Kontroller Redmine prosjektstyring bedre med arbeidsflyt

Arbeidsflyt lar deg konfigurere hvilke roller som har tillatelse til å endre bestemte oppgavestatus eller hvilke felt som skal vises under en bestemt sporingsenhet. Dette er spesielt nyttig innen programvareutvikling, men kan også brukes i mange andre sammenhenger. Arbeidsflyt i Easy Redmine har to grunnleggende funksjoner.

Redmine-statusoverganger

Her kan du velge en kombinasjon av en brukerrolle og en sporingsenhet (eller merke av for alle roller/sporingsenheter for å gjelde for alle mulige kombinasjoner) og deretter angi hvilke oppgavestatusendringer som er tillatt for denne rollen på denne sporingsenheten. Kolonnen på venstre side representerer nåværende status for oppgaven, og kolonnene til høyre representerer mulige statusendringer å velge mellom.

For eksempel kan en bruker konfigurere at ingen kan endre oppgavestatus til "Ferdig" med mindre den først er sjekket av en veileder eller CTO. For å oppnå dette, velg en kombinasjon av riktig sporingsenhet og brukerrolle (for eksempel "oppgave" sporingsenhet og "porteføljeforvalter" rolle) og fjern merket i den aktuelle boksen for å definere tillatelse til å endre status for den valgte kombinasjonen.

Redmine-felttillatelser

Velg igjen kombinasjonen av en rolle og sporingsenhet (eller velg alle). Kolonnen til venstre representerer standardfeltene og egendefinerte feltene du har opprettet. Til høyre kan du velge om feltet skal være tilgjengelig i standardmodus (tomme felt - ingenting er valgt), skrivebeskyttet modus eller påkrevd modus.

• Skrivebeskyttet - en bruker kan ikke endre dette feltet når oppgaven er satt i "skrivebeskyttet" modus. For eksempel kan du ikke endre en sporingsenhet med mindre oppgaven er klar for inspeksjon (status er satt til "til-sjekk")
• Påkrevd - feltet må fylles ut i denne modusen, ellers kan ikke oppgaven lagres

Man bør være forsiktig når man setter opp skrivebeskyttede eller påkrevde felt. Spesielt med tanke på å ikke hindre brukerne i å utføre faktisk arbeid. I et tidligere tilfelle hadde vi for eksempel en situasjon der kunden vår konfigurerte standardfeltene "Emne" og "beskrivelse" som skrivebeskyttede når status er "Ny", noe som også gjelder for opprettelse av en ny oppgave. Fordi brukerne ikke fikk lov til å redigere disse feltene, kunne de ikke opprette en ny oppgave fordi en oppgave ikke kan opprettes uten et emne.

Arbeidsflyt i Easy Redmine

Tips og triks for Redmine-arbeidsflyt

Når en status ikke er ment å brukes under noen sporingsenhet, må du sørge for å fjerne merket for de respektive avmerkingsboksene i et kryssmønster.

Brukstilfelle 1 - Sett opp en godkjenningskjede i Redmine

Dette er et eksempel på hvordan en godkjenningskjede fungerer. Hver rolle (for eksempel representant, leder, tekniker osv.) kan bare endre statusen til en oppgave på en bestemt måte som sikrer at prosessen er smidig og at det ikke oppstår interne konflikter. For eksempel kan bare representanten som er i direkte kontakt med kunden, endre statusen til "Ferdig" når hele prosessen er ferdig og når klienten er informert. Mens bare en leder kan godkjenne eller avslå spesifikke forespørsler initiert av klienten.

Klienten starter en ny forespørsel (oppgave), representanten svarer deretter til klienten at forespørselen er videresendt for videre godkjenning og merker den med statusen "Venter på godkjenning". Lederen har en liste over alle forespørslene (oppgavene) som er merket som "venter på godkjenning". Når han bestemmer om den respektive forespørselen skal godkjennes for videre handling(er), endrer han deretter statusen til forespørselen (oppgaven) til enten "Godkjent" eller "Avslått".

Teknikeren har en liste der alle "godkjente" forespørsler vises. Han jobber kontinuerlig med disse og når han er ferdig med en hvilken som helst, endrer han statusen til "Klar for sjekk og fakturering". På dette tidspunktet vises forespørselen (oppgaven) i representantens liste, som dobbeltsjekker teknikerens arbeid. Hvis alle kravene fra klienten er oppfylt, merker han oppgaven som "ferdig" og informerer klienten tilsvarende.

Brukstilfelle 2 - Få Redmine-brukere til å legge inn viktig data - påkrevd

Når du trenger å få visse data som er avgjørende for deg, kan du enkelt gjøre visse felt obligatoriske ved å sette et slikt felt til "Påkrevd" status. For eksempel, når du trenger fødselsdatoen til klienten din (f.eks. for å fastslå om klienten er myndig), kan du sette feltet "Fødselsdato" som "Påkrevd" slik at klienten ikke kan fortsette uten å fylle ut dette feltet først.

Arbeidsflyt i Easy Redmine

Brukstilfelle 3 - Forhindre uautoriserte Redmine-brukere fra å endre viktig data - skrivebeskyttet

Vær forsiktig, da emne og beskrivelse må være aktivert i en ny oppgave. Visse brukere har bare tillatelse til å utføre visse handlinger, og de kan ikke redigere eller fjerne viktig informasjon. Dette kan oppnås ved å aktivere "Skrivebeskyttet" modus.

For eksempel, hvis en kunde fyller ut sin fødselsdato, kan dette feltet settes til skrivebeskyttet modus for å forhindre utilsiktet tap av slike data. Alternativt kan bare en leder (eller en annen egnet person) få tillatelse til å endre/fjerne disse dataene mens andre ikke kan.

Brukstilfelle 4 - Deaktiver unødvendige oppgavestatus i Redmine

Statusen "kodegjennomgang" er viktig for IT-avdelingen, men ikke for andre avdelinger. IT-spesialister vil kunne bruke statusen "Kodegjennomgang", men brukere fra andre avdelinger vil ikke ha tilgang til den.