Hoe projecten te schatten in Redmine

Dit alles zegt veel over hoe belangrijk schatting is in projectmanagement. Tijdschatting is een belangrijk element van projectmanagement en ineffectief tijdsbeheer kan leiden tot onvermijdelijke vertragingen en kostenoverschrijdingen, wat iets is wat een projectmanager koste wat kost wil vermijden.

Schatting van kritieke variabelen zoals tijd kan een cruciale rol spelen bij het bepalen van het succes van een project en daarom mogen projectramingen nooit als vanzelfsprekend worden beschouwd.

Hoe zorg je voor effectieve schatting van projecten?

Hoewel tijdschatting misschien een gemakkelijke taak lijkt, is dat zeker niet het geval. Zoals het Project Management Institute (PMI) stelt: "Schatting is geen gebeurtenis, het is een proces!". Het schatten van een project op basis van oordeel en intuïtie is gedoemd te mislukken omdat het element van vooringenomenheid bij mensen meestal leidt tot overdreven optimistische en soms overdreven pessimistische schattingen.

Schat projecten met Redmine

Voortbouwend op wat PMI heeft gezegd, is het schatten van projecten een voortdurend proces dat regelmatige input en interventie van alle belanghebbenden vereist, om een project naar een tijdige voltooiing te leiden.

1. Activiteiten selecteren

Om te beginnen moet u activiteiten toevoegen/activeren waarvoor taken worden uitgevoerd en tijd wordt gelogd en projecten selecteren waarvan de activiteit deel uitmaakt. Dit kan worden gedaan door naar Administratie >> Categorieën >> Activiteiten (bestede tijd) te gaan. U kunt eenvoudig een al toegevoegde activiteit toevoegen of activeren en de vakjes aanvinken voor projecten waarvan deze activiteit deel uitmaakt.

2. Taak toevoegen of selecteren

Een taak, ook wel het schattingsobject genoemd, is waarvoor u tijd gaat meten voor een schatting. Het toevoegen of selecteren van een taak is vrij eenvoudig en vereist dat u naar Instellingen >> Activiteiten (bestede tijd) gaat. Hier kunt u een bestaande taak selecteren om tijd voor te loggen of een nieuwe toevoegen door op de knop 'Nieuwe taak' te klikken. Dit dashboard geeft u ook een extra optie om de selectie van activiteit in te schakelen bij het maken van een taak of tijdens het loggen van tijd.

3. Tijd loggen

Natuurlijk is het loggen van tijd de belangrijkste stap bij het meten en schatten van projecten, en Redmine biedt meerdere manieren om dit te doen.

Tijd rechtstreeks vanuit een taak loggen

Het taakdashboard stelt u in staat om meerdere taakfuncties uit te voeren, waaronder het loggen van tijd. Het bedieningspaneel toont meerdere opties en u kunt op de optie Tijd loggen op een taak klikken.

Tijd loggen vanuit de taaklijst

U kunt ook tijd loggen vanuit een taaklijst als u dat wilt en het proces om dit te doen is vrij eenvoudig. U hoeft alleen maar naar de taaklijst te navigeren. Zodra de taaklijst voor u staat, hoeft u alleen maar met de rechtermuisknop op de relevante taak te klikken waarvoor u tijd wilt loggen. Bij het klikken met de rechtermuisknop op de taak verschijnt er een menu waarin u meerdere opties kunt kiezen, waaronder de optie om tijd te loggen.

Tijd loggen met de knop Start werken

Nog een eenvoudige en interactieve manier om automatisch tijd voor een taak te loggen, is door de knop Start werken in het taakfunctiemenu te gebruiken. U hoeft alleen maar de betreffende taak te selecteren en er verschijnt een reeks opties.

Wanneer u wilt beginnen met het registreren van tijd, hoeft u alleen maar op de knop 'Start werken' in het paneel te klikken en de timer begint automatisch te lopen. U kunt ook de pauzeknop gebruiken om de timer tijdelijk te stoppen voordat u deze hervat of voltooit.

Zodra u op de knop 'Voltooien' drukt, stopt de timer en wordt de pagina voor het loggen van tijd automatisch ingevuld. Dit is waarschijnlijk de meest handige en praktische manier om tijd te loggen en schattingen te maken.

4. Weergeven en analyseren van gelogde tijd

U kunt geen projectramingen maken zonder de gelogde tijd voor verschillende taken en activiteiten te rapporteren en te analyseren. Bijgevolg biedt Redmine meerdere methoden om gelogde bestede tijd weer te geven en te categoriseren, in overeenstemming met uw vereisten en gemak.

Rapportage met behulp van persoonlijke verklaring

Het dashboard voor persoonlijke verklaring stelt u in staat om uw gelogde bestede tijd te groeperen op dagen, weken, maanden, jaren of zelfs een aangepaste tijdsperiode van uw keuze. Om dit te doen, moet u naar Meer >> Persoonlijke verklaring >> Details >> Opties gaan, waar u de optie 'Resultaten groeperen op' kunt vinden. Met deze optie kunt u een tijdsperiode van uw eigen keuze selecteren en de gelogde tijdvermeldingen dienovereenkomstig weergeven.

Rapportage met behulp van persoonlijke paginamodules

Redmine biedt ook de mogelijkheid om gerapporteerde bestede tijd te bekijken met behulp van een interactieve en grafische module en de Personal Page Modules Showcase. Deze functie maakt het mogelijk om uw bestede tijd in te zien als lijst of grafiek, waardoor het gemakkelijk te begrijpen en te interpreteren is. Ga hiervoor naar Pagina bewerkingsmodus >> Voeg een nieuwe module toe >> Configureer de tijdsperiode en uitvoerformaat.

Rapportage met behulp van kalenderweergave

U kunt ook gerapporteerde bestede tijd bekijken met behulp van een kalenderweergave, door naar Pagina bewerkingsmodus te gaan >> Voeg een nieuwe module toe (bestede tijd kalender) en configureer het tijdsbestek van de beschikbare opties.

Conclusie

Nu we het belang van het schatten van projecten hebben vastgesteld, is het belangrijk om te begrijpen dat effectieve tijdregistratie de belangrijkste voorwaarde is om bruikbare schattingen af te leiden en Redmine biedt een zeer handig en interactief platform, uitgerust met tal van functies en dashboards, om dit te doen.

Als een projectmanager ervoor kan zorgen dat er een effectief tijdregistratiemechanisme is, kan projectinschatting efficiënter worden uitgevoerd en de kans op tijd- en kostenoverschrijdingen drastisch worden verkleind.