LLC EXITON - פתרון Easy Redmine לניהול פרויקטים, משאבים וניהול כספים

אתגר:

הלקוח דרש יישום במקום לניהול פרויקטים מורכבים וניהול כספים. בשל החריגות התקציביות התדרשויות הנדרשות ביותר היו מעקב אחר הוצאות העובדים, גיליונות שכר ובסיס לניתוח כספי.

המערכת הייתה אמורה לשפר את התהליכים העסקיים הבאים:

1. ניהול פרויקטים - תכנון, מעקב אחר משימות, הזנת זמן שנוצל, תרשימי גאנט, דוחות
2. ניהול כספים - תכנון תקציב פרויקט ומעקב אחר הוצאות אמיתיות, שכר לחשבונאים
3. ניהול סיכונים

יישום:

Exiton משתמשת ב-Easy Redmine מאז סתיו 2013. נבחר Easy Redmine מכיוון שהוא הוא יישום מבוסס Redmine, אליו הלקוח התרגל, והוא מספק את כל התכונות הבסיסיות של Redmine + תכונות מתקדמות שנדרשו (תקציבים, שכר, התראות). עוד סיבה לבחירה ב-Easy Redmine היא ממשק המשתמש הידידותי שלו. חשבונאים ומנהלי מכירות מצאו את ממשק ה-Redmine הסטנדרטי יותר מורכב מדי.

כעת Easy Redmine משמשת כמערכת מאוחדת לכל הארגון - מהנדסים, מנהלי פרויקטים, מנהלי מכירות וחשבונאים. לאחר שנה של פעילות, Easy Redmine עזרה לפתור את הבעיה של חריגות התקציב ובמקרים בהם לא פתרה את הבעיה לחלוטין, מנהלי הפרויקטים תמיד מתראים מראש בזכות התוסף Alerts כדי למזער נזקים אפשריים.

בפועל, Exiton משתמשת ב:

1. תכנון באמצעות טבלאות Quick Planner
2. ביצוע הפרויקט - טיימר משימות להזנת זמן שנוצל, שדות מותאמים מראש מתקדמים + אנשי קשר = משימות משמשות כמקרי CRM, התראות בדוא"ל על משימות ואבני דרך שחורגות מתאריך היעד, חריגות תקציב, משימות שבהן הזמן שנוצל חורג מהזמן המשוער ועוד.
3. ניהול כספים - תכנון תקציב ומעקב אחר הוצאות, השוואה בין הוצאות מתוכננות להוצאות אמיתיות באמצעות התוסף Project budgets . המערכת מספקת גם בסיס לניתוח כספי באמצעות מסננים, הגדרות טבלה וייצואים ל-MS Excel בפורמט CSV, שכר לחישוב ש