Att arbeta smart: Hur man hittar rätt balans mellan kortsiktiga krav och långsiktiga projekt

Säg att du driver ditt eget företag och kunder kommer till dig, men du vill också utforska outnyttjade möjligheter. Eller kanske vill ditt företag minska driftskostnaderna som svar på Covid-19 utan att lägga åt sidan projekt som potentiellt kan driva långsiktig tillväxt. Hur hanterar du uppgifterna du måste göra just nu med de viktiga målen du behöver uppnå i framtiden?

Tja, de flesta segelbåtar kommer med en reservdieselmotor för att hålla dem igång under vindstilla perioder. På samma sätt behöver du utveckla dina metoder för att överleva de påfrestande kraven och hålla allt på rätt kurs.

Tur nog finns det effektiva tillvägagångssätt för att uppnå denna balans. Nedanstående steg kan vara särskilt fördelaktiga för att hantera kortsiktiga önskemål och behov utan att tappa sikten på din långsiktiga vision.

1. Koppla det kortsiktiga till det långsiktiga

De viktigaste frågorna att ställa dig själv när du överväger om du ska uppfylla en ny kortsiktig efterfrågan handlar om hur den kopplar till din vision och strategi. Flyttar efterfrågan dig mot din framtida vision? Finns det aspekter av denna efterfrågan som hotar din förmåga att uppnå din vision? Kan du dra nytta av vissa element i detta kortsiktiga projekt i framtiden?

Genom att fundera över dessa frågor kan du förstå om den kortsiktiga uppgiften är ett "gör-och-glöm" projekt eller om den kan fungera som en mall för att starta ett nytt projekt i framtiden. Oftast kan de kortsiktiga krav som är värda att ta upp användas som grund för något större i framtiden.

Självklart är "gör-och-glöm" uppgifter inte alltid dåliga. Till exempel, om den akuta efterfrågan är en teknisk risk som du inte kan ignorera, måste du vara beredd att omfördela dina resurser för att anpassa dig till den.

När du gör det måste du dock närma dig problemet på samma sätt som du skulle göra med ett kontinuerligt förbättringsprojekt. Du behöver bygga en strukturerad plan runt det och förstå och kvantifiera dess effekter. Ett projektledningsverktyg som Easy Redmine kan ge värdefull hjälp med att uppskatta och schemalägga projekt samt beräkna den kritiska vägen.

2. Motivera kortsiktiga krav med data

När du har prövat dina kortsiktiga krav mot din långsiktiga vision, börja titta på verkligheten i det arbete som ligger framför dig. Se till att det du överväger är meningsfullt enligt både objektiva och subjektiva data.

Vid denna tidpunkt är det viktigt att skilja på uppkommande emotionella krav och de rationella behov som gäller för en bredare publik. Studier visar att alltför många kortsiktiga krav fokuserar på ad hoc emotionella reaktioner. Om du till exempel arbetar med IT-support på distans kan en kund kontakta dig för att klaga på en systembrist. Denna klagan kan få dig att snabbt gå in i svars-läge utan att ge problemets påverkan på dina långsiktiga projekt tillräckligt med eftertanke.

För att arbeta effektivt behöver du samla tillräckligt med data om det kortsiktiga arbete som kastas på dig. På så sätt kan du korrekt bedöma dess betydelse och schemalägga det därefter.

3. Följ både kortsiktiga och långsiktiga projekt noggrant

Kortsiktiga krav kan vara snabba uppgifter, men eftersom de dyker upp hela tiden kan de snabbt ta upp hela din arbetsbörda. Det är viktigt att du håller ett nära öga på dina arbetsbördor för att säkerställa att dina kortsiktiga, medellånga och långsiktiga uppgifter håller sig på rätt spår.

Rätt projektledningslösning kan hjälpa dig att effektivt följa upp dessa projekt och tagga deras krav, så att du kan bygga instrumentpaneler, Gantt-diagram och rapporter kring dem. Att ha denna synlighet gör att du kan upprätthålla balansen på ett effektivt sätt. Du kan undvika att offra kortsiktiga krav i namnet av en ettårig framtidsutsikt, eller riskera den framtiden genom att försöka få in för många kortsiktiga uppgifter i din nuvarande tidplan.

Om du är en del av ett team kan instrumentpaneler och rapporter hjälpa dig att hålla medlemmarna uppdaterade med korrekt information. Så istället för att spendera tid i Zoom-samtal där man diskuterar åsikter kan du prata i termer av analyser som kostnad, avkastning och framtida påverkan.

Balansen finns inom dig

När du befinner dig i en situation där du kämpar med att prioritera mellan kortsiktiga och långsiktiga mål, ta ett djupt andetag och följ stegen ovan. Förstå hur de kortsiktiga kraven kan påverka det större perspektivet och använd data för att bedöma arbetets omfattning. Om det rätta beslutet är att ta på dig uppgiften, använd en effektiv projektledningslösning för att följa ditt framsteg och anpassa din plan när ny information kommer in.

Genom att använda detta strukturerade tillvägagångssätt kommer du inte bara att lyckas med att skapa en balans mellan kortsiktiga och långsiktiga krav, utan du kommer också kunna bygga en process som fungerar för nuvarande och framtida projekt. Du kan därmed gå från att reagera och "släcka bränder" till att fatta beslut som inte avviker från din vision.