välja användarnamn och lösenord, samt ange sitt namn och e-postadress och välja sitt föredragna språk.

Även om användare kan registrera sig själva, måste en administratör aktivera dem på användarskärmen innan de kan använda systemet. När en användare har aktiverats kan de tilldelas till ditt projekt. Användare måste också tilldelas den specifika roll de kommer att ha i projektet. Som standard finns följande alternativ:

• Manager
• Developer
• Reporter

Den roll du väljer för varje användare bestämmer deras behörigheter i projektet och arbetsflödena (mer om det nedan!). Detta avgör om de kan skapa eller redigera projekt, hantera projektets forum/wiki, avvisa problem, osv.

3. Lägg till dina problem

Du har ett projekt. Du har några personer. Nu är det dags för några uppgifter!

Redmine är bra för att spåra problem, men för att få ut det mesta av det måste du bekanta dig med två nyckelbegrepp: Arbetsflöden och Spårare.

Spårare är hur du definierar eller kategoriserar dina problem.

Vilka problem har du vanligtvis att göra med? Vad behöver du spåra för ett framgångsrikt projekt?

Tänk på Spårare som det lim som håller allt samman. På högsta nivå kan du använda Spårare för att skilja mellan vanliga problemtyper som Bug, Funktioner, Defekter, etc... Varje spårare har sitt eget namn, standardstatus (och om relaterade problem ska visas på projektets vägkarta) och kan inkludera alla typer av anpassade fält.

Men gå lite djupare och du kommer att se att de kan göra mycket mer.

Spårare definierar också vilka arbetsflöden som gäller för ett visst problem eller till och med teammedlem i projektet (baserat på deras roll). Detta innebär att du kan skapa alla typer av anpassade upprepade uppgifter eller flöden som utlöses enbart av din spårare!

Arbetsflöden är hur Redmine spårar problem och deras framsteg. Som standard kan dina problem vara i olika tillstånd, inklusive:

• Nytt
• Pågående
• Löst
• Feedback
• Stängt
• Avvisat

Standardinställningarna gör att alla användare kan skapa ett problem, men bara chefer kan avvisa/återöppna problem.

4. Övervaka dina projekt

Du har nu alla ingredienser du behöver och kan hålla koll på ditt projekt och se till att ditt team fortskrider enligt plan.

Gå till sammanfattningen för att se en översikt över projektets framsteg, inklusive hur många problem som är öppna och stängda för varje spårare, vilka medlemmar som är med i projektet och de senaste nyheterna.

När du hanterar flera projekt kan du få en översikt över dem i projektlistan.

Här får du en snabb uppdatering om det aktuella läget för var och en av dina projekt samt viktig information som kort beskrivning, om projektet är offentligt eller inte och skapelsedatumet. På det här sättet kan du hålla koll på alla dina organisationsprojekt.

I vår erfarenhet är de mest framgångsrika teamen de som får in sin information i Redmine (eller Planio!) tidigt.

För att göra detta enklare kan du importera befintliga uppgifter från CSV-filer med hjälp av importören. De flesta andra projektledningsverktyg låter dig exportera till CSV-filer. Men även om du har en lista med uppgifter i Excel kan du importera dem till Redmine och snabbt organisera och börja arbeta med dem som ett team!

Varför övervakning av ett projekt är viktigt

Projektets livscykel börjar från det ögonblick då projektet föds tills dess mål är uppnådda och avslutas. Under de olika projektfaserna utförs olika viktiga uppgifter, där problem, olägenheter eller svårigheter kan uppstå. Genom att övervaka dessa uppgifter kan korrigerande åtgärder snabbt vidtas för att säkerställa att projektet fortsätter smidigt och förhindra förluster av tid, förseningar eller förlust av kvalitet och effektivitet. De främsta fördelarna med att övervaka en projektets genomförandeperiod är:

• Det ger en global och uppdaterad bild av projektets situation och dess olika uppgifter.
• Det möjliggör att identifiera avvikelser och vidta korrigerande åtgärder för att lösa dem.
• Det påskyndar beslutsfattandet i fråga om projektets resurser.
• Möjlighet att hitta dolda mönster eller trender.
• Det ger möjlighet att informera kunden om projektets framsteg på löpande basis.

Hur man övervakar en projektlivscykel

Vi har sett vikten av att övervaka ett projekt för att säkerställa att det uppnår de mål som satts på ett ekonomiskt sätt, genom att skapa konstanta kontroller. För att uppnå detta är det nödvändigt att använda intuitiva, enkla och smidiga verktyg som Redmine-projektledaren, som utmärker sig just inom enkel visualisering och övervakning av uppgifter och arbetsgrupper på ett enkelt sätt.

Med de tillägg som ingår i RedmineUP Full Plugins Bundle och Simple Gantt, har Redmine ytterligare funktioner som är mycket användbara vid övervakning av ett projekt, bland vilka vi kan framhäva:

• Gantt-diagram. Detta grafiska verktyg gör det möjligt att övervaka olika uppgifter och deras utveckling över tid. Diagrammet ger en översikt över alla uppgifter som utgör projektet, visar datum då de bör vara klara och vem som ska utföra dem.

• Kanban-tavlor. Detta verktyg är idealiskt för övervakning av framsteg inom projekt som använder Agile-metodiken. Instrumentpanelen visar på ett visuellt sätt status för olika uppgifter i projektet och möjliggör identifiering av problem och svagheter.

• Projektets aktivitetssida och Min sida. Dessa sidor visar de senaste aktiviteterna som utförts inom projektet, med information om dem.