Çalışmayı Akıllıca Yapmak: Kısa Vadeli Talepler ve Uzun Vadeli Projeler Arasında Doğru Dengenin Nasıl Bulunacağı
Kısa vadeli ve uzun vadeli hedefler ve ihtiyaçlar arasındaki ayrım, bireyler ve kuruluşlar arasında en uzun süredir devam eden zorluklardan biridir. Her gün, sizi ileri geri sallayan tüm yönlere baskılarla karşılaşırsınız, neredeyse dalgalı sularda bir yelkenli gibi.
Diyelim ki kendi işinizi yürütüyorsunuz ve müşteriler size geliyor, ancak keşfedilmemiş fırsatları da araştırmak istiyorsunuz. Ya da belki şirketiniz Covid-19'a yanıt olarak işletme maliyetlerini azaltmak istiyor, ancak uzun vadeli büyümeyi potansiyel olarak tetikleyebilecek projeleri rafa kaldırmak istemiyor. Şu anda yapmanız gereken görevleri nasıl yönetirsiniz ve gelecekte ulaşmanız gereken önemli hedefleri nasıl başarırsınız?
Eh, çoğu yelkenli tekne, durgunluk dönemlerinde ilerlemeye devam etmek için bir yedek dizel motorla birlikte gelir. Benzer şekilde, sizi sarsan taleplerle başa çıkmak ve her şeyi doğru yönde hareket ettirmek için yöntemlerinizi geliştirmeniz gerekmektedir.
Neyse ki, bu dengeyi sağlamak için etkili yaklaşımlar mevcuttur. Aşağıdaki adımlar, uzun vadeli vizyonunuzu gözden kaçırmadan kısa vadeli istekleri ve ihtiyaçları yönetmek için özellikle faydalı olabilir.
1. Kısa vadeli hedefleri uzun vadeli hedeflere bağlayın
Yeni bir kısa vadeli talebi yerine getirip getirmeme konusunu düşünürken kendinize sormanız gereken en önemli sorular, bunun vizyonunuza ve stratejinize nasıl bağlandığıyla ilgilidir. Bu talep sizi hayal ettiğiniz geleceğe doğru mu ilerletiyor? Bu talebin, vizyonunuzu gerçekleştirme yeteneğinizi tehdit eden yönleri var mı? Bu kısa vadeli projenin bazı unsurlarını gelecekte kullanabilir misiniz?
Bu sorulara biraz düşünme zamanı ayırmak, kısa vadeli görevin "bir kere yapılıp bitirilen" bir proje olup olmadığını veya gelecekte yeni bir projeyi başlatmak için bir şablon olarak hizmet edebileceğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Genellikle, üzerinde çalışmaya değer kısa vadeli talepler, gelecekte daha büyük bir şeye dönüştürülebilir.
Tabii ki, bir kere yapılıp bitirilen görevler her zaman kötü değildir. Örneğin, acil bir talep, göz ardı edemeyeceğiniz bir teknik riskse, kaynaklarınızı uyum sağlamak için hazır ve istekli olmanız gerekir.
Bunu yaparken, sorunu sürekli bir iyileştirme projesi gibi ele almanız gerekmektedir. Etrafında yapılandırılmış bir plan oluşturmanız ve etkilerini anlamanız ve niceliklendirmeniz gerekmektedir. Easy Redmine gibi bir proje yönetimi aracı, projelerin tahmin edilmesine ve zamanlamasına ve kritik yolun hesaplanmasına yardımcı olabilir.
2. Kısa vadeli talepleri veriyle destekleyin
Kısa vadeli taleplerinizi uzun vadeli vizyonunuza göre değerlendirdikten sonra, önünüzdeki çalışmanın gerçekliğine bakmaya başlayın. Düşündüğünüz şeyin hem objektif hem de subjektif verilere göre mantıklı olduğunu görün.
Bu aşamada, acil duygusal talepleri daha geniş bir kitleye uygulanan mantıklı ihtiyaçlardan ayırmak önemlidir. Çalışmalar, çok fazla kısa vadeli talebin ad hoc duygusal tepkilere odaklandığını göstermektedir. Örneğin, uzaktan çalışan bir IT destek ekibindeyseniz, bir müşteri size bir sistem eksikliği hakkında şikayette bulunabilir. Bu şikayet, uzun vadeli projeleriniz üzerindeki problemi yeterince düşünmeden hızla yanıt moduna geçmenize neden olabilir.
Etkili bir şekilde çalışmak için size atılan kısa vadeli iş hakkında yeterli veri toplamanız gerekmektedir. Bu şekilde, önemini doğru bir şekilde konumlandırabilir ve buna göre zamanlayabilirsiniz.
3. Hem kısa vadeli hem de uzun vadeli projeleri dikkatlice takip edin
Kısa vadeli talepler hızlı görevler olabilir, ancak sürekli olarak ortaya çıktıkları için hızla tüm iş yükünüzü kaplayabilirler. Kısa vadeli, orta vadeli ve uzun vadeli görevlerinizin takipte kalması için backlog'unuza dikkat etmek son derece önemlidir.
Doğru proje yönetimi çözümü, bu projeleri etkili bir şekilde takip etmenize ve gereksinimlerini etiketlemenize yardımcı olabilir, böylece gösterge panoları, Gantt ve raporlar oluşturabilirsiniz. Bu görünürlük, dengeyi etkili bir şekilde sürdürmenizi sağlar. Kısa vadeli talepleri bir yıl süren bir gelecek beklentisi adına feda etmekten kaçınabilir veya mevcut programınıza çok fazla kısa vadeli görev sığdırmaya çalışarak geleceği tehlikeye atabilirsiniz.
Bir takımın parçasıysanız, gösterge panoları ve raporlar, üyeleri doğru bilgilerle güncel tutmanıza yardımcı olabilir. Bu nedenle, fikirleri tartışmak için Zoom görüşmelerinde zaman harcamak yerine, maliyet, getiri ve gelecekteki etkiler gibi analitiklerle konuşabilirsiniz.
Denge içinde bulunuyor
Kısa vadeli ve uzun vadeli öncelikler arasında mücadele ettiğinizde, derin bir nefes alın ve yukarıdaki adımlara başvurun. Kısa vadeli talebin daha büyük resme nasıl etki edebileceğini anlayın ve çalışma ile ilgili verileri değerlendirmek için kullanın. Eğer doğru karar talebi karşılamaksa, ilerlemenizi takip etmek ve yeni bilgiler geldikçe planınızı ayarlamak için bir etkili proje yönetimi çözümü kullanın.
Bu yapılandırılmış yaklaşımı benimsediğinizde, kısa ve uzun vadeli talepler arasında bir denge kurmanın yanı sıra, mevcut ve gelecekteki projeler için çalışan bir süreç oluşturmanız da mümkün olacaktır. Bu sayede, tepki vermek ve "yangın söndürmek" yerine, vizyonunuzdan sizi saptırmayacak kararlar alabilirsiniz.
