Как да внедрите База от знания 2.0 в Хармония: Историята на Easy Software

Какво е Knowledge Base 2.0

Това е перфектният начин за достъп до знанията на компанията, интегриран в Easy Redmine и предоставя мощен набор от инструменти за организиране и мащабиране на документация, ръководства, процеси, управление на качеството и други нужди за поддържане на знания в организацията.

Прочети повече

Как го създадохме

• Какво беше предизвикателството: В Easy Software количество вътрешни знания, които да се споделят, стана твърде сложно за предишното решение. Просто набор от статии в категории вече не беше достатъчно.
• Какво ни беше необходимо: Търсехме специализирано приложение, свързано възможно най-тясно с Easy Redmine. Определено трябва да бъде с отворен код, защото го подкрепяме и самият Easy Redmine е софтуер с отворен код.
• Коя решение избрахме: BlueSpice отговаря перфектно на дефиницията. Това е решение с отворен код, специализиран инструмент за уики, с комплексна приспособяемост и интеграция с Easy Redmine.

Как се извърши миграцията

Вече имахме съществуващи данни в нашата предишна база от знания. Искахме да прехвърлим голяма част от тях в новото решение. Вижте кои седем стъпки направихме:

1. Почистете данните в оригиналната база от знания – започнете преди миграцията. Препоръчваме да сортирате всички статии по дата на „последно обновяване“ и да започнете от най-старите.

• Ще откриете, че много статии от горната част могат да бъдат просто изтрити
• Други ги поставете в специална категория, наречена „за преглед“ – ще ги актуализирате по-късно
• Някои може да бъдат актуализирани веднага
• Останалите могат да останат както са

Още два съвета:

• Ако повече хора ще преглеждат статиите, може да е добра идея да ги маркирате по някакъв начин или да зададете персонализирано поле – например „Прегледани“.
• Проверете и заглавията на статиите. Ако съдържат проблемни символи, те могат да причинят проблеми по време на миграцията. Ето някои съвети на mediawiki.org относно заглавията на страниците и Legal Title Chars.

Прочетете повече

2. Инсталирайте базата от знания 2.0 – техническо предоставяне на функцията. Тъй като работим в Easy Cloud, това беше направено почти автоматично

3. Извършете някои тестови миграции – не бяхме сигурни за резултата, затова направихме тестова миграция

• Проверихме заглавията на страниците, форматирането на съдържанието (заглавия, параграфи, връзки и изображения) и категориите
• Проверихме колко време ще отнеме (имахме 900+ статии за мигриране)
• Направихме необходимите промени в съдържанието на оригиналната база от знания, базирани на нашите наблюдения от тестовата миграция
• „Опреснихме“ приложението на базата от знания 2.0 – премахнахме всички данни

4. Информация за нашите потребители

• Информирахме ги за датата на производствената миграция = след това основният източник на знания е базата от знания 2.0. След това потребителите ще имат само достъп за четене до оригиналните статии (само за справка и сравнение) както изглеждат сега и преди
• Проведохме няколко кръга обучение на потребителите и умения на администраторите

5. Производствена импортиране

• Денят дойде, когато ще кликнем бутона и миграцията ще бъде извършена
• След нашата първа проверка, намалихме правата за всички роли в оригиналната база от знания – в режим само за четене

Вижте процеса на миграцията

6. Вътрешна поддръжка

• Определихме някои колеги и канал в Microsoft Teams, където нашите потребители могат да задават въпроси относно функционирането на базата от знания 2.0
• Някои проблеми след миграцията бяха открити в производството. Тъй като все още имахме оригиналната база от знания активна, успяхме да решим всеки проблем съответно

7. Деактивиране на оригиналната база от знания

• След около 6 седмици заявките за вътрешна поддръжка отслабнаха
• Деактивирахме оригиналната база от знания от нашето приложение Easy Redmine
• Препоръчваме да направите резервно копие, преди да деинсталирате плъгина

Как компанията прие промяна

Всяка промяна в организацията отнема някакво време, за да бъде напълно приета. Началото е най-трудното, затова трябва да продължаваме да напомняме на нашите потребители ползите от новата система.

