Jak oprogramowanie Growth Made Easy stworzyło narzędzie zarządzania zasobami Agile na najwyższym poziomie.

Dlaczego potrzebowaliśmy narzędzia?

Przed wprowadzeniem Agile Resource Management, nie korzystaliśmy z żadnego narzędzia do zarządzania zasobami. Dlaczego? Dla nas, tradycyjny system zarządzania zasobami był zbyt szczegółowy, ponieważ działał z godzinami jako jednostką miary i był przeznaczony do szczegółowego zarządzania zasobami ludzkimi.

W związku z tym, w naszej firmie, każdy zespół zarządzał swoim obciążeniem indywidualnie. To działało, gdy było nas 50 lub 60, ale potem zaczęliśmy rosnąć. Liczba członków zespołów wzrosła, liczba zewnętrznych członków rosła każdego dnia, a my zdał sobie sprawę, że desperacko potrzebujemy narzędzia. To był nasz CEO, Filip Morávek, który zidentyfikował tę wewnętrzną potrzebę i wpadł na pomysł narzędzia Agile Resource Management.

Oczekiwania były wysokie

Podczas tworzenia narzędzia Agile Resource Management, Filip, nasz CEO, pełnił rolę Klienta, ściśle współpracując z zespołem deweloperskim i naszym właścicielem produktu, Janem Pavera. Wiedzieliśmy dokładnie, czego chcemy dla tego narzędzia:

• Zarządzanie zasobami na poziomie globalnym
• Wyraźny przegląd alokacji zasobów w projektach
• Jedna tablica dla wszystkich projektów związanych z rozwojem produktu i jego wydaniem
• Przeznaczone głównie dla PM i liderów zespołów, którzy przypisują określone zadania członkom zespołu
• Widok członka zespołu
• Oferowanie planowania mapy drogowej i portfelowego dla PM, PPM i PMO
• Możliwość zobaczenia, że pracujemy nad różnymi projektami jednocześnie (w porównaniu do RM, gdzie można zobaczyć tylko, nad jakimi zadaniami pracują)

Gotowi spełnić wymagania

Aby stworzyć skuteczne narzędzie nie tylko dla wewnętrznych zespołów Easy Software, ale także dla innych firm, musieliśmy spełnić kluczowe wymagania:

• Łatwe i wizualne
• Bez barier lub wymagające uprawnień
• Skupienie na zakresie i czasie - masz zdefiniowany czas i zakres, i musisz zrobić wszystko, co w twojej mocy, w ramach określonego czasu
• Możliwość dodawania ludzi do projektu na podstawie umiejętności
• Możliwość dodawania ludzi do zespołu lub projektu na podstawie poziomu stażu
• Jednostka zasobów nie tylko jako osoba, ale także jako zespół, widok zespołu pokazujący, kto jest włączony
• Alokowanie projektu do zespołu
• Wypożyczanie osoby z mojego zespołu do innego projektu, wizualizacja, gdy jedna osoba pracuje jednocześnie nad dwoma projektami
• Priorytetyzacja na poziomach PMO, PM i PPM
• Pokazanie urlopu i dni chorobowych związanych z naszym wtyczką obecności
• Wizualizacja sprintu

Zrobiliśmy to, używamy go, a ty też możesz!

Stworzyliśmy wszechstronne narzędzie do zarządzania zasobami. Używamy go codziennie, a teraz jesteśmy gotowi pokazać ci, jak najlepiej pomóc twojej firmie. Obejrzyj nagranie webinaru i zdobądź wszystkie najlepsze wskazówki i sztuczki do codziennego użytku!

Obejrzyj webinar

Jan Pavera, właściciel produktu

Implementacja, oto i my

1. Przygotowanie

Ta studia przypadku różni się od tych, które znasz, ponieważ nie dotyczyła tylko implementacji, ale także rozwoju nowych funkcji. Jeśli pochodzisz z firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania, nie musimy ci mówić, jakie to może być wyzwanie.

Jeśli chodzi o testowanie, klienci zwykle testują nową funkcję lub nowe wersje na aplikacji testowej, która działa równolegle do ich regularnej aplikacji. Cóż, jesteśmy trochę inni. I tak, gdy mieliśmy gotową wersję beta, wdrożyliśmy ją od razu do naszego wewnętrznego Easy Redmine, znanego jako "Esko". To stało się w maju 2022 roku, gdy nasz PMO i PM zaczęli go używać do codziennej pracy. Testowanie się zaczęło!

2. Ustawienia

W pierwszym kroku zdefiniowano szczegółową strukturę projektów wraz z wszystkimi rodzajami filtrów, widoków i metryk. Ważne było również zdefiniowanie różnych typów zespołów, co zostało wykonane poprzez Administrację > Kategorie.

Jednym z naszych potrzeb było tworzenie zespołów na podstawie umiejętności i stażu członków zespołu. Dlatego najpierw zdefiniowaliśmy umiejętności w Administracji > Kategorie, gdzie zdefiniowaliśmy również poziomy stażu, oba wyświetlane jako umiejętności w profilu użytkownika. Dzięki temu mogliśmy szybko tworzyć zespoły z ludźmi o różnych umiejętnościach i poziomach stażu.

Pierwszy raz zrobiliśmy to dla naszego zespołu scrum, "Zielonego zespołu". Gdy byliśmy zadowoleni z wdrożenia, ustawień i funkcjonalności, wprowadziliśmy to również do innych zespołów scrum. Obecnie cztery zespoły scrum, a także nasz właściciel produktu i PMO, aktywnie korzystają z Agile Resource Management na co dzień. Nasz zespół marketingowy dołączył do nas i skutecznie korzysta z naszego narzędzia do planowania projektów.

A wyniki?

Wdrożenie Agile Resource Management przyniosło nam:

• Globalny przegląd alokacji zasobów
• Czysty przegląd konfliktów i kolizji alokacji
• Możliwość tworzenia zespołów na podstawie umiejętności i stażu
• Możliwość szybkiej reakcji na brak zasobów z powodu urlopów

Nasze ulubione funkcje Agile Resource Management

1. Zarządzanie umiejętnościami – alokacja członków zespołu do projektu na podstawie umiejętności i stażu
2. Tworzenie zespołów – członkowie zespołu mogą być połączeni w jeden zespół, w którym łączą się różne umiejętności i staż
3. Alokacja projektów do zespołów – przypisanie zespołów do projektów
4. Przegląd konfliktów i pracy równoległej – każdy łatwo widzi konflikty i kolizje
5. Wydarzenia – zawsze zobaczysz najważniejsze wydarzenia, globalne dla wszystkich portfeli lub na projekt