Jakie błędy należy unikać podczas planowania budżetu projektu.

Budżet projektu organizuje wszystkie szacunki kosztów na kategorie i dalej do jednego dokumentu, który okazuje się bardzo przydatny na wielu etapach projektu.

Budżet projektu jest jednym z najważniejszych elementów każdego budżetu, i słusznie tak. Ten dokument sam w sobie służy jako podstawa dla wielu decyzji i może odgrywać ważną rolę w określeniu sukcesu projektu. Służy również jako mechanizm kontroli, który jest używany do pomiaru postępu i kosztów przeciwko, w regularnych odstępach czasu, aby analizować wydajność projektu.

Budżet projektu wykorzystuje wiele źródeł informacji, w tym strukturę podziału pracy, informacje historyczne, początkowy budżet, wymagane zasoby, szacunki czasu trwania działań i oczekiwane odchylenia.

 

Jak przygotować udany budżet projektu?

Mając na uwadze, jak ważną rolę odgrywa budżet projektu, ważne jest, aby twój budżet projektu był realistyczny i jak najbardziej zbliżony do rzeczywistości. Istnieje wiele sposobów, aby upewnić się, że przygotowałeś udany budżet projektu.

 

1. Określ odpowiednią technikę

Przed rozpoczęciem przygotowań musisz określić odpowiednią technikę dla swojego budżetu projektu. W zależności od analizy typu, charakteru i celów twojego projektu, możesz wybrać szacowanie analogowe, szacowanie odgórne i/lub szacowanie parametryczne. Podczas gdy jedna z tych technik może działać lepiej dla pewnego projektu, ta sama technika może nie być odpowiednia dla innego projektu, który różni się swoim charakterem. W konsekwencji, technika, którą wybierzesz dla swojego budżetu projektu, musi dobrze pasować do twojego projektu.

 

2. Opracuj i zdefiniuj KPI

Budżet projektu jest tak dobry, jak jego kluczowe wskaźniki wydajności (KPI). Dobrze zdefiniowane KPI ułatwią monitorowanie i pomiar elementów twojego budżetu projektu. Możesz szukać opinii ekspertów w swoim projekcie i opracować odpowiednie KPI.

 

3. Wykorzystaj dane historyczne i precedensy

Rozpoczęcie od wykorzystania i wykorzystania wcześniej wykonanego budżetowania i analizy byłoby świetnym pomysłem. Nie tylko możesz szukać inspiracji z rodzaju technik, analiz i informacji, które były używane w poprzednich danych, ale możesz również dowiedzieć się, czego nie robić i jakich błędów unikać dla budżetu projektu, nad którym pracujesz.

 

4. Nie szczędź szczegółów

Aby budżet był bardziej realistyczny i dokładny, kluczem jest uwzględnienie wszystkich istotnych szczegółów i danych. Powinieneś starać się upewnić, że nie przeoczyłeś żadnych potencjalnych kosztów i uwzględniłeś nawet najmniejsze koszty, ponieważ mogą one okazać się wystarczająco istotne, aby wpłynąć na cały budżet w przyszłości. Konwencjonalnie, włączenie większej ilości danych/informacji w budżet czyni go bardziej dokładnym. Mówiąc to, ważne jest również, aby nie dać się ponieść i nie włączać każdej nieistotnej informacji tylko dla samego faktu. Ze względu na ograniczenia zasobów i czasu, musisz mieć silną ocenę, aby zdecydować, co należy uwzględnić, a co nie.

 

5. Przeglądaj i ponownie odwiedzaj

Mimo że twój budżet projektu może być dokładny, to wciąż jest to tylko prognoza, która ma tendencję do odchylania się. Nawet jeśli spróbujesz uwzględnić wszystkie potencjalne czynniki, twój budżet projektu może być skonfrontowany z nieuniknionymi i nieoczekiwanymi czynnikami, które mogą wpłynąć na twój budżet projektu w znaczącym stopniu. W rezultacie, częste przeglądanie i ponowne sprawdzanie budżetu jest ważne, a jeśli zidentyfikujesz niezgodność, musi zostać zgłoszona odpowiednim interesariuszom, aby rozpocząć proces pojednania.

 

Błędy do uniknięcia podczas planowania budżetu projektu

Oto rzeczy, których musisz unikać podczas planowania i przygotowywania budżetu projektu, aby był on realistyczny, dokładny i ostatecznie udany.

 

1. Ciężkie poleganie na poprzednich danych

Podczas gdy wykorzystanie poprzednich danych uważane jest za dobrą praktykę, istnieje cienka granica między ich wykorzystaniem a całkowitym poleganiem na nich. Ciężkie poleganie na poprzednich danych i nieuwzględnianie odchyleń, wartości czasu i odpowiednich mnożników skutkowałoby słabą szacunkową i niedokładnym budżetem projektu ostatecznie.

 

2. Niedostateczne właściwe zdefiniowanie zakresu

Zakres projektu musi być jasno zdefiniowany z wyprzedzeniem, w przeciwnym razie może to spowodować problemy dla twojego budżetu w późniejszych etapach projektu, gdzie działania korygujące będą miały wiele stawek związanych z nimi. Niekompletne zdefiniowanie zakresu może skutkować pominięciem szacunków kosztów z budżetu projektu, co rzuciłoby ogromne wątpliwości co do wiarygodności i dokładności.

3. Niedoszacowanie kosztów

Bycie optymistą to dobra rzecz, ale może skłonić Cię do niedoszacowania kosztów i przedstawienia nierealistycznych szacunków. Podczas przygotowywania budżetu projektu możesz chcieć niedoszacować kosztów tylko po to, aby szacunki były niższe i pomóc budżetowi projektu przestrzegać określonych limitów. Chociaż możesz ujść z tego w krótkim okresie, na pewno wróci to, aby Cię nawiedzić, ponieważ jeśli Twoje szacunki budżetowe są niedoszacowane i niedokładne, będziesz miał problemy z uzyskaniem zatwierdzenia dodatkowych funduszy w późniejszych etapach projektu, aby wypełnić luki, których początkowo nie uwzględniłeś.

 

4. Przecenianie dostępności

Inną rzeczą, która może umknąć Ci podczas planowania budżetu projektu, jest to, że musisz uwzględnić niedostępność członków zespołu pracujących nad projektem. Idealnie byłoby oszacować, że cały zespół będzie dostępny w 100 procentach wymaganego czasu i oszacować budżet odpowiednio. Chociaż 100% dostępność brzmi zachęcająco, w rzeczywistości nie jest to praktycznie możliwe i powinieneś uwzględnić zarówno oczekiwaną, jak i nieoczekiwaną niedostępność członków zespołu i uwzględnić ten czynnik w budżecie projektu.

 

5. Zapomnienie o uwzględnieniu podatków

Chociaż może to wydawać się małym problemem, może to być przyczyną znacznych przekroczeń kosztów. Musisz upewnić się, że wszystkie Twoje szacunki i wyceny uwzględniają podatki, aby przygotować bardziej dokładny budżet.