Slim werken: Hoe de juiste balans te vinden tussen korte termijn eisen en lange termijn projecten.
Het onderscheid maken tussen korte- en langetermijndoelen en -behoeften is een van de grootste uitdagingen voor individuen en organisaties. Elke dag brengt druk van alle kanten met zich mee die je heen en weer schudt, bijna als een zeilboot in woelig water.
Zeg, je runt je eigen bedrijf en klanten komen naar je toe, maar je wilt ook onontdekte mogelijkheden verkennen. Of misschien wil je bedrijf de operationele kosten verlagen als reactie op Covid-19 zonder projecten op te schorten die op lange termijn groei kunnen stimuleren. Hoe beheer je de taken die je nu moet doen met de cruciale doelen die je in de toekomst moet bereiken?
Welnu, de meeste zeilboten worden geleverd met een backup-dieselmotor om ze tijdens de windstiltes gaande te houden. Op dezelfde manier moet je je methoden ontwikkelen om de eisen van de omgeving te overleven en alles in de juiste richting te houden.
Gelukkig bestaan er effectieve benaderingen om deze balans te bereiken. De onderstaande stappen kunnen bijzonder nuttig zijn voor het beheren van korte termijn wensen en behoeften zonder het lange termijn visie uit het oog te verliezen.
1. Koppel de korte termijn aan de lange termijn
Veruit de belangrijkste vragen die je jezelf moet stellen bij het overwegen of je al dan niet aan een nieuwe korte termijn vraag moet voldoen, hebben te maken met hoe het zich verhoudt tot je visie en strategie. Beweegt de vraag je in de richting van je toekomstvisie? Zijn er aspecten van deze vraag die je vermogen om je visie te bereiken bedreigen? Kun je sommige elementen van dit korte termijn project in de toekomst benutten?
Als je over deze vragen nadenkt, kun je begrijpen of de korte termijn taak een "eenmalig" project is of dat het kan dienen als een sjabloon om een nieuw project te starten in de toekomst. Vaak kunnen de korte termijn eisen die de moeite waard zijn om aan te nemen, worden benut voor iets groters in de toekomst.
Natuurlijk zijn eenmalige taken niet altijd slecht. Als de opkomende vraag bijvoorbeeld een technisch risico is dat je niet kunt negeren, moet je bereid en bereid zijn om je middelen te verplaatsen om het te accommoderen.
Wanneer je dit doet, moet je echter het probleem benaderen zoals je een continu verbeteringsproject zou benaderen. Je moet er een gestructureerd plan omheen bouwen en de effecten begrijpen en kwantificeren. Een projectmanagementtool zoals Easy Redmine kan waardevolle hulp bieden bij het schatten en plannen van projecten en bij het berekenen van de kritieke pad.
2. Rechtvaardig korte termijn eisen met data
Zodra je je korte termijn eisen hebt afgezet tegen je lange termijn visie, begin je te kijken naar de realiteit van het werk dat voor je ligt. Zorg ervoor dat wat je overweegt zinvol is volgens zowel objectieve als subjectieve gegevens.
Op dit moment is het belangrijk om opkomende emotionele eisen te scheiden van de rationele behoeften die van toepassing zijn op een breder publiek. Studies tonen aan dat veel te veel korte termijn eisen zich richten op ad-hoc emotionele reacties. Als je bijvoorbeeld een IT-ondersteuning op afstand bent, kan een klant contact met je opnemen om te klagen over een systeemdeficiëntie. Deze klacht kan ervoor zorgen dat je snel in responsmodus springt zonder voldoende na te denken over de impact van het probleem op je lange termijn projecten.
Om effectief te werken, moet je voldoende gegevens verzamelen over het korte termijn werk dat op je afkomt. Op deze manier kun je de belangrijkheid ervan nauwkeurig positioneren en dienovereenkomstig plannen.
3. Volg zowel korte termijn als lange termijn projecten nauwgezet
Korte termijn eisen kunnen snelle taken zijn, maar omdat ze voortdurend opduiken, kunnen ze snel je hele backlog van werk in beslag nemen. Het is cruciaal dat je een nauwlettend oog houdt op je backlogs om ervoor te zorgen dat je korte termijn, middellange termijn en lange termijn taken op koers blijven.
De juiste projectmanagement oplossing kan je helpen deze projecten effectief te volgen en hun vereisten te taggen, zodat je dashboards, Gantt, en rapporten eromheen kunt bouwen. Deze zichtbaarheid stelt je in staat om de balans effectief te behouden. Je kunt voorkomen dat je korte termijn eisen opoffert in naam van een prospect van een jaar, of dat je die toekomst in gevaar brengt door te proberen te veel korte termijn taken in je huidige schema te passen.
Als je deel uitmaakt van een team, kunnen dashboards en rapporten je helpen om leden op de hoogte te houden van nauwkeurige informatie. Dus in plaats van tijd te besteden aan Zoom-gesprekken over meningen, kun je praten in termen van analyses zoals kosten, opbrengsten en toekomstige impact.
De balans zit in jezelf
Wanneer je merkt dat je worstelt met het combineren van korte- en langetermijndoelen, haal dan diep adem en raadpleeg de bovenstaande stappen. Begrijp hoe de korte termijn vraag het grotere plaatje kan beïnvloeden en gebruik gegevens om het werk te beoordelen. Als de juiste beslissing is om aan de vraag te voldoen, gebruik dan een effectieve projectmanagementoplossing om je voortgang bij te houden en je plan aan te passen naarmate er nieuwe informatie beschikbaar komt.
Als je deze gestructureerde aanpak volgt, zul je niet alleen succesvol zijn in het vinden van een balans tussen korte- en langetermijndoelen, maar zul je ook in staat zijn om een proces te ontwikkelen dat werkt voor huidige en toekomstige projecten. Je kunt dan overschakelen van reageren en "brandjes blussen" naar het nemen van beslissingen die je niet van je visie af zullen brengen.
