Які Помилки Варто Уникати При Плануванні Бюджету Проекту

Бюджет проекту організовує всі оцінки витрат за категоріями та подальше об'єднання в один документ, який є дуже корисним на кількох етапах проекту. Бюджет проекту є одним з найважливіших елементів будь-якого бюджету, і з правом. Цей документ сам по собі використовується як основа для прийняття кількох рішень і може відігравати важливу роль у визначенні успіху проекту. Він також служить механізмом контролю, який використовується для вимірювання прогресу та витрат на регулярних інтервалах для аналізу продуктивності проекту.

Бюджет проекту використовує кілька джерел інформації, включаючи розбиття робіт на етапи, історичну інформацію, початковий бюджет, необхідні ресурси, оцінки тривалості діяльності та очікувані відхилення.

 

Як підготувати успішний бюджет проекту?

Оскільки роль бюджету проекту є дуже важливою, важливо, щоб ваш бюджет проекту був реалістичним і якомога близьким до реальності. Є кілька способів, які допоможуть вам підготувати успішний бюджет проекту.

 

1. Визначте відповідну техніку

Перед тим, як розпочати підготовку, вам потрібно визначити відповідну техніку для вашого бюджету проекту. Залежно від аналізу типу, характеру та цілей вашого проекту, ви можете вибрати аналогову оцінку, оцінку зверху вниз та / або параметричну оцінку. Хоча одна з цих технік може працювати краще для певного проекту, та ж техніка може не підійти для іншого проекту, який відрізняється за своєю природою. Відповідно, техніка, яку ви виберете для свого бюджету проекту, повинна добре відповідати вашому проекту.

 

2. Розробіть та визначте KPI

Бюджет проекту є таким же хорошим, як його ключові показники продуктивності (KPI). Чітко визначені KPI полегшать вам моніторинг та вимірювання елементів вашого бюджету проекту. Ви можете звернутися до експертів у вашому проекті та розробити відповідні KPI.

 

3. Використовуйте історичні дані та прецеденти

Початок з використанням та використанням раніше зробленого бюджету та аналізу було б чудовою ідеєю. Ви можете не тільки знайти натхнення в техніках, аналізі та інформації, які використовувалися в попередніх даних, але також дізнатися, що не робити та які помилки уникати для бюджету проекту, над яким ви працюєте.

 

4. Не залишайте жодних деталей

Щоб бюджет був більш реалістичним та точним, ключовим є включення всіх відповідних деталей та даних. Ви повинні намагатися переконатися, що ви не пропустили жодних потенційних витрат та включили навіть найменші витрати, оскільки вони можуть виявитися достатньо важливими, щоб вплинути на весь бюджет у майбутньому. Конвенційно, включення більшої кількості даних / інформації в бюджет робить його більш точним. Проте також важливо не перебірати та не включати кожну непотрібну інформацію, просто для того, щоб вона була. Через обмеження ресурсів та часу, вам потрібно мати сильний судження, щоб вирішити, що включати, а що ні.

 

5. Перегляд та повторний огляд

Незважаючи на те, наскільки точним може бути ваш бюджет проекту, він все ще є прогнозом, який має тенденцію відхилятися. Навіть якщо ви намагаєтеся врахувати всі можливі фактори, ваш бюджет проекту може зіткнутися з неминучими та непередбачуваними факторами, які можуть суттєво вплинути на ваш бюджет проекту. Відповідно, перегляд та повторний огляд вашого бюджету на частій основі є важливим, і якщо ви виявите розбіжності, їх потрібно повідомити відповідному зацікавленому стороні, щоб розпочати процес узгодження.

 

Помилки, яких потрібно уникати при плануванні бюджету проекту

Ось речі, яких вам потрібно уникати при плануванні та підготовці бюджету про

3. Недооцінка витрат

Хоча оптимізм - це хороша річ, він може змусити вас недооцінювати витрати та подавати нереалістичні оцінки. Під час підготовки бюджету проекту ви можете знайтися в ситуації, коли захочете недооцінити витрати, щоб знизити оцінки та допомогти вашому бюджету проекту дотримуватися певних обмежень. Хоча ви можете вийти з цього у короткостроковій перспективі, це обов'язково повернеться до вас, оскільки якщо ваші оцінки бюджету недооцінені та неточні, ви знайдете себе в біді, намагаючись отримати додаткові кошти на пізніших етапах проекту, щоб заповнити прогалини, які ви спочатку не врахували.

 

4. Переоцінка доступності

Ще одна річ, яка може випадково вийти з вашої уваги під час планування бюджету проекту, - це те, що вам доведеться враховувати недоступність членів команди, які працюють над проектом. Ідеальною ситуацією було б оцінити, що вся команда буде доступна на 100% необхідного часу, і ви зробите оцінку бюджету відповідно. Хоча 100% доступність звучить привабливо, на практиці це не є практично можливим, і ви повинні враховувати як очікувану, так і непередбачувану недоступність членів команди та включати цей фактор у свій бюджет проекту.

 

5. Забувши врахувати податки

Хоча це може здатися незнач