Pracuj mądrze: Jak znaleźć właściwą równowagę między krótkoterminowymi wymaganiami a projektami długoterminowymi.

Powiedzmy, że prowadzisz swoją własną firmę i klienci się do Ciebie zgłaszają, ale jednocześnie chcesz odkryć niewykorzystane możliwości. Albo może Twoja firma chce zmniejszyć koszty operacyjne w odpowiedzi na Covid-19, nie rezygnując z projektów, które potencjalnie mogą przynieść długoterminowy wzrost. Jak zarządzać zadaniami, które musisz wykonać teraz, i jednocześnie osiągnąć kluczowe cele w przyszłości?

Cóż, większość żaglówek jest wyposażona w zapasowy silnik diesla, aby utrzymać je w ruchu podczas bezwietrznej pogody. Podobnie musisz opracować swoje metody przetrwania wobec wymagających zadań i utrzymać wszystko w odpowiednim kierunku.

Szczęśliwie istnieją skuteczne podejścia do osiągnięcia tej równowagi. Poniższe kroki mogą być szczególnie korzystne dla zarządzania krótkoterminowymi potrzebami i wymaganiami bez utraty z oczu długoterminowej wizji.

1. Połącz krótkoterminowe cele z długoterminowymi

Zdecydowanie najważniejsze pytania, jakie musisz sobie zadać, gdy rozważasz, czy spełnić nowe krótkoterminowe wymaganie, dotyczą tego, jak łączy się ono z Twoją wizją i strategią. Czy to wymaganie przesuwa Cię w kierunku przyszłości, którą sobie wyobrażasz? Czy istnieją elementy tego wymagania, które zagrażają Twojej zdolności do osiągnięcia Twojej wizji? Czy możesz wykorzystać niektóre elementy tego krótkoterminowego projektu w przyszłości?

Zastanowienie się nad tymi pytaniami pozwoli Ci zrozumieć, czy krótkoterminowe zadanie jest projektem "jednorazowym" czy może służyć jako szablon do inicjowania nowego projektu w przyszłości. Zazwyczaj krótkoterminowe wymagania, które warto podjąć, można wykorzystać do czegoś większego w przyszłości.

Oczywiście zadania jednorazowe nie są zawsze złe. Na przykład, jeśli pojawia się nagłe wymaganie techniczne, którego nie można zignorować, musisz być gotowy i skłonny do przeniesienia swoich zasobów, aby je zrealizować.

Jednak gdy to robisz, musisz podejść do problemu tak, jak do projektu ciągłego doskonalenia. Musisz zaprojektować strukturalny plan wokół niego i zrozumieć i oszacować jego skutki. Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Easy Redmine, może zapewnić cenną pomoc w szacowaniu i harmonogramowaniu projektów oraz w obliczaniu ścieżki krytycznej.

2. Uzasadnij krótkoterminowe wymagania danymi

Po przetestowaniu swoich krótkoterminowych wymagań na podstawie długoterminowej wizji, zacznij przyglądać się rzeczywistości pracy przed Tobą. Upewnij się, że to, co rozważasz, ma sens zarówno według danych obiektywnych, jak i subiektywnych.

W tym etapie ważne jest oddzielenie pojawiających się emocjonalnych wymagań od racjonalnych potrzeb, które dotyczą szerszej publiczności. Badania pokazują, że zbyt wiele krótkoterminowych wymagań skupia się na ad hoc emocjonalnych odpowiedziach. Jeśli na przykład pracujesz zdalnie jako wsparcie IT, klient może skontaktować się z Tobą, aby skarżyć się na niedoskonałości systemu. Ta skarga może skłonić Cię do szybkiego przejścia w tryb reakcji, nie dając wystarczająco dużo czasu na przemyślenie wpływu problemu na Twoje długoterminowe projekty.

Aby efektywnie pracować, musisz zbierać wystarczającą ilość danych na temat krótkoterminowej pracy, która jest przed Tobą. W ten sposób możesz dokładnie określić jej znaczenie i zaplanować ją odpowiednio.

3. Dokładnie śledź zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe projekty

Krótkoterminowe wymagania mogą być szybkimi zadaniami, ale ponieważ pojawiają się cały czas, mogą szybko zająć cały Twój backlog pracy. Ważne jest, aby dokładnie śledzić swoje backlogi, aby zapewnić, że Twoje krótkoterminowe, średnioterminowe i długoterminowe zadania pozostają na właściwej ścieżce.

Odpowiednie rozwiązanie do zarządzania projektami może pomóc Ci w skutecznym śledzeniu tych projektów i oznaczaniu ich wymagań, dzięki czemu możesz budować dashboards, Gantt, i raportów wokół nich. Dzięki temu widoczność pozwala na skuteczne utrzymanie równowagi. Możesz uniknąć poświęcania krótkoterminowych wymagań w imię perspektywy rocznej przyszłości lub narażania przyszłości przez próbę wpasowania zbyt wielu krótkoterminowych zadań w bieżący harmonogram.

Jeśli jesteś częścią zespołu, dashboards i raporty mogą pomóc Ci w utrzymaniu członków zespołu na bieżąco z dokładnymi informacjami. Zamiast więc spędzać czas na rozmowach w Zoomie, dyskutując opinię, możesz rozmawiać w kategoriach analiz, takich jak koszty, zwroty i przyszłe wpływy.

Saldo jest w Tobie

Kiedy znajdziesz się w sytuacji, gdzie musisz rywalizować z krótko- i długoterminowymi priorytetami, weź głęboki oddech i odwołaj się do powyższych kroków. Zrozum, jak krótkoterminowe wymagania mogą wpłynąć na większy obraz i użyj danych do oceny pracy. Jeśli właściwą decyzją jest podjęcie wymagań, użyj skutecznego rozwiązania zarządzania projektem, aby śledzić postępy i dostosować swój plan w miarę pojawiania się nowych informacji.

Jeśli podejdziesz do tego strukturalnie, nie tylko osiągniesz sukces w ustanowieniu równowagi między krótko- i długoterminowymi wymaganiami, ale także będziesz w stanie zbudować proces, który będzie działał dla obecnych i przyszłych projektów. Możesz więc przejść od reagowania i "gaszenia pożarów" do podejmowania decyzji, które nie odchylą Cię od Twojej wizji.