Какви са грешките, които трябва да избягвате при планиране на бюджета за проект?

Бюджетът на проекта организира всички оценки на разходите в категории и по-нататък в един документ, който се оказва изключително полезен на множество етапи от проекта. Бюджетът на проекта е един от най-важните елементи на всяко бюджетиране и с право. Този документ сам по себе си се използва като основа за множество решения и може да играе важна роля за определянето на успеха на проекта. Той също служи като механизъм за контрол, който се използва за измерване на напредъка и разходите, за да се анализира производителността на проекта на редовни интервали.

Бюджетът на проекта използва множество източници на информация, включително структура на работата, историческа информация, начален бюджет, необходими ресурси, оценки на продължителността на дейността и очаквани отклонения.

 

Как да подготвите успешен бюджет на проекта?

Тъй като ролята на бюджета на проекта е от решаващо значение, е важно да бъде реалистичен и възможно най-близък до реалността. Има множество начини да се гарантира, че сте подготвили успешен бюджет на проекта.

 

1. Определете подходяща техника

Преди да започнете с подготовката, трябва да определите подходяща техника за бюджета на вашия проект. В зависимост от анализа на типа, характера и целите на вашия проект, можете да изберете аналогова оценка, оценка отгоре надолу и/или параметрична оценка. Въпреки че една от тези техники може да работи по-добре за определен проект, същата техника може да не е подходяща за друг проект, който е различен по характер. Следователно техниката, която изберете за бюджета на вашия проект, трябва да се хармонизира добре с вашия проект.

 

2. Разработете и дефинирайте KPI-та

Бюджетът на проекта е толкова добър, колкото добре дефинирани са му Ключовите показатели за производителност (KPI). Добре дефинираните KPI-та ще улеснят мониторинга и измерването на елементите на бюджета на вашия проект. Можете да потърсите мнения от експерти във вашия проект и да разработите съответните KPI-та.

 

3. Използвайте исторически данни и прецеденти

Започването с използване и използването на предишно бюджетиране и анализ би било отлична идея. Не само можете да потърсите вдъхновение от вида на техниките, анализа и информацията, използвани в предишните данни, но можете също да научите какво да не правите и какви грешки да избягвате за бюджета на проекта, върху който работите.

 

4. Не пропускайте детайлите

За да направите бюджета по-реалистичен и точен, включването на всички съответни детайли и данни е ключът. Трябва да се опитате да гарантирате, че не сте пропуснали никакви потенциални разходи и сте включили дори най-малките разходи, защото те може да се окажат достатъчно значими, за да повлияят на целия бюджет в бъдеще. Конвенционално, включването на повече данни/информация в бюджета го прави по-точен. Въпреки това е от съществено значение да не се носите и да включвате всеки нерелевантен фрагмент от информацията, само заради него. Поради ограничения на ресурсите и времето, трябва да имате силно съдействие, за да решите какво да включите и какво не.

 

5. Прегледайте и преразгледайте

Колкото и точен да е бюджетът на вашия проект, все още е просто прогноза, която има тенденция да се отклонява. Дори ако се опитате да вземете предвид всички потенциални фактори, бюджетът на вашия проект може да се сблъска с някои неизбежни и непредвидени фактори, които могат да повлияят на бюджета на вашия проект в значителна степен. Следователно е важно да преразглеждате и преглеждате бюджета си на редовни интервали, ако откриете несъответствие, трябва да се докладва на съответния заинтересован страна, за да започне процесът на примирение.

 

Грешки, които трябва да избягвате при планиране на бюджета на проекта

Ето нещата, които трябва да избягвате при планиране и подготовка на бюджета на проекта, за да бъде реалистичен, точен и в крайна сметка успешен.

 

1. Тежка зависимост от предишни данни

Въпреки че използването на предишни данни се счита за добра практика, има тънка граница между използването и зависимостта напълно от тях. Тежката зависимост от предишни данни и неприлагането на отклонения, времева стойност и подходящи множители би довело до лоша оценка и неправилно бюджетиране на проекта.

 

3. Недооценяване на разходите

Докато оптимизмът е добро нещо, той може да ви накара да недооцените разходите и да представите нереалистични оценки. При подготовката на бюджета на проекта може да се окажете, че искате да недооцените разходите, само за да направите оценките по-ниски и да помогнете на бюджета на проекта да се придържа към определени лимити. Въпреки че може да се измъкнете с това в краткосрочен план, това определено ще се върне да ви преследва, защото ако вашите оценки на бюджета са недооценени и неточни, ще се озовете да се борите да получите одобрение за допълнителни средства в по-късните етапи на проекта, за да запълните пропуските, които не сте включили в началото.

 

4. Преоценяване на наличността

Още нещо, което може да ви избегне, докато планирате бюджета на проекта, е, че трябва да включите недостъпността на членовете на екипа, работещи по проекта. Идеално би било да оцените, че целият екип ще бъде наличен на 100% от необходимото време и да направите оценката на бюджета съответно. Въпреки че "наличност на 100%" звучи привлекателно, това не е практически възможно в реалността и трябва да включите както очакваната, така и неочакваната недостъпност на членовете на екипа и да включите този фактор в бюджета на проекта.

 

5. Забравяне да включите данъците

Въпреки че може да изглежда като малък проблем, това може да бъде причината за значителни разходи. Трябва да се уверите, че всички вашите оценки и цитати включват данъците, за да подготвите по-точен бюджет.