Как Growth Made Easy Software създава инструмент за управление на ресурсите на Agile на високо ниво.

Why we needed a tool?

Before Agile Resource Management, we did not use any tool for resource management. Why? For us, the traditional Resource Management system was too detailed as it works with hours as a measuring unit, and it is meant for detailed management of human resources.

Therefore, in our company, each team managed its workload individually. That worked when there were 50 or 60 of us, but then we started growing. Team numbers of team members increased, the number of external members grew every day, and we realized we were in desperate need of a tool. It was our CEO, Filip Morávek, who identified this internal need and came up with the idea of an Agile Resource Management tool.

The expectations were high

Through the development of the Agile Resource Management tool, Filip, our CEO, was in the role of the Client working tightly with the development team and our Product Owner, Jan Pavera. We knew exactly what we wanted for this tool:

• Resource Management at a Global level
• A crystal clear overview of resource allocation on projects
• One single board for all projects related to product development and product release
• To be used mainly by PMs and team leaders who assign specific tasks to team members
• Team member view
• To offer Road map and Portfolio planning for PMs, PPMs, and PMO
• To be able to see we are working on different projects at the same time (in comparison to RM where you can only see what tasks they are working on)

Ready to meet requirements

In order to create a successful tool not just for internal Easy Software teams, but for any other company, we needed to meet crucial requirements:

• Easy and visual
• Without barriers or requiring permissions
• Focus on scope and time – you have time and scope defined, and you need to do the best you can within the time frame
• Ability to add people to a project based on skills
• Ability to add people to a team or to a project based on seniority level
• Resources unit not only as an individual but also as a team, a Team view showing who is included
• Allocating a project to a team
• Borrowing a person from my team to another project, visualize when one person is working on two projects simultaneously
• Prioritization on PMO, PM, and PPM levels
• Show vacation and sick days connected to our attendance plugin
• Sprint visualization

We did it, we use it, and so can you!

We created a versatile tool for resource management. We use it every day, and now we are ready to show you how it can best help your business. Watch the webinar recording and get all the best tips and tricks for day-to-day use!

Watch the webinar

Jan Pavera, Product Owner

Implementation, here we come

1. Preparation

This case study is different from the usual ones you may know as it was not just about implementation, but also about new feature development. If you come from a software development company, we don't have to tell you how challenging this can be.

When it comes to testing, clients usually tend to test a new feature or new versions on a testing application that runs in parallel to their regular application. Well, we are a bit different. And so, once we had a beta version ready, we deployed it to our internal Easy Redmine, known as “Esko”, right away. This happened in May 2022, when our PMO and PMs started using it for daily work. The testing was on!

2. Настройки

В първата стъпка беше дефинирана подробна структура на проектите, заедно с всички видове филтри, изгледи и метрики. Освен това беше от съществено значение да дефинираме различни видове екипи, което се прави чрез Администрация > Категории.

Една от нашите нужди беше да създадем екипи на базата на уменията и стажа на членовете на екипа. Затова първо дефинирахме уменията в Администрация > Категории, където също така дефинирахме нива на стаж, които се показват като умения в профила на потребителя. Благодарение на това можехме бързо да създаваме екипи с хора с различни умения и нива на стаж.

Това беше първоначално направено за нашия Scrum екип, "Зеленият екип". След като бяхме доволни от внедряването, настройките и функционалността, то беше въведено и за други Scrum екипи. В момента четири Scrum екипа, както и нашият Product Owner и PMO, активно използват Agile Resource Management всеки ден. Нашето маркетингово отделение също се присъедини към нас и ефективно използва нашия инструмент за планиране на проекти.

И резултатите?

Внедряването на Agile Resource Management ни донесе:

• Глобален преглед на разпределението на ресурсите
• Ясен преглед на конфликтите и сблъсъците при разпределението
• Възможност за създаване на екипи на базата на уменията и стажа на членовете на екипа
• Възможност за бърза реакция при липса на ресурси поради отпуски

Нашите любими функции на Agile Resource Management

1. Управление на уменията - разпределение на членовете на екипа към проект на базата на уменията и стажа им
2. Създаване на екипи - членовете на екипа могат да бъдат обединени в един екип, където се комбинират различни умения и стаж
3. Разпределение на проекти към екипи - назначаване на екипи към проекти
4. Преглед на конфликти и паралелна работа - всеки лесно вижда конфликтите и сблъсъците
5. Събития - винаги ще виждате най-важните събития, глобални за всички портфолиа или за всеки проект