Hoe WordPress te integreren met Redmine en van je WordPress Agency een bedrijf te maken met Redmine.
Je kunt Redmine gebruiken om betere relaties op te bouwen met je klanten, werk uit te besteden aan anderen en herhaalbare processen te maken, zodat je meer kunt doen en minder tijd hoeft te besteden.
Geautomatiseerde over-communicatie met klanten
Je hebt deze zin vast wel eens gehoord:
"Als je een e-mail van een klant ontvangt waarin om een update wordt gevraagd, ben je al mislukt in het project."
Klanten, vooral nieuwe, willen zoveel mogelijk communicatie. Voor jou is het gewoon een routine WordPress-leadgeneratiesite, maar voor hen is het een logo van hun hoop en dromen voor hun bedrijf.
Je kunt je klanten uitnodigen voor een project in Redmine en hen een op maat gedefinieerde klantenrol geven. Ze kunnen alle problemen in het project zien en de voortgang volgen naar mijlpalen zoals ontwerp, ontwikkeling en implementatie.
Je kunt privé-opmerkingen hebben over alle problemen in Redmine, zodat je niet alles aan klanten hoeft te onthullen.
Tegelijkertijd zullen sommige klanten geen enkele tool gebruiken die je gebruikt, hoe hard je ook probeert. In dat geval kun je Redmine configureren om hen automatisch gegenereerde dagelijkse rapporten te sturen over alle problemen die binnen de projecten moeten worden opgelost. Het is echt vrij eenvoudig in te stellen in je eigen Redmine met behulp van een Redmine:send_reminders rake-taak.
Je krijgt automatische rapportage over projecten voor je klanten zonder dat je tijd hoeft te besteden aan het handmatig reproduceren van e-mails.
Vermijd de #1 nachtmerrie van de klant met workflows:
Dit is wat je wilt vermijden: je hebt een uitdagend nieuw project, dus je besluit het op basis van tijd en materiaal te factureren vanwege de onbekenden die erbij betrokken zijn.
Je verspilt de hele maand druk bezig met het project, waarbij je de klant af en toe een snelle e-mail stuurt waarin staat dat alles goed gaat en er serieuze voortgang wordt geboekt.
Het einde van de maand nadert, je stuurt de factuur naar de klant en ongeveer 30 seconden nadat je deze hebt gemaild, begint je telefoon te rinkelen.
Je (nu woedende) klant vraagt hoe je het aandurfde zo'n extravagante som te factureren.
Dit is een situatie die vermeden zou kunnen worden met meer klantparticipatie. Door hen bij elke stap te betrekken, maak je het veel minder waarschijnlijk dat ze aan het einde van het project geschokt zullen zijn.
Je kunt aangepaste workflows toepassen in Redmine, zodat klanten taken kunnen regelen om "goedgekeurd" te worden. Je kunt ook afhankelijkheden instellen voor taken, zodat klanten in hun dagelijkse e-mailupdates over het project kunnen zien waar ze dingen ophouden door geen feedback te geven.
Houd de cruciale KPI's in de gaten voor elk op diensten gebaseerd bedrijf:
Belangrijke metrics voor klantprojecten zijn de begrote uren, de werkelijk bestede uren en de percentage voltooiing van het project.
Zonder het bijhouden van deze metrics, weet je niet hoeveel tijd je per project besteedt en zul je het moeilijk hebben om de klassieke vraag "Hoe ver zijn we op het project?" te beantwoorden.
Prijzen worden veel gemakkelijker als je gespecialiseerde metrics hebt over wat projecten je eigenlijk kosten. Je kunt nadenken over verschillende prijsmodellen zoals maandelijkse retainer of super-transparante facturering per "dichtstbijzijnde vijftien minuten".
Natuurlijk kun je de tijd direct in Redmine bijhouden. Maar je kunt ook aangepaste velden gebruiken om echt gedetailleerde rapporten te maken. Je kunt bijvoorbeeld een aangepast booleaans veld maken, zodat je de gevolgde tijd als "factureerbaar" of niet kunt markeren.
Je kunt zien of je team een groot deel van hun tijd besteedt aan niet-factureerbare taken (wat ons brengt bij mijn favoriete onderdeel).
