Calendar

Video tutoriál, #2
Konfigurace modulu
Plánování úkolů
Uživatelé
Kalendářové události
Export a import kalendářových událostí
Filtry
Rychlý editor úkolů
Role a oprávnění
Krajní situace

Kalendářový plugin je kalendář s funkcí přetahování a upouštění, který zobrazuje všechny schůzky, úkoly, plánované zdroje, docházku a záznamy o stráveném čase. Stává se nejvíce používaným pluginem našimi klienty, protože poskytuje nejlepší a okamžitý přehled o tom, co se děje jak pro běžné pracovníky, tak pro manažery. Kalendář může být přidán na jakoukoli osobní nástěnku, jako je vaše domovská stránka. Chcete-li přidat kalendář na vaši domovskou stránku, projektovou stránku nebo jinou personalizovanou stránku, přejděte do režimu úpravy stránky (tlačítko "Přizpůsobit tuto stránku"), přidejte modul s názvem "Kalendář" a uložte stránku.

 

Konfigurace modulu

V konfiguraci modulu máte možnost přepínat mezi osobními a manažerskými rolí s různými oprávněními. Stačí kliknout na ikonu tužky v pravém horním rohu modulu, abyste otevřeli okno nastavení. Pokud jste manažer, můžete jednoduše vybrat jakéhokoli uživatele a přiřadit úkol pomocí přetahování a upouštění a tímto způsobem využít kalendář k optimálnímu přidělení zdrojů vašeho týmu. Pokud vyberete osobní, můžete použít kalendář k plánování úkolů pouze ve vašem vlastním kalendáři, ne pro žádné jiné uživatele. Navíc můžete upravovat rozsah zobrazení (včetně možnosti zobrazit/skrýt víkendy) stejně jako uživatele a skupiny a filtry přímo odtud. V "Řazení" můžete nastavit kritéria řazení úkolů v levém sloupci. Pro import kalendáře použijte tlačítko "Přidat externí kalendář" v pravém dolním rohu.

 

Task scheduling

The task list in the left column includes all the tasks valid for filtering criteria defined in the module configuration (or applied manually using the filter tags). You can simply plan tasks in the left column by dragging and droping them into the calendar. By dragging a task from the left column to the calendar, 1 hour will be allocated for this task by default. If the task has a lower remaining estimated time, only half an hour will be allocated by default. When you change your expectation about the estimated time, just drag the bottom part and modify it as you wish. The legend under the calendar allows you to enable only specific entites to show in the calendar while the disabled ones are hidden.

To quickly change a task's estimated time, simply click on the number of hours shown in the right column for each single task and then enter a new value. The option to change the value only appears when "Estimated time" field is not set as "read-only" in Workflow. The change will save immediately. The number of hours shown in the left column is the remaining time of the task to be scheduled yet, i.e. estimated time minus spent time and already scheduled hours (these are taken from manually set reservations).

Make sure your task is planned between the task's start date and due date. This area is colored in green in Calendar, the non-available area is colored in red when you drag a task and hold. If you drop your task into a red area, an error message will appear. The hours outside your active working time calendar are also considered a part of the red area so that no user can have tasks scheduled outside his standard working hours. Any user's action with tasks is saved automatically.

The information about time duration visible inside the already scheduled tasks (calendar boxes) represents time duration of the task in this particular day, which might not correspond with the time duration (estimated time) of the task (as it may be scheduled in parts for more days). To extend or reduce the length of a task in the calendar daily/weekly view, simply move the bottom border of the task up and down with your left mouse button. By right-clicking the task's allocated hours right on the Calendar's timeline, a Task window pops up, which allows you to manually customize the "Start > End" time of the task's duration in the respective day. This pop-up window is an alternative to simply dragging-and-dropping the task directly on the timeline, however, some users may prefer such a way instead.

To switch the time view of the calendar, use the respective drop-down list just above the calendar (today, day, week, month, year, agenda). In the year view, only activities of one user can be displayed at a time. The Agenda view shows the journal of all scheduled activities and their dates.

Just as easily you can also modify task attributes. Just click on a task in the calendar to show the Quick task editor. Here you can also log spent time, comment a task or delete a task from the calendar