Nasıl Bilgi Tabanı 2.0'ı Harmony'de Uygularız: Easy Software'in Hikayesi

Knowledge Base 2.0 Nedir

Bir şirketin bilgisine erişmenin mükemmel bir yoludur, Easy Redmine'e entegre edilmiş ve belgeleri, kılavuzları, süreçleri, kalite yönetimini ve diğer organizasyon içinde bilgiyi sürdürmek için ihtiyaç duyulan diğer şeyleri düzenlemek ve ölçeklendirmek için güçlü bir araç seti sunar.

Daha fazlasını oku

Nasıl oluşturduk

• Zorluk neydi: Easy Software'de paylaşılacak iç bilginin miktarı, önceki çözüm için çok karmaşık hale geldi. Sadece kategorilere ayrılmış bir dizi makale artık yeterli değildi.
• Ne ihtiyacımız vardı: Easy Redmine ile mümkün olduğunca yakından bağlantılı bir uzman uygulama arıyorduk. Kesinlikle açık kaynaklı olmalıydı çünkü onu destekliyoruz ve Easy Redmine kendisi açık kaynaklı bir yazılımdır.
• Hangi çözümü seçtik: BlueSpice tanımı mükemmel şekilde karşılıyor. Açık kaynaklı bir çözüm, Easy Redmine ile karmaşık uyum ve entegrasyona sahip uzman bir wiki aracıdır.

Göç nasıl gerçekleşti

Daha önceki Bilgi Tabanımızda zaten mevcut verilerimiz vardı. Bunun birçoğunu yeni çözüme aktarmak istedik. Aldığımız yedi adımı görün:

1. Orijinal Bilgi Tabanındaki verileri temizleyin - göçten önce başlayın. Tüm makaleleri "son güncelleme" tarihine göre sıralamanızı ve en eskiden başlamanızı öneririz.

• En üstteki birçok makalenin sadece silinebileceğini göreceksiniz
• Diğerlerini "gözden geçirme" adlı belirli bir kategoriye koyarsınız - daha sonra bunları güncellersiniz
• Bazıları hemen güncellenebilir
• Gerisi olduğu gibi kalabilir

İki daha fazla ipucu:

• Eğer daha fazla kişi makaleleri gözden geçirecekse, onları bir şekilde etiketlemek veya özel bir alan ayarlamak iyi bir fikir olabilir - örneğin, "Gözden Geçirildi".
• Makale başlıklarını da kontrol edin. Sorunlu semboller içeriyorlarsa, göç sırasında sorunlara neden olabilirler. İşte mediawiki.org'da bazı ipuçları hakkında sayfa başlıkları ve Yasal Başlık Karakterleri.

Daha fazlasını oku

2. Bilgi Tabanı 2.0'ı kurun - özelliklerin teknik teslimi. Easy Cloud üzerinde çalıştığımız için neredeyse otomatik olarak yapıldı

3. Bazı test göçleri yapın - sonucundan emin değildik, bu yüzden bir test göçü yaptık

• Sayfa başlıklarını, içerik biçimlendirmesini (başlıklar, paragraflar, bağlantılar ve resimler) ve kategorileri kontrol ettik
• Ne kadar süreceğini kontrol ettik (900'den fazla makale göç ettirmemiz gerekiyordu)
• Test göçünden elde ettiğimiz bulgulara dayanarak orijinal Bilgi Tabanının içeriğinde gerekli değişiklikleri yaptık
• Bilgi Tabanı 2.0 uygulamasını "yeniledik" - tüm verileri kaldırdık

4. Kullanıcılara bilgi verme

• Üretim göçünün tarihini kendilerine bildirdik = bu zamandan sonra, birincil bilgi kaynağı Bilgi Tabanı 2.0'dır. Bu zamandan sonra, kullanıcılar orijinal makalelere sadece okuma erişimi olacak (yalnızca referans ve karşılaştırma için) şu an nasıl göründükleri ve önceki halleri
• Birkaç tur kullanıcı eğitimi ve yönetici beceri geliştirme yaptık

5. Üretim içe aktarma

• Göçü başlatmak için düğmeye tıkladığımız gün geldi
• İlk kontrolümüzden sonra, orijinal Bilgi Tabanındaki tüm rollerin izinlerini "yalnızca okuma" moduna düşürdük

Göç sürecini görüntüle

6. İç destek

• Kullanıcılarımızın Bilgi Tabanı 2.0'ın işleyişi hakkında herhangi bir soru sorması için bazı meslektaşlar ve bir Microsoft Teams kanalı belirledik
• Göçten sonra bazı sorunlar üretimde bulundu. Orijinali hala aktif olduğu için, her sorunu uygun şekilde çözebildik

7. Orijinal Bilgi Tabanını devre dışı bırakma

• Yaklaşık 6 hafta sonra, iç destek talepleri azaldı
• Orijinal Bilgi Tabanını Easy Redmine uygulamamızdan devre dışı bıraktık
• Eklentiyi kaldırmadan önce yedekleme yapmanızı öneririz

Şirketin bir değişimi nasıl kabul ettiği

Bir organizasyondaki her değişiklik tamamen kabul edilmesi için biraz zaman alır. Başlangıçlar en zordur, bu yüzden kullanıcılarımıza yeni sistemın faydalarını hatırlatmaya devam etmeliyiz.

Bilgi Tabanı 2.0 durumunda ve açık olan şey, bir şey bilmiyorsanız, önce arama yapmayı deneyin (yan çubuktaki ampul). Sadece makalenin başlığı şeklinde değil, aynı zamanda sayfaların gerçek içeriği şeklinde de sonuçlar göreceksiniz => başka bir yere gitmeden cevap almanız için iyi bir şansınız var.

Kullanıcı diğerlerinden hızlı ve kolay bir şekilde istediği bilgiyi bulduğunda, bu bilgiyi diğerlerine paylaşmaya, karşılığında ve hissetme dönüş yapmaya daha meyillidir.

Uygulama nasıl ilerledi

Kategoriler

Bunlar, orijinal Bilgi Tabanından ithal edildi, bu harika. Ancak yapı (kategoriler ve alt kategoriler) teknik olarak ithal edilemedi. İlk yapmamız gereken şey, sayfaların düzenlendiği kategorileri gözden geçirmekti.

3 ana "boyut" kategorisiyle başladık:

• Hedef Kitle - sayfa kimin için en faydalıdır - birden fazla seçenek kullanılabilir
• Satış
• Geliştirme
• Pazarlama
• Herkes
• Belge Türü - paylaşılan bilgi türü. Sonunda her türün kendi şablonu olacak, böylece hepsi standart görünecek. En iyi uygulama, her sayfanın yalnızca bir belge türüne sahip olması gerektiğini belirtir.
• Politika
• Nasıl yapılır
• Proses
• Eğitim notları ve kayıtları
• Konu - sayfa ne hakkında. Bu yapı daha derine gidebilir, çünkü şirkette birçok konu vardır. Bir Konu kategorisine sayfa eklemek isteğe bağlıdır - uygun bir kategori yoksa gerekli değildir.
• Ürün
• Temel özellikler
• Kaynak yönetimi
• Yardım Masası
• Çevik panosu
• Altyapı
• Bulut
• Sunucu
• Hybrid çözüm
• İç IT
• Takımlar
• Outlook
• Donanım
• Paylaşılan donanım
• Bireysel donanım

Her editörün yeni kategoriler oluşturabilmesi nedeniyle, çok sayıda belirsiz veya tek kullanımlık kategori oluşturulmaması için aylık gözden geçirmeler yapıyoruz, yapıyı kontrol altında tutmak için.

Navigasyon sayfaları

Kullanıcıların yeni uygulamada iyi bir şekilde gezinebilmesi önemlidir. Bir navigasyon için doğal bir öğe, kısmen özelleştirilebilen ana menüdür. Kullanışlı bir ek seçenek, okuyucuları karşılayan, Bilgi Tabanı 2.0 için en iyi uygulamalar hakkındaki makaleye bağlantılar ve şirketimizdeki departmanlara adanmış sayfalara bağlantılar içeren ana sayfadir.

Örneğin, Pazarlama'ya tıkladığınızda, kullanıcı Pazarlama sayfalarının dizinine yönlendirilecek ve sırayla göz atabilecektir. Ayrıca, sadece o departmana özgü ilgili ek bilgileri içerir.

Diğer sıralama kriterleri için (örneğin Ürün bilgileri veya Genel Şirket politikaları) navigasyon sayfalarını kullanmayı düşünüyoruz.

Adım adım

Kategorilerinizi ve gezinme sayfalarınızı ayarladıktan sonra, kullanıcılar zaten onun içinde çalışabilirler. Başlangıçta biraz karışık görünebilir, bu yüzden bazı belirli yöneticilerimiz var, onlar düzeni sağlamaktan sorumludur.

Birkaç aydır Knowledge Base 2.0 kullanıyoruz ve hala yeni başlıyoruz. Mükemmel şekilde düzenlenmiş ve standartlaştırılmış bir wiki durumundan uzak olduğumuzu biliyoruz ki, tüm kullanıcılar (deneyime bakılmaksızın) onu ezberlemiş olsun.

Knowledge base'in organik olarak, katılımcı kullanıcılarınız tarafından yavaş yavaş büyümesine inanıyoruz. Bu, kullanıcılarımızın anlamak için zorluk çekmeleri gereken bir sistemi aylarca hazırlamaktan daha iyi bir şekilde benimsenmesine yol açar.

Tavsiyemiz, kullanıcıların nasıl kullandığını yakından gözlemlemek ve sayfa şablonları, tipografi kuralları gibi daha kesin organizasyonel yapılandırmaları uygulamak için küçük artımlı adımlar atmaktır. Kuruluşunuzun iyiliği için Knowledge Base'in kullanımını biraz karmaşıklaştıran her adım, herkesin nasıl faydalandığının bir açıklamasıyla birlikte olmalıdır.

Sonuç

Easy Software olarak, göç ve uygulama sürecini tamamladık ve şimdi sıra sizde. Yukarıdaki ipuçlarını takip ederek ve ilham alarak, herhangi bir şirket benzersiz ihtiyaçlarını karşılayan ve bilgilerini güvende tutan yeni bir Knowledge Base 2.0 uygulayabilir.

Ücretsiz deneyin