Розумне працювання: Як знайти правильний баланс між короткостроковими вимогами та довгостроковими проектами.

Припустимо, що ви ведете свій бізнес і клієнти звертаються до вас, але ви також хочете досліджувати невикористані можливості. Або, можливо, ваша компанія хоче зменшити витрати на операції відповідно до Covid-19, не скасовуючи проекти, які можуть потенційно забезпечити довгостроковий ріст. Як ви управляєте завданнями, які вам потрібно виконати прямо зараз, з важливими цілями, які вам потрібно досягти в майбутньому?

Ну, більшість вітрильних човнів оснащені резервним дизельним двигуном, щоб утримувати їх на плаву під час безвітря. Аналогічно, вам потрібно розробити свої методи виживання в умовах постійних вимог і зберігати все в руху в правильному напрямку.

На щастя, існують ефективні підходи для досягнення цього балансу. Нижче наведені кроки, які можуть бути особливо корисними для управління короткостроковими потребами та потребами, не втрачаючи зору на вашу довгострокову візію.

1. Зв'яжіть короткострокове з довгостроковим

Значною мірою, найважливіші питання, які ви повинні задати собі, коли розглядаєте, чи виконувати нову короткострокову вимогу, пов'язані з тим, як вона пов'язана з вашою візією та стратегією. Чи рухає вас вимога до вашого уявленого майбутнього? Чи є аспекти цієї вимоги, які загрожують вашій можливості досягти вашої візії? Чи можете ви використовувати деякі елементи цього короткострокового проекту в майбутньому?

Приділяючи цим питанням деяку увагу, ви зможете зрозуміти, чи є короткострокове завдання "одноразовим" проектом, чи воно може служити як шаблон для ініціалізації нового проекту в майбутньому. Найчастіше короткострокові вимоги, які варто виконати, можна використовувати для чогось більшого в майбутньому.

Звичайно, одноразові завдання не завжди погані. Наприклад, якщо виникає технічний ризик, який ви не можете ігнорувати, вам потрібно бути готовим і охочим перерозподілити свої ресурси, щоб врахувати його.

Коли ви це робите, ви повинні підходити до проблеми так само, як до проекту постійного вдосконалення. Вам потрібно створити структурований план навколо нього та зрозуміти та оцінити його ефекти. Інструмент управління проектами, такий як Easy Redmine, може надати цінну допомогу в оцінці та плануванні проектів та в розрахунку критичного шляху.

2. Обґрунтуйте короткострокові вимоги даними

Після того, як ви перевірили свої короткострокові вимоги на відповідність довгостроковій візії, почніть дивитися на реальність роботи перед вами. Переконайтеся, що те, що ви розглядаєте, має сенс згідно з об'єктивними та суб'єктивними даними.

На цьому етапі важливо відокремити емоційні вимоги від раціональних потреб, які стосуються ширшої аудиторії. Дослідження показують, що занадто багато короткострокових вимог зосереджені на адгокових емоційних реакціях. Якщо ви, наприклад, є технічною підтримкою, яка працює віддалено, клієнт може звернутися до вас зі скаргою на недолік системи. Ця скарга може змусити вас швидко перейти в режим відповіді, не надаючи достатньої уваги впливу проблеми на ваші довгострокові проекти.

Щоб працювати ефективно, вам потрібно зібрати достатньо даних про короткострокову роботу, яка кидається вам на голову. Таким чином, ви зможете точно визначити її важливість та розкладати її відповідно.

3. Слідкуйте за короткостроковими та довгостроковими проектами дбайливо

Короткострокові вимоги можуть бути швидкими завданнями, але через те, що вони пості

Баланс є у вас

Коли ви знаходите себе в боротьбі з конкуруючими короткостроковими та довгостроковими пріоритетами, зробіть глибокий вдих і зверніться до вищезазначених кроків. Розумійте, як короткостроковий попит може впливати на загальну картину і використовуйте дані для оцінки роботи. Якщо правильним рішенням є задоволення попиту, використовуйте ефективне рішення з управління проектами, щоб відстежувати свій прогрес та коригувати свій план при появі нової інформації.

Якщо ви використовуєте цей структурований підхід, ви не тільки зможете успішно встановити баланс між короткостроковими та довгостроковими вимогами, але також зможете побудувати процес, який працює для поточних та майбутніх проектів. Таким чином, ви можете перейти від реагування та "гасіння пожежі" до прийнят