Jak Seyfor przeszedł na jedno narzędzie do obsługi klienta i zarządzania projektem z entuzjazmem.
Wrzesień 2022
Zlín, Czech Republic
40
Express Apps & Incadea & OneCore
(no translation needed as it contains company names)Najszybciej rozwijający się dostawca rozwiązań IT w Europie, czeska firma Seyfor (dawniej Solitea), rozpoczęła korzystanie z Easy Redmine w swoich oddziałach Incadea i One Core, a także w Money ERP. Głównym wyzwaniem dla tych firm, które obsługują ponad 260 tysięcy klientów na całym świecie, było połączenie systemów zarządzania projektami i Help Desk w jednym systemie w ciągu 8 miesięcy oraz oszczędność na licencjach. W końcu cała firma, włącznie z CEO, aktywnie zaangażowała się w wdrożenie, co zaowocowało entuzjastycznym przyjęciem narzędzia i prawdziwą personalizacją.
Przed przejściem na Easy Redmine
Dla zarządzania projektem i pomocy technicznej, Seyfor divisions używało kombinacji wielu różnych narzędzi (takich jak Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI i system Help Desk OTRS). Codzienna praca dla pracowników była zbyt zatłoczona. Seyfor potrzebował jednego systemu, który łączyłby wszystkie nowoczesne funkcje zarządzania projektem i wsparcia.
Nasze zadanie i wyzwania
Oczekiwania do spełnienia:
- Jedno oprogramowanie dla wszystkich działań (zarządzanie projektem, Help Desk, finanse,...)
- Połączenie zadań i planowanie (szacowanie)
- Połączenie DevOps i zadań deweloperskich
- Śledzenie zadań
- Raportowanie
Oczekiwania biznesowe do spełnienia:
- Oszczędność kosztów związanych z korzystaniem z większej liczby licencji oprogramowania
- Klarowność dla pracowników, wszystkie procesy i narzędzia w jednym systemie
- Migracja 80 klientów ze starego systemu pomocy technicznej
- Migracja dużego projektu Business Lease z poprzedniego systemu do Easy Redmine
Wymagania:
- Zaawansowane raportowanie
- Narzędzia planowania
- Integracja DevOps
- Help Desk
Wdrażajmy!
Entuzjazm jest kluczem
Seyfor to firma IT, dostawca systemów księgowych, więc wykorzystali swoje zapał i umiejętności do konfiguracji Easy Redmine zgodnie z ich potrzebami. Kluczowym momentem było to, że znaleźliśmy wewnętrznego "ambasadora" Easy Redmine - Kierownika Pomocy Technicznej, CEO lub kierowników projektów, a to on stworzył niestandardowy projekt. W rezultacie, razem z naszą pomocą, stworzyli idealnie dopasowane oprogramowanie.
Lukáš Mezírka
We faced an interesting challenge in the form of Easy Redmine implementation, thanks to which we wanted to combine all our activities into one system. We did it all! On behalf of our entire implementation team, I would like to thank Mr. Petr Vávra, who was very helpful and facilitated the transition from the original systems to Easy Redmine. I really appreciate his responsiveness and ability to suggest different ways to address our processes. I hope that we and our suggestions have been a source of inspiration for improving the Easy Redmine. I think that throughout the implementation we have established a very important value, partnership for us, based on which we look forward to further cooperation with Easy Software.
Ustawienia
Seyfor postanowił dostroić wszystko: niestandardowy projekt, logowanie SSO (jeden z pierwszych klientów, którzy go używają) z integracją Microsoft Azure oraz wiele paneli śledzenia rentowności i monitorowania kosztów dla HelpDesku, wdrożeń lub wskaźnika sukcesu szacunków godzin projektowych.
Niektóre konfiguracje, takie jak niestandardowy projekt, zostały przygotowane przez aktywnego CEO, który cieszył się całym procesem. To nie jest standardowa sytuacja, ale pokazuje, że gdy firma zagłębia się w wdrożenie i adaptację narzędzia, każdy w firmie może się zaangażować.
Najważniejszą funkcją była HelpDesk, gdzie ustawiono indywidualne metryki SLA dla każdego klienta - ich własny portal dla zgłoszeń klientów (zamiast e-maili). Wcześniej klient korzystał z innego narzędzia, ale musiał przejść na jedno narzędzie. Ustawiliśmy SLA indywidualnie dla każdego klienta zgodnie z priorytetami zgłoszeń.
Ich codzienną pracą jest również porównywanie szacunków i rzeczywistości, tak jak w innych firmach IT pracujących w SCRUM. Rentowność jest kluczowa. Mają wiele paneli wyświetlających raporty finansowe dotyczące prac i wdrożeń wsparcia dla każdego klienta.
Szkolenie
Kluczowi interesariusze (tak jak CEO i menedżer wsparcia klienta) byli zaangażowani w proces wdrożenia, naprawdę zaangażowali się w przygotowanie i wdrożenie i zainspirowali resztę firmy.
Nawet w sytuacji, gdy wsparcie klienta korzystało z poprzedniego systemu Help Desk, który im odpowiadał, konieczne było pokazanie im wystarczających korzyści z unifikacji narzędzi.
A wyniki?
Wdrożenie Easy Redmine przyniosło:
- Możliwość konfiguracji raportów dostosowanych do potrzeb zarządzania
- Łatwe i szybkie wyszukiwanie w narzędziu
- Panele (w tym wykresy) dla ich klientów
- Unifikowane raportowanie czasu w jednym systemie
Najczęściej używane funkcje
Budżet dla pojedynczego projektu
Metryki SLA HelpDesku
WBS dla projektów
Raporty skonfigurowane
Who is Seyfor
The Czech fastest-growing IT solutions provider in Europe Seyfor (Solitea) brings ERP solutions, IT infrastructure projects, and customized systems, together with 34 programs and applications. In this holding, there are many companies and 1600 employees sharing experience, knowledge, and culture for more than 260 thousand clients worldwide.
The Seyfor included business units Express Apps (an application for loan companies based on Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (a highly flexible and easily customizable system designed specifically for the needs of vehicle dealers), or OneCore (specialized solution for Lease Management software for large financial services companies).