Het bouwen van een goed geoliede service machine
Op een gegeven moment wil je mogelijk je WordPress bedrijf opschalen voorbij alleen jij en een paar freelancers.
Het is duurder om een taak aan iemand uit te besteden als je geen exacte instructies geeft, omdat je dan meer senior mensen moet inhuren. Je kunt meer junior personeel inhuren, maar alleen als je datgene wat in je hersenen is opgeslagen en in een vorm wordt geleverd die mensen kunnen herhalen.
Als je projecten de neiging hebben om een redelijk gedefinieerd proces te hebben, kun je een masterproject in Redmine maken en deze vervolgens dupliceren voor elk nieuw project.
Een ander voorbeeld kan een checklist-sjabloon zijn die je kunt gebruiken om een vooraf gedefinieerde reeks taken aan een probleem in Redmine toe te voegen met een klik.
Een uitdaging bij het opzetten van processen voor bedrijven is dat de processen die de meeste waarde aan je bedrijf kunnen toevoegen, zeer specifiek zullen zijn voor jouw eigen situatie.
Een manier om je processen te definiëren is om het hele proces van begin tot eind op een whiteboard te schetsen en deze om te zetten in herhaalde (of zelfs geautomatiseerde) processen.
Zo heeft Jennifer Bourn van Bourn Creative een geautomatiseerde e-mail onboarding-reeks voor nieuwe klanten opgezet. In deze e-mails werden nieuwe klanten voorbereid op wat ze konden verwachten, wat ze moesten leveren en hoe ze constructieve feedback konden geven.
Kies een software-ontwikkelingsmethodologie die bij je past:
Software-ontwikkelingsmethodologieën zijn nooit een oplossing die alle frustraties in één keer wegneemt.
Afhankelijk van het soort werk dat je doet, zul je merken dat een 'Waterval'-benadering voor het samenstellen van websites misschien, schrik niet, eigenlijk voor jou kan werken. Je kunt mijlpalen bepalen voor planning, ontwerp, ontwikkeling, implementatie en post-implementatie.
Of je kunt kiezen voor een meer Agile-benadering. Net als WordPress heeft Redmine veel plugins, dus je kunt gebruik maken van de Agile board's plugin voor Redmine om je sprints te organiseren.
Bouw een systeem dat voor jou werkt
Het zal veel investering in tijd vooraf vergen om elk project management systeem voor jou te laten werken.
Het voordeel van Redmine is dat het open source is, dus je hebt altijd controle over je gegevens en waar je deze host. Je kunt bijvoorbeeld je eigen Redmine-instantie hosten op elke server, of je kunt kiezen voor gehoste Redmine, als je liever niet de moeite neemt om te hosten.
Ten tweede, als je specifieke behoeften hebt, kun je kijken naar een van de Redmine-plugins of iets speciaal voor jou laten ontwikkelen, vanwege de open source aard van Redmine.
Het voordeel van het hebben van geweldige processen is dat je meer werk kunt delegeren, wetende dat het werk wordt gedaan met de kwaliteit die je nodig hebt omdat je elke stap in het proces hebt gedefinieerd.
Uiteindelijk ga je van een freelancer die per uur betaald wordt naar een bedrijfseigenaar. Je zult energie en middelen vrijmaken om je te concentreren op, nou ja, wat je maar wilt!
Integreer WordPress met Redmine
Het is gemakkelijk om Redmine + WordPress aan te sluiten en vereist echt geen programmeerervaring - de enige beperking is je eigen verbeeldingskracht.
Stap één
Authenticeer Redmine + WordPress.
(Ongeveer 30 seconden)
Stap twee
Selecteer een van de apps als trigger, om uw automatisering te starten. (Ongeveer 15 seconden)
Stap drie
Kies een resulterende actie vanuit de andere app.
(Ongeveer 15 seconden)
Stap Vier
Kies de gegevens die u wilt overzetten van de ene app naar de andere.
(Ongeveer 2 minuten)
Drie minuten en u bent klaar!
In geval van problemen aarzel dan niet om contact op te nemen met onze ondersteuning en wij helpen u zo snel mogelijk.
