Hogyan automatizáljuk az ügyfélszolgálatot a Redmine-nal?

Bármilyen vállalkozás tulajdonosaként, függetlenül attól, hogy milyen méretűen működik, a vevőszolgálatnak az egyik legfontosabb prioritásának kell lennie, és biztosítani kell, hogy a meglévő és potenciális ügyfelek a lehető leghatékonyabb módon kapjanak segítséget és irányítást.

Mi az automatizált vevőszolgálat és miért fontos?

Azt is fontos megérteni, hogy a vevőszolgálat trükkös, és nem olyan egyszerű, mint amilyennek látszik, hogy jól csináljuk. Kezdetben még a leginkább hatékony emberi vezérelt vevőszolgálati keretrendszerek is összeomolhatnak az emberek túlterhelése, kihívást jelentő helyzetek és állandó időnyomás miatt, amelyek különböző következményeket okozhatnak a vevőszolgálati személyzet körében, beleértve a fáradtságot, ingerlékenységet és csökkent döntéshozó képességet.

Ez az, ahol az automatizált vevőszolgálat fogalma játékba lép. Az automatizált vevőszolgálat a digitális technológiák és funkciók felhasználását és beépítését jelenti a vevőszolgálati folyamatba, hogy csökkentse az emberi beavatkozás elemét, és megbízhatóbbá és megbízhatóbbá tegye a vevőszolgálati keretrendszert.

Okok az automatizált vevőszolgálatra

Az üzleti / projekt vevőszolgálat automatizálásába való befektetés olyan dolog, amit nem fog megbánni, és mindig megtérül, rövid és hosszú távon egyaránt. Itt vannak az ehhez kapcsolódó előnyök.

1. Élő támogatás éjjel-nappal

A vevők nem szeretik betartani az üzleti órákat, hogy megválaszolják kérdéseiket, és ez lehet az üzletük számára döntő tényező. Míg ez korlátozás az emberi vezérelt vevőszolgálatban, könnyen biztosíthatja, hogy a meglévő és potenciális ügyfelek éjjel-nappal segítséget és válaszokat kapjanak kérdéseikre egy automatizált vevőszolgálaton keresztül.

A Zendesk szerint az ügyfelek 89%-a fontosnak tartja az első megkeresésük gyors válaszát, amely csak az automatizált vevőszolgálat révén lehetséges.

2. Csökkentett futási költségek

A vevőszolgálat automatizálása egyszeri befektetést igényel a szoftver / hardver beszerzéséhez és a képzéshez, de ennyi az egész. Az automatizálás választása révén jelentősen csökkentheti a vevőszolgálati futási költségeit.

3. Gyors válaszidő

Az automatizált vevőszolgálat természetesen drasztikusan csökkenti a várakozási és válaszidőt, növelve az ügyfél megszerzésének esélyeit.

4. Megbízhatóság

Az ilyen monoton feladatokhoz, mint a kérdések megválaszolása és az alapvető segítségnyújtás, a technológia nagyon megbízható, és elvárhatja, hogy az automatizált rendszer simán végrehajtsa ezeket a feladatokat minimális hibával vagy hibával.

5. Az ügyfelek kényelme

A vevők gyakran kényelmesebbnek érzik az automatizált rendszerekkel való kommunikációt, hogy kérdéseiket közöljék, lehetővé téve számukra, hogy több kérdést tegyenek fel, és megválaszolják kérdéseiket / aggodalmaikat.

6. Kevesebb függőség

A vevőszolgálati folyamatokban a függőségek nagyon zavaróak lehetnek, és lelassíthatják az egész vevőszolgálati láncot. Szerencsére az automatizált vevőszolgálat minimalizálja a függőségeket, így a folyamatok gyorsabbá és simábbá válnak.

Hogyan állítsuk be a Redmine Helpdesk-et

A vevőszolgálat automatizálásához olyan szoftverre lesz szüksége, amely megfelel az Ön követelményeinek, és a Redmine projektmenedzsment eszköz az, amelyet használhat, és a Redmine helpdesk beállítása meglehetősen egyszerű.

1. Projekt hozzáadása a Helpdesk-hez

Először is, mielőtt beállítaná a helpdesk-et, létre kell hoznia egy alapvető projektet, amelyet később hozzáad a helpdesk-hez. Megtekintheti a meglévő projektek listáját, és hozzáadhatja azt, amelyet a helpdesk-hez szeretne használni a megadott lehetőséggel. A projekt hozzáadása után megjelennek a helpdesk beállításai.

2. Alapértelmezett postafiók beállítása és konfigurálása

Ezután létrehozhat egy alapértelmezett postafiókot, amelyhez az összes levél érkezik, a kezelés >> helpdesk >> összes postafiók >> Postafiók hozzáadása menüpontban. Ez megnyit egy panelt, ahol konfigurálhatja az időközöket és a postafiók beállításait. Ha elkészült, a postafiók megjelenik a beállításokban, és hozzárendelheti a projektet a postafiókhoz.

3. Alapértelmezett követő kiválasztása

A Redmine lehetővé teszi az alapértelmezett követő kiválasztását a helpdesk jegyekhez, válasszon egy címzettet a legördülő menüből, és adjon hozzá munkatársakat. Az egyes címzettek kiválasztásával és munkatársak hozzáadásával biztosíthatja, hogy a legmegfelelőbb embereket helyezte el a feladatok megoldására, amelyek a hatáskörükbe tartoznak, és növeli az általános termelékenységet.

Ezután meghatározhatja a szerződéses órákat (havi), a maradék órákat, az összesített kezdési dátumot és az összesített időszakot. Ugyane

4. SLA monitor

A hatékony jegyfeloldás érdekében beállíthatja a szolgáltatási szint-megállapodás (SLA) beállításait a válaszidő, a megoldási idő, a prioritási szint és az SLA munkaidők finomhangolásával. Hatékony prioritizálással biztosíthatja, hogy az időérzékeny problémák gyorsan megoldódjanak, és ne veszítsen el fontos időt a kevésbé fontos problémák elsődleges kezelésével.

Az SLA-mutatók nyomon követése rendkívül fontos lehet, mivel lehetővé teszi, hogy elemezze az ügyfélszolgálati csapat teljesítményét, az egyértelmű eltérések azonosítását és a korrekciós intézkedések mielőbbi megtételét.

Megfontolások és következtetés

Bár az ügyfélszolgálat automatizálása biztosan hatékonyabbá és megbízhatóbbá teheti az összes műveletet, fontos megérteni, hogy az ügyfélszolgálat automatizálása folyamatos folyamat, amelynek során rendszeresen meg kell figyelni és monitorozni a folyamatokat és az eredményeket annak érdekében, hogy az egész keretrendszer zökkenőmentesen működjön.

Továbbá, az automatizált ügyfélszolgálat pozitív hatása az egész vállalkozásra / projektre is attól függ, hogy milyen jól integrálja az összes csatorna és kapcsolódó elemet. A technológiáknak és az alkalmazottaknak is be kell illeszkedniük a rendszerbe, hogy elkerüljék a működési zavart és a dugókat a folyamatokban.