Работа умно: Как да намерите правилния баланс между краткосрочните изисквания и дългосрочните проекти

Кажете, че управлявате своя бизнес и клиентите идват при вас, но искате да изследвате неизползвани възможности. Или може би компанията ви иска да намали оперативните разходи в отговор на Covid-19, без да отменя проекти, които могат потенциално да доведат до дългосрочен растеж. Как да управлявате задачите, които трябва да изпълните в момента, с важните цели, които трябва да постигнете в бъдеще?

Е, повечето платнени кораби идват с резервен дизелов двигател, за да ги задържат по време на безветрие. Подобно на това, вие трябва да развиете своите методи за оцеляване на изискванията и да поддържате всичко в правилната посока.

Късметът е, че съществуват ефективни подходи за постигане на тази баланс. Следващите стъпки могат да бъдат особено полезни за управление на краткосрочни желания и нужди, без да губите от погледа си дългосрочната си визия.

1. Свързване на краткосрочното с дългосрочното

Най-важните въпроси, които трябва да си зададете, когато разглеждате дали да изпълните ново краткосрочно изискване, са свързани с това как то се свързва с вашата визия и стратегия. Движи ли ви към вашата предвидена бъдеща цел? Има ли аспекти на това изискване, които заплашват възможността ви да постигнете вашата визия? Можете ли да използвате някои от елементите на този краткосрочен проект в бъдеще?

Ако се замислите над тези въпроси, ще можете да разберете дали краткосрочната задача е "еднократен" проект или може да послужи като шаблон за инициализиране на нов проект в бъдеще. По-често от това, краткосрочните изисквания, които си заслужават да бъдат приети, могат да бъдат използвани за нещо по-голямо в бъдеще.

Разбира се, еднократните задачи не са винаги лоши. Например, ако изникващото изискване е технически риск, който не можете да игнорирате, трябва да бъдете готови и готови да пренасочите ресурсите си, за да го приемете.

Когато го направите, обаче, трябва да се подходите към проблема точно както към проект за непрекъснато подобрение. Трябва да изградите структуриран план около него и да разберете и количествено да оцените неговите ефекти. Инструмент за управление на проекти като Easy Redmine може да предостави ценна помощ в оценяването и планирането на проекти и в изчисляването на критичния път.

2. Обосноваване на краткосрочните изисквания с данни

След като сте проверили краткосрочните си изисквания спрямо дългосрочната си визия, започнете да разглеждате реалността на работата, която ви предстои. Вижте дали това, което разглеждате, има смисъл според обективни и субективни данни.

На този етап е важно да разделяте възникващите емоционални изисквания от рационалните нужди, които са приложими за по-широката аудитория. Изследвания показват, че твърде много краткосрочни изисквания се фокусират върху адхок емоционални реакции. Ако сте ИТ поддръжка, работеща отдалечено, например, клиент може да се свърже с вас, за да се оплаче от недостатъци в системата. Тази оплакване може да ви накара бързо да преминете в режим на отговор, без да мислите достатъчно за въздействието на проблема върху вашите дългосрочни проекти.

За да работите ефективно, трябва да съберете достатъчно данни за краткосрочната работа, която ви се хвърля. Така можете точно да позиционирате нейната важност и да я планирате съответно.

3. Добре следете как краткосрочни и дългосрочни проекти се изпълняват

Краткосрочните изисквания може да бъдат бързи задачи, но защото те се появяват постоянно, те могат бързо да заемат целия ви списък с работа. Важно е да следите внимателно списъците си, за да гарантирате, че вашите краткосрочни, средносрочни и дългосрочни задачи са на пътя си.

Правилното решение за управление на проекти може да ви помогне да проследите тези проекти ефективно и да им прикачите изискванията, така че да можете да изградите табла, Гант и доклади около тях. Тази видимост ви п

Балансът е в теб

Винаги, когато се бориш с конкуриращи се краткосрочни и дългосрочни приоритети, вдъхни дълбоко и се спря на стъпките по-горе. Разбери как краткосрочното търсене може да повлияе върху по-голямата картина и използвай данни, за да оцениш работата, която е необходима. Ако правилното решение е да поемеш търсенето, използвай ефективно решение за управление на проекти, за да проследиш напредъка си и да коригираш плана си, когато имаш нова информация.

Ако използваш този структуриран подход, не само ще успееш да установиш баланс между краткосрочните и дългосрочните изисквания, но също така ще можеш да изградиш процес, който работи за текущи и бъдещи проекти. Така ще можеш да преминеш от реактивност и "гасене на пожари" към вземане на решения, които няма да те отклонят от твоето виждане.