Hoe een project levenscyclus te monitoren in Redmine

10/20/2020

9 minutes

Lukáš Beňa.

During the life cycle of a project, new or surprising things arise that require managers to act quickly and with efficiency to avoid deviation from the objectives.

Om deze reden is monitoring een cruciaal onderdeel van de levenscyclus van elk project, en is het noodzakelijk om acceptabele tools te gebruiken die de nauwkeurige observatie en beheer van de totale projectlevenscyclus in realtime mogelijk maken. Als u hebt besloten om Redmine als uw projectmanagementtool te gebruiken, zijn hier de stappen die u kunt nemen. Laten we de essentiële stappen doornemen om aan de slag te gaan met een zelfgehoste Redmine-setup.

De (zelfgehoste) Redmine basisinstallatiegids

Als u hebt besloten om door te gaan met een zelfgehoste Redmine-setup, zou uw eerste stop de officiële Redmine-installatiegids moeten zijn. Het is een gedetailleerde gids die door het Redmine-team zelf wordt gegeven. Het proces is iets ingewikkelder dan alleen het installeren van een app, maar zolang u bekend bent met gegevensconfiguratie en instructies kunt volgen, zou u in orde moeten zijn.

Uw eerste stap is om een kopie van de code van de downloadpagina te krijgen. De gemakkelijkste manier is waarschijnlijk om een voorverpakte release voor uw besturingssysteem te downloaden. Als alternatief kunt u de nieuwste code uit de repository halen - aanbevolen als u de nieuwste verbeteringen en eenvoudige upgrades wilt hebben.

U moet ook een lege database maken en deze configureren voor Redmine, evenals de benodigde afhankelijkheden installeren. Om uw sessiegegevens te beschermen, moet u een sleutel voor versleuteling genereren. Zodra u uw bestandssysteemrechten hebt gesorteerd, kunt u de applicatie klaar maken voor gebruik.

Redmine configureren voor projectmanagement

Nadat u de initiële installatie hebt voltooid, gefeliciteerd! U kunt nu profiteren van een van de meest flexibele open source projectmanagementtools.

Hoewel er veel is wat u met Redmine kunt doen, is het verstandig om met iets eenvoudigs te beginnen om u op weg te helpen. Laten we beginnen met het opzetten en configureren van een basisproject.

1. Maak een project

Het maken van een project in Redmine is verfrissend eenvoudig. Als beheerder klikt u eerst op Projecten en vervolgens op Nieuw project. U moet nu een paar details invullen over uw spannende nieuwe project, zoals de naam, beschrijving, homepage, enz.

U moet ook een uniek symbool bedenken voor uw project, dat intern door Redmine wordt gebruikt in URL's enz. als projectreferentie.

2. Maak en voeg gebruikers toe aan het project

Een project heeft een team nodig, dus u moet wat gebruikers aanmaken en toewijzen aan het project. Gebruikers kunnen zichzelf registreren. Het enige wat nodig is, is om inlognaam en wachtwoord te kiezen, evenals hun naam en e-mailadres te delen en hun voorkeurstaal te kiezen.

Hoewel gebruikers zichzelf kunnen registreren, moet een beheerder ze standaard activeren op het scherm Gebruikers voordat ze het systeem kunnen gebruiken. Zodra een gebruiker is geactiveerd, kan deze aan uw project worden toegewezen. Gebruikers moeten ook de specifieke rol krijgen toegewezen die ze in het project zullen spelen. Standaard zijn uw opties:

Manager
Developer
Reporter

De rol die u voor elke gebruiker kiest, bepaalt hun machtigingen in het project en workflows (meer hierover hieronder!). Dit bepaalt of ze projecten kunnen maken of bewerken, de projectforums / wiki kunnen beheren, problemen kunnen afwijzen, enz.

3. Voeg uw problemen toe

U heeft een project. U heeft wat mensen. Nu is het tijd voor een paar taken!

