Proje Yönetimi Çalışmasının Standartlaştırılması - Ayesa İleri Teknolojiler
MS Proje, Jira, MS Excel, vb.
AYESA, mühendislik, teknoloji ve BT danışmanlığı konusunda uzmanlaşmış uluslararası bir İspanyol şirketidir. Easy Redmine'e sahip olmadan önce, Ayesa, entegrasyon olmadan çeşitli araçlar kullanıyordu (MS Project, Jira, MS Excel ve diğer iç araçlar). Yüksek düzeyde zaman takibi ve maliyet planlaması SAP BPC'de yönetiliyordu. Mevcut geniş araç yelpazesi, projenin durumu hakkında ortak ve net bir resim oluşturmayı zorlaştırıyor.
Teklif
Ayesa, projeleri çalışma paketleri olarak yönetmek istiyor ve her bir çalışma paketi ile ilişkili gereksinimler ve teslimatlar bulunuyor.
Beklenti
- Proje yönetiminin standartlaştırılması için sadece bir araçla çalışma
- Teknik detay: teslimatların, sözleşme maddelerinin, görevlerin, maliyetlerin ve harcanan zamanın tek bir araçta kontrol ve yönetimi
- Kapasite yönetimi: kaynakların esnekliğini artırmak
- Roller yönetimi ile kaynakların hiyerarşisi kontrol altında
- Üretkenliği artırmak ve maliyet marjını iyileştirmek
- Prosedürlerin standartlaştırılması
Gereksinimler
- Araç, farklı proje ve görev tiplerine izin vermelidir
- Diğer kurumsal yazılımlarla entegrasyon (SAP, BPC)
- Kaynak ve beceri yönetimi
- Her çalışan tarafından yapılan işin (iş türü ve kategori dahil) takibi
- Proje ve iş ilişkisiyle ilgili sözleşme belgeleri ve çalışanlar
- Yapılan işin, bekleyen işin ve devam eden işin raporlanması
- Zamanında yapılan işin raporlanması
- Kapasite yönetimi
- Tahmini, harcanan ve faturalandırılan zaman
Çözüm
Hazırlık
Uygulamadan önce, temel gereksinimlerin tanımlandığı bir pilot aşama gerçekleştirildi ve bu gereksinimler Easy Redmine ortamına dahil edildi ve ardından şirket yönetimine sunuldu. Onayın ardından, proje ofisi departmanının önemli kullanıcıları aktif olarak uygulamaya katıldığı ayrıntılı bir uygulama gerçekleştirildi. 2019 yılında 11 projeli bir pilot uygulama gerçekleştirildi.
Ayarlar
İlk adımda, projelerin ayrıntılı bir yapısı, tüm kullanıcı türleri ve kullanıcıların kişisel sayfalarının parametreleri ile birlikte tanımlandı. Proje şablonları oluşturuldu, böylece standartlaştırılmış parametrelere sahip projeler oluşturmak mümkün oldu.
Sunucu çözümü / Bulut çözümü
AYESA, bulut çözümünü seçti. Sistemin ortamını geçici bir bulutta kurduk ve daha sonra nihai bulut ortamına taşındık. Araçların daha fazla kullanıcıyı ve yoğun kullanımı desteklemek için AYESA, genel buluttan özel buluta geçti.
Eğitim
Uygulama sırasında ana kullanıcılar ve yöneticiler eğitildi ve uygulamanın diğer kullanıcılarına ek olarak kapsamlı tematik bloklar halinde eğitim verildi.
Test
Müşteri, üretim ortamına dağıtımdan önce yeni gereksinimlerin ve işlevlerin test edilebilmesini sağlayan gerçek verilerle bir test ortamı kullanmaktadır. 11 projeli pilot uygulama, testin tamamlanması ve dağıtıma devam edilmesi açısından çok önemliydi.
Değerlendirme
Hedefler ve faydalar
- Easy Redmine uygulaması şunları sağladı:
- AYESA görev yöntemi desteği
- Ortak ve kurumsal teknik veritabanı
- Proje yönetimi aracının standartlaştırılması
- Detaylı iş yükü izleme: planlama, teslimatlar ve gereken işler
- Çalışanların faaliyetlerinin kontrolü (yapılan iş, tahsisler...)
En çok kullanılan fonksiyonlar
- Proje Gantt: Tüm ekip, planı görmek ve görevleri güncellemek için Gantt'ı kullanıyor.
- Harcanan zaman: Burada ekip ve grupların harcanan zamanını kontrol edebiliriz.
- Kaynak Yönetimi: Ekip üyelerinin iş yükünü kontrol etmek için.
Müşterinin bakış açısı
"ERM, bölümler ve alanlar bazında iş yükü ve kapasitenin ek bir görünürlüğünü sağlıyor."
Carmen Clavijo de la Corte
Üretim Müdürü
Ayesa Air Control
"ERM, her zaman ne yapmaları gerektiğini bilen her takım üyesine ve Proje Yöneticisinin zaman çizelgesi kontrolüne sahip olmak için mükemmel bir araçtır."
Alfonso Moresco Juliá
Proje Yöneticisi
Ayesa Advanced Tech.