В случая с Базата от знания 2.0, очевидното е, че ако не знаете нещо, опитайте да търсите първо (крушка в страничното меню). Ще видите резултати не само във формата на заглавието на статията (както в оригиналната База от знания), но и в съдържанието на страниците на първо поглед => има голяма вероятност да получите отговор, без да трябва да отивате някъде другаде.

Когато потребителят бързо и лесно намира желаното знание от други, те са по-склонни да споделят своите знания с тези други, за да върнат услугата и чувството.

Как протече внедряването

Категории

Те бяха импортирани от оригиналната База от знания, което е страхотно. Но структурата (категории и подкатегории) не можеше да бъде технически импортирана. Първото, което направихме, беше да прегледаме категориите, в които са организирани страниците.

Започнахме с 3 основни "измерения" на категориите:

• Аудитория - за кого е най-полезна страницата - множество опции са позволени като
• Продажби
• Развитие
• Маркетинг
• Всички
• Тип документ - какъв вид знания се споделя. В крайна сметка всеки тип ще има свой собствен шаблон, така че всички ще изглеждат стандартизирани. Най-добрата практика подсказва, че всяка страница трябва да има само един тип документ.
• Политика
• Как да
• Процес
• Записи и записи от обучение
• Тема - за какво е страницата. Тази структура може да стане по-дълбока, тъй като в компанията има много теми. Добавянето на страница в категорията Тема е доброволно - не е задължително, ако не съществува подходяща категория.
• Продукт
• Основните функции
• Управление на ресурси
• Help Desk
• Agile board
• Инфраструктура
• Облак
• Сървър
• Хибридно решение
• Вътрешна ИТ
• Екипи
• Outlook
• Хардуер
• Споделен хардуер
• Индивидуален хардуер

Тъй като всеки редактор може да създава нови категории, правим месечни прегледи, за да не се създават твърде много неясни или еднократно използвани категории, като сортираме структурата, за да не стане прекалено сложна.

Страници за навигация

Критично е потребителите да навигират добре в новото приложение. Естествен елемент за навигация е главното меню, което е частично персонализируемо. Полезна допълнителна опция е началната страница, която посреща читателите, връзки към статията за най-добри практики за База от знания 2.0 и връзки към страници, посветени на отделите в нашата компания.

Като щракнете, например, върху Маркетинг, потребителят ще бъде насочен към индекса на страниците за маркетинг, за да прегледа. Той също така съдържа допълнителна информация, която е от значение само за този отдел.

Разглеждаме възможността за използване на страници за навигация за други критерии за сортиране (като информация за продукта или общи политики на компанията).

Една стъпка по време

Когато зададете категориите и страниците за навигация, потребителите вече могат да работят в тях. Това може да изглежда малко безредно в началото, затова имаме няколко определени администратори, които наблюдават, че се поддържа някакъв ред.

Вече използваме Knowledge Base 2.0 от няколко месеца и все още сме само на начален етап. Разбираме, че сме далеч от идеалното състояние на перфектно организирана и стандартизирана уики, която всички потребители (независимо от опита) знаят напамет.

Вярваме, че растежът на базата от знания постепенно, органично, от вашите ангажирани потребители, най-накрая води до по-добро приемане, отколкото ако бихме прекарали месеци, подготвяйки система, която нашите потребители щяха да трябва усилено да изучават, за да разберат.

Препоръката ни е да наблюдавате внимателно как потребителите го използват и да правите малки инкрементални стъпки към въвеждането на по-точни организационни конфигурации, като шаблони за страниците, правила за типография и т.н. Всяка стъпка, която дори малко усложнява използването на базата от знания за благото на вашата организация, трябва да бъде съпроводена от обяснение как това ползва на всички засегнати.

Заключение

Ние в Easy Software завършихме процеса на миграция и внедряване и сега е ваш ред. Като следвате тези съвети и се вдъхновявате, всяка компания може да внедри нова база от знания 2.0, която отговаря на нейните уникални нужди и да запази знанията си в безопасност.

Опитайте го безплатно