Udover grundlæggende Easy Redmine: Udforsk potentialet i HelpDesk
Easy Redmine er fyldt med fantastiske funktioner, der forenkler din arbejdsgang og hjælper dig med at være effektiv. Nogle funktioner kender du allerede fra starten, men der er mange flere, der ikke er så synlige og høje, men som kan ændre markant på den måde, du arbejder på. I denne artikel vil vi vise dig alle de unikke skjulte perler i HelpDesk, der vil øge din effektivitet. Er du klar til at blive en professionel bruger af Easy Redmine? Så er det tid til at læse videre!
Automatisk opfølgning på billetter
Har du problemer med gamle og passive billetter? Eller vil du gerne have feedback efter billetten er løst? Sig ikke mere! Disse og andre anvendelser kan nemt dækkes via Automatisk opdatering.
Du kan indstille det i dit Projekt >> Indstillinger >> HelpDesk
Denne sektion giver dig mulighed for at indstille en aktuel status og tid uden nogen opdatering for at undgå opdatering af livebilletter.
Derefter vælger du handlingen for hvad der skal ske, såsom ændring af status, tildeling og/eller sende en e-mail fra en skabelon til klienten.
Da den automatiske opdatering er konfigureret pr. projekt, kan du designe forskellige processer baseret på produkt, klientniveau og region - dog sorteres dine billetter i forskellige projekter.
Naturligvis kan du i disse e-mails dele relevant information om billetten, såsom ID, link, billettejer, prioritet, emne eller dato for sidste opdatering. På denne måde kan beskeden give din klient information, som de måske ikke var klar over eller noget, de har brug for.
Anvendelser for problemfri billetsystem
Her har vi forberedt et par anvendelser af, hvordan du kan bruge denne smarte funktion til at gøre dit arbejde lettere.
Vurder din oplevelse
- Aktuel status: Billetten er løst
- Vent 2 dage
- Send en e-mail med et link til NPS eller en anden kundetilfredshedsundersøgelse om deres oplevelse med dine tjenester
- Ændre status til Billet lukket
Billetlukningskæde
- Aktuel status: Venter på svar
- Vent 7 dage
- Send en opfølgnings-e-mail om et spørgsmål, du har brug for at få besvaret for at kunne løse dette problem
- Ændre status til Opfølgning sendt
- Vent 5 dage
- Ændre status til Billet lukket
Billetten blev sat i stå af en supportagent
- Aktuel status: I gang
- Vent 4 timer
- Ændre tildeling til Stan the Man(ager) for at eskalere og fremhæve at en billet er i gang i for lang tid uden en meddelelse til klienten.
Utrættelig opfølgning
- Aktuel status: Feedback påkrævet
- Vent 1 dag
- Send e-mails som f.eks.: Send os feedback, det er afgørende for at løse dit problem.
Som du kan se, er der ingen ændring af status. Hvad vil dette gøre? Systemet vil sende en opfølgnings-e-mail hver dag, så længe billetten forbliver i denne status. Medmindre klienten svarer eller nogen manuelt ændrer status, vil der blive sendt e-mails indtil uendelighed. Lyder ekstremt? Måske. Men det kan ske, at du støder på en situation, hvor dette er nødvendigt.
Hvad du skal huske
På nuværende tidspunkt har du sandsynligvis allerede tænkt på mange anvendelsestilfælde. Før du implementerer dem, skal du sørge for at tjekke disse noter for at forhindre eventuelle uønskede effekter.
1/ Ventetiden tælles fra den sidste opdatering af opgaven
Den sidste opdatering betyder enhver ændring i billetten = attributændring eller kommentar. Hvis du mener, at billetten skulle være blevet opdateret automatisk, men ikke blev det, skal du kontrollere Historikken for alle ændringer. Måske var der en attributændring, der nulstillede ventetiden.
2/ Glem ikke at "ændre status"
Vi anbefaler stærkt at ændre status under en automatisk opdatering. Der kan være situationer, hvor der ønskes en vedvarende opfølgning (brugstilfælde D), men i almindelige tilfælde bør status ændres for at bevæge processen mod en løsning (brugstilfælde A, B, C).
3/ Verificer statusser efter klientens svar
Især i tilfælde, hvor du beder om et svar, skal du være opmærksom på, hvilken billetstatus der vil blive indstillet efter klientens svar. Vær forsigtig og undgå eventuelle opfølgninger for denne status - klienten gjorde, hvad du bad ham om.
Statussen efter klientens svar findes i HelpDesk >> HelpDesk-indstillinger >> Ændre status efter klientens svar til
Konklusion
Nu hvor du har lært hemmelighederne ved automatisering, kan du bruge din HelpDesk til fulde. Ved at opsætte automatiske handlinger kan du være mere effektiv, og du vil spare noget kostbar tid, som kan bruges andre steder - måske som din kaffepause!
Alt-i-en-software til en moderne projektleder? Nemt.
Få alle kraftfulde værktøjer til perfekt projektplanlægning, -styring og -kontrol i én software.