Het maken van een hoogwaardige projectplanning met Easy Redmine.
Een succesvol project begint altijd met een effectief plan. Een van de componenten die als eerste in dit plan moet komen, is het schema. Als projectmanager ben je misschien geneigd om snel aan het werk te gaan en het schema gaandeweg uit te werken.
Deze aanpak kan je gevaarlijk blootstellen en na verloop van tijd heb je weinig tot geen manier om te weten of je project op tijd is of vertraagd. Je schema hangt af van de aard van je project. Het kan variëren van een eenvoudige chronologie van taken tot een ingewikkeld web van onderling verbonden activiteiten.
Ongeacht je project, kun je een betrouwbaar schema ontwikkelen door je te houden aan verschillende concrete stappen en de juiste tools te gebruiken. Met Easy Redmine kun je je projecten online plannen, takenlijsten maken en resources beheren, allemaal vanaf één platform.
Hieronder vind je onze stapsgewijze handleiding voor het maken van een effectief projectschema met Easy Redmine.
1. Breek je projecten op in belangrijke taken
De eerste fase bij het uitvoeren van elk project is uitvinden wat je moet doen. Het klinkt voor de hand liggend, maar het is niet verrassend dat dit is waar de meeste mensen sommige van de cruciale dingen vergeten. Zodra het projectschema is gemaakt, herinneren ze zich zelden om terug te gaan en weggelaten activiteiten toe te voegen.
De beste manier om een uitgebreide takenlijst te maken, is om je hele team erbij te betrekken. Begin met alles wat je weet dat in het schema moet worden opgenomen en laat de rest van je team eraan toevoegen. Hun specialistische kennis zorgt ervoor dat elk element van je project is gepland.
Toegegeven, samenwerking heeft een enorme klap gekregen van de aanhoudende Coronavirus pandemie. Niettemin zijn een paar korte virtuele vergaderingen alles wat nodig is om je schema met je team te bespreken.
Bij het opdelen van je project in individuele taken, moet je ervoor zorgen dat je het overzicht en het doel niet uit het oog verliest. Easy Redmine kan je helpen bij het maken van dynamische checklists en de kans op het missen van een stap elimineren. Je kunt ook alle nieuwe wijzigingen opslaan om je team een duidelijk beeld te geven van wat er in en uit je schema gaat.
2. Organiseer de taken
Zodra je de noodzakelijke taken hebt gekozen, is de volgende stap het vaststellen van een volgorde voor deze activiteiten. Je kunt immers niet alles tegelijkertijd plannen, tenzij je belachelijke hoeveelheden middelen hebt.
Gantt-diagrammen bestaan al een tijdje en hun effectiviteit bij taakorganisatie is ongeëvenaard. Gantts stellen een projectschema visueel voor, waarbij je niet alleen de taken, maar ook de links tussen hen ziet.
De Easy Redmine Gantt-grafiek zal de verbindingen voor je tekenen, waardoor je meer zichtbaarheid krijgt op afhankelijkheden, vooral die met betrekking tot externe teams.
3. Stel mijlpalen in
Projectmijlpalen zijn specifieke punten in de levenscyclus van een project die de voltooiing van een belangrijke taak op het schema markeren. Dit punt kan het einde van een ontwikkelingsfase zijn, het begin van een productieproces of de opening van een nieuwe fabriek.
Mijlpalen moeten op passende plaatsen worden geplaatst. Ze moeten ook worden gekoppeld aan de relevante taken. Even belangrijk is dat je wilt dat ze regelmatig op je schema verschijnen, zodat je kunt beoordelen of je nog steeds op schema ligt om je taak te voltooien.
4. Stel de tijdschaal in
Zodra je je taken hebt gekozen en georganiseerd en mijlpalen hebt vastgesteld, is de volgende stap om wat data toe te voegen.
Met de Easy Redmine Scheduler-tool kun je naadloos je project plannen met een drag-and-drop-kalender die laat zien wat vandaag kan beginnen en wat later zal starten. Je kunt ook de duur op elk moment handmatig wijzigen, zodat elke taak de juiste periode duurt.
5. Wijs resources toe
Je schema is op dit moment compleet. Om het effectief te laten werken, moet je echter nadenken over de middelen die je nodig hebt om de geplande taken zoals verwacht uit te voeren. Anders loop je het risico sommige van hen te overspannen of onder te gebruiken.
Ga door je takenlijst en wijs resources toe op basis van beschikbaarheid en competentie. Easy Redmine biedt je de Resource Management-oplossing die je nodig hebt om taken op de juiste manier toe te wijzen en binnen de opgegeven tijd bij te houden. Je kunt zelfs de Resource Dashboard gebruiken voor een visueel overzicht van de niveaus van resourcegebruik.
6. Beoordelen
De bovenstaande stappen zijn ongetwijfeld bemoedigend. Je kunt echter niet het perfecte schema op de eerste poging maken. Je schema zal veranderen naarmate je project evolueert, vooral als je de reikwijdte van je project wijzigt.
Heb daarom minstens één formele beoordeling per maand. Zorg ervoor dat je belanghebbenden op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen in het schema, zodat ze hun verwachtingen dienovereenkomstig kunnen aanpassen.
Maak vandaag nog je schema met Easy Redmine
Een projectmanagement-schema is een kritiek document voor de projecteigenaar en het team. Het geeft de belangrijkste activiteiten weer, evenals hoe en wanneer ze moeten worden uitgevoerd.
We hopen dat de bovenstaande stappen je hebben geholpen bij het opbouwen van een solide schema voor je volgende project. Meld je vandaag nog aan bij Easy Redmine en transformeer je projectmanagementervaring.