Redmine blinkt uit in het bijhouden van problemen, maar om er het meeste uit te halen, moet u bekend zijn met twee belangrijke concepten: Workflows en Trackers.

Trackers zijn hoe u uw problemen definieert of categoriseert.

Met welke problemen heeft u meestal te maken? Wat moet u bijhouden voor een succesvol project?

Beschouw Trackers als de lijm die alles bij elkaar houdt. Op het hoogste niveau kunt u Trackers gebruiken om onderscheid te maken tussen veelvoorkomende probleemtypen zoals Bug, Features, Defects, enzovoort... Elke tracker heeft zijn eigen naam, standaardstatus (en of gerelateerde problemen op de project roadmap moeten worden weergegeven) en kan allerlei soorten aangepaste velden bevatten.

Maar ga een beetje dieper en u zult zien dat ze nog veel meer kunnen doen.

Trackers definiëren ook welke workflows van toepassing zijn op een bepaald probleem of zelfs teamlid binnen het project (op basis van hun rol). Dit betekent dat u allerlei aanpasbare terugkerende taken of stromen kunt maken die worden geactiveerd door uw tracker!

Workflows zijn hoe Redmine problemen en hun voortgang bijhoudt. Standaard kunnen uw problemen zich in verschillende staten bevinden, waaronder:

Nieuw
In behandeling
Opgelost
Feedback
Gesloten
Afgewezen

De standaardinstellingen stellen elke gebruiker in staat om een probleem aan te maken, maar alleen managers kunnen problemen afwijzen/heropenen.

4. Bewaak uw projecten

U heeft nu alle ingrediënten die u nodig heeft en kunt de voortgang van uw project bijhouden en ervoor zorgen dat uw team volgens plan vordert.

Ga naar het samenvattingsgedeelte om een overzicht van de projectvoortgang te bekijken, inclusief het aantal open en gesloten problemen voor elke tracker, welke leden er bij het project betrokken zijn en het laatste nieuws.

Als u te maken heeft met meerdere projecten, kunt u een overzicht van deze projecten krijgen in de projectenlijst.

Hier krijgt u een snelle update over de huidige status van elk van uw projecten, evenals enkele belangrijke informatie zoals een korte beschrijving, of het project openbaar is of niet en de creatiedatum. Op deze manier kunt u bovenop alle projecten van uw organisatie blijven.

In onze ervaring zijn de teams die het meest succesvol zijn, de teams die hun gegevens vroeg in Redmine (of Planio!) krijgen.

Om dit gemakkelijker te maken, kunt u bestaande taken importeren vanuit CSV-bestanden met behulp van de importeur. De meeste andere projectmanagementtools stellen u in staat om te exporteren naar CSV-bestanden. Maar zelfs als u een lijst met taken in Excel heeft, kunt u ze importeren in Redmine en snel georganiseerd raken en als team aan de slag gaan!

Waarom het bewaken van een project essentieel is

De levenscyclus van een project begint vanaf het moment dat het project wordt geboren tot aan het moment dat de doelstellingen ervan zijn bereikt en eindigt. Gedurende de verschillende projectfasen worden verschillende belangrijke taken uitgevoerd, waarin problemen, ongemakken of moeilijkheden kunnen ontstaan. Door het bewaken van deze taken kunnen snel corrigerende maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat het project soepel blijft verlopen en periodes van tijd, vertragingen of verlies van kwaliteit en efficiëntie worden voorkomen. De belangrijkste voordelen van het monitoren van een project zijn:

Het biedt een wereldwijd en actueel overzicht van de projectstatus en de verschillende taken.
Het maakt het mogelijk afwijkingen te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen om ze op te lossen.
Het versnelt het besluitvormingsproces met betrekking tot de middelen van het project.
Het maakt het mogelijk verborgen patronen of trends te vinden.
Het biedt de mogelijkheid om de klant op een lopende basis te informeren over de voortgang van het project.