Allt detta talar volymer om hur viktig uppskattning är inom projektledning. Tidsuppskattning är en viktig del av projektet och ineffektiv tidsplanering kan leda till oundvikliga förseningar och kostnadsöverskridanden, något som en projektledare vill undvika till varje pris.
Uppskattning av kritiska variabler som tid kan spela en avgörande roll för att bestämma omfattningen av ett projekts framgång och därför bör projektuppskattningar aldrig tas för givet.
Även om tidsuppskattning kan verka som en enkel uppgift vid första anblicken, är det verkligen inte det. Enligt Project Management Institute (PMI) är "Uppskattning inte en händelse, det är en process!". Att uppskatta ett projekt baserat på bedömning och intuition är dömt att misslyckas eftersom människors bias leder till mestadels överdrivet optimistiska och ibland överdrivet pessimistiska uppskattningar.
Byggandes på vad PMI sa, är uppskattning av projekt en pågående process som kräver regelbundna insatser och interventioner från alla intressenter, för att ett projekt ska kunna slutföras i tid.
1. Välja aktiviteter
För att börja måste du lägga till/aktivera aktiviteter för vilka uppgifter kommer att utföras och tid kommer att loggas, samt välja projekt som aktiviteten kommer att vara en del av. Detta kan göras genom att gå till Administration >> Kategorier >> Aktiviteter (spend tid). Du kan helt enkelt lägga till eller aktivera en redan tillagd aktivitet och markera rutorna för de projekt som denna aktivitet är en del av.
2. Lägg till eller välj uppgift
En uppgift, även känd som uppskattningsobjektet, är det du kommer att mäta tid för en uppskattning. Att lägga till en uppgift eller välja en är ganska enkelt och kräver att du går till Inställningar >> Aktiviteter (spend tid). Här kan du antingen välja en befintlig uppgift att logga tid för eller lägga till en ny genom att klicka på knappen "Ny uppgift". Den här panelen ger dig också möjlighet att antingen aktivera val av aktivitet vid skapande av en uppgift eller vid loggning av tid.
3. Logga tid
Självklart är att logga tid det viktigaste steget för att mäta och uppskatta projekt, och Redmine erbjuder flera sätt att göra det.
Logga tid direkt från en uppgift
Uppgiftspanelen gör det möjligt att utföra flera uppgiftsfunktioner, inklusive loggning av tid. Kontrollpanelen visar flera alternativ och du kan klicka på alternativet "Logga tid" på en uppgift.
Logga tid från uppgiftslistan
Du kan också logga tid från en uppgiftslista om du vill, och processen att göra det är ganska enkel. Allt du behöver göra är att navigera till uppgiftslistan. När uppgiftslistan är framför dig, behöver du bara högerklicka på den relevanta uppgiften som du vill logga tid för. När du högerklickar på uppgiften dyker en meny upp som ger dig flera alternativ att välja mellan, inklusive alternativet att logga tid.
Logga tid med hjälp av knappen "Börja arbeta"
Ett annat enkelt och interaktivt sätt att automatiskt logga tid för en uppgift är att använda knappen "Börja arbeta" i uppgiftsfunktionsmenyn. Du behöver bara välja den relevanta uppgiften och en rad alternativ kommer att visas.
När du vill börja logga tid behöver du bara klicka på knappen "Börja arbeta" i panelen och timern startar automatiskt. Du kan också använda pausknappen för att tillfälligt stoppa timern innan du fortsätter eller avslutar den.
När du trycker på knappen "Avsluta" stoppar timern och tidloggningssidan fylls i automatiskt. Detta är förmodligen det mest bekväma och praktiska sättet att logga tid och göra uppskattningar.
4. Visa och analysera loggad tid
Du kan inte göra projektuppskattningar utan att rapportera och analysera den loggade tiden för olika uppgifter och aktiviteter. Därför erbjuder Redmine flera metoder för att visa och kategorisera loggad spenderad tid, i enlighet med dina krav och bekvämlighet.
Rapportering med hjälp av personligt uttalande
Det personliga uttalandets panel gör det möjligt att gruppera den loggade spenderade tiden efter dagar, veckor, månader, år eller till och med en anpassad tidsram efter eget val. För att göra det måste du gå till Mer >> Personligt uttalande >> Detaljer >> Alternativ, där du kan hitta alternativet "Gruppera resultat efter". Detta alternativ gör att du kan välja en tidsram efter eget val och visa loggade tidsinlägg därefter.
Rapportering med personliga sidomoduler
Redmine tillåter också att du rapporterar spenderad tid med hjälp av en interaktiv och grafisk modul och med hjälp av Visning av personliga sidomoduler. Denna funktion gör det möjligt att visa eller rapportera dina inloggade tidsregistreringar som en lista eller diagram, vilket gör det lätt att förstå och tolka. För att göra detta, navigera till Sidredigeringsläge >> Lägg till en ny modul >> Konfigurera tidsperiod och utdataformat.
Rapportering med kalendervy
Du kan också rapportera inloggad tid med hjälp av en kalendervy genom att gå till Sidredigeringsläge >> Lägg till en ny modul (tidrapportkalender) och konfigurera tidsramen från de tillgängliga alternativen.
Slutsats
Nu när vi har fastställt vikten av att uppskatta projekt är det viktigt att förstå att effektiv tidsregistrering är den viktigaste förutsättningen för att få fram handlingsbara uppskattningar och Redmine erbjuder en mycket bekväm och interaktiv plattform, utrustad med många funktioner och instrumentpaneler, för att göra detta.
Om en projektledare kan se till att en effektiv tidsregistreringsmekanism är på plats kan projektuppskattningen bli mer effektiv och risken för tids- och kostnadsöverskridanden minskar drastiskt.
