Proje Bütçesi Planlarken Kaçınmanız Gereken Hatalar Nelerdir?

Proje bütçesi, tüm maliyet tahminlerini kategorilere ve daha sonra projenin birden fazla aşamasında son derece faydalı olan tek bir belgeye düzenler.

Bir proje bütçesi, herhangi bir bütçenin en önemli unsurlarından biridir ve haklı olarak öyle. Bu belge tek başına birden fazla kararın temeli olarak kullanılır ve bir projenin başarısını belirlemede önemli bir rol oynar. Ayrıca, projenin performansını analiz etmek için düzenli aralıklarla ilerlemeyi ve maliyetleri ölçmek için kullanılan bir kontrol mekanizması olarak da hizmet eder.

Bir proje bütçesi, bir iş bölümü yapısı, tarihsel bilgiler, başlangıç bütçesi, gereken kaynaklar, faaliyet süresi tahminleri ve beklenen sapmalar dahil olmak üzere çoklu bilgi kaynaklarını kullanır.

 

Bir Başarılı Proje Bütçesi Nasıl Hazırlanır?

Bir proje bütçesinin ne kadar önemli bir rol oynadığı göz önüne alındığında, proje bütçenizin gerçekçi ve mümkün olduğunca gerçeğe yakın olması önemlidir. Başarılı bir proje bütçesi hazırladığınızdan emin olmanın birden fazla yolu vardır.

 

1. Uygun Bir Teknik Belirleyin

Hazırlığa başlamadan önce, proje bütçeniz için uygun bir teknik belirlemeniz gerekmektedir. Projenizin türü, doğası ve hedeflerinin analizine bağlı olarak benzer tahmin, yukarıdan aşağı tahmin ve/veya parametrik tahmin gibi tekniklerden birini seçebilirsiniz. Bu tekniklerden biri belirli bir projede daha iyi çalışabilirken, aynı teknik başka bir projede uygun olmayabilir. Dolayısıyla, proje bütçeniz için seçtiğiniz teknik, projenizle iyi uyum sağlamalıdır.

 

2. KPI'ları Geliştirin ve Tanımlayın

Bir proje bütçesi, Anahtar Performans Göstergeleri (KPI'lar) kadar iyidir. İyi tanımlanmış KPI'lar, proje bütçenizin unsurlarını izlemeyi ve ölçmeyi kolaylaştıracaktır. Projenizdeki uzmanlardan giriş alabilir ve ilgili KPI'ları buna göre geliştirebilirsiniz.

 

3. Tarihsel Verileri ve Örnekleri Kullanın

Önceden yapılmış bütçeleme ve analizden yararlanarak başlamak harika bir fikir olacaktır. Önceki verilerde kullanılan teknikler, analizler ve bilgilerin türünden ilham alabilir ve üzerinde çalıştığınız proje bütçesi için ne yapmamanız gerektiğini ve hangi hatalardan kaçınmanız gerektiğini öğrenebilirsiniz.

 

4. Hiçbir Detayı Atlamayın

Bir bütçeyi daha gerçekçi ve doğru hale getirmek için tüm ilgili detayları ve verileri içermek önemlidir. Gelecekte bütçeyi etkileyecek kadar önemli olabilecek en küçük maliyetleri bile gözden kaçırmamaya çalışmalısınız. Geleneksel olarak, bütçenize daha fazla veri/bilgi dahil etmek onu daha doğru hale getirir. Bununla birlikte, herhangi bir anlamı olmadığı için her türlü ilgisiz bilgiyi sadece onun için dahil etmekten kaçınmak da önemlidir. Kaynak ve zaman kısıtlamaları nedeniyle, neyi dahil etmeniz gerektiğine ve neyi dahil etmemeniz gerektiğine karar vermek için güçlü bir değerlendirme yapmanız gerekmektedir.

 

5. Gözden Geçirin ve Yeniden İnceleyin

Ne kadar doğru olursa olsun, proje bütçeniz hala bir tahmindir ve sapma eğilimindedir. Tüm potansiyel faktörleri hesaba katmaya çalışsanız bile, proje bütçeniz önemli ölçüde etkileyebilecek bazı kaçınılmaz ve beklenmeyen faktörlerle karşılaşabilir. Bu nedenle, bütçenizi sık sık gözden geçirmek ve yeniden incelemek önemlidir ve bir uyumsuzluk tespit ederseniz, ilgili paydaşa bildirilerek uzlaşma sürecinin başlatılması gerekmektedir.

 

Bir Proje Bütçesi Planlarken Kaçınılması Gereken Hatalar

Gerçekçi, doğru ve nihayetinde başarılı olması için bir proje bütçesi planlarken ve hazırlarken kaçınılması gereken şeyler şunlardır.

 

1. Önceki Verilere Aşırı Derecede Güvenmek

Önceki verilerden yararlanmak iyi bir uygulama olarak kabul edilir, ancak bunu kullanmak ve tamamen buna bağlı olmak arasında ince bir çizgi vardır. Önceki verilere aşırı derecede güvenmek ve sapmaları, zaman değerini ve uygun çarpanları dahil etmemek, zayıf tahminlere ve sonuçta yanlış bir proje bütçesine yol açar.

 

2. Kapsamı Doğru Bir Şekilde Tanımlamamak

Bir projenin kapsamı önceden net bir şekilde tanımlanmalıdır, aksi takdirde proje ilerleyen aşamalarında bütçeniz için sorunlara neden olabilir ve düzeltici önlemlerin çok fazla riski beraberinde getireceği bir noktada olabilirsiniz. Kapsamın eksik tanımlanması, proje bütçesinden maliyet tahminlerinin atlanmasına neden olabilir ve bu da bütçenin güvenilirliği ve doğruluğu konusunda büyük şüpheler yaratabilir.

 

3. Maliyetleri Küçümsemek

Olumlu düşünmek iyi bir şey olsa da, sizi maliyetleri küçümsemeye ve gerçekçi olmayan tahminler sunmaya yönlendirebilir. Bir proje bütçesi hazırlarken, tahminleri düşük tutmak ve proje bütçenizin belirli sınırlara uymasına yardımcı olmak için maliyetleri küçümsemek isteyebilirsiniz. Kısa vadede bunu başarabilirsiniz, ancak bütçe tahminleriniz küçümsenmiş ve yanlış ise, projenin daha sonraki aşamalarında ek fonların onaylanması için mücadele etmek zorunda kalabilirsiniz, çünkü başlangıçta hesaba katmadığınız boşlukları doldurmak için.

 

4. Kullanılabilirliği Aşırı Tahmin Etmek

Bir proje bütçesi planlarken aklınızdan kaçabilecek başka bir şey, projede çalışan takım üyelerinin kullanılabilir olmamasını hesaba katmanız gerekeceğidir. İdeal olarak, tüm ekibin gereken sürenin %100'ünde kullanılabilir olacağını tahmin etmek ve buna göre bütçe tahmini yapmak istersiniz. %100 kullanılabilirlik cazip gelse de, gerçekte pratik olarak mümkün değildir ve takım üyelerinin beklenen ve beklenmeyen kullanılabilir olmama durumunu hesaba katmalı ve bu faktörü projenizin bütçesine dahil etmelisiniz.

 

5. Vergileri Hesaba Katmayı Unutmak

Küçük bir sorun gibi görünebilirken, önemli maliyet aşımlarının nedeni olabilir. Daha doğru bir bütçe hazırlamak için tüm tahminlerinizin ve tekliflerinizin vergileri hesaba katıldığından emin olmalısınız.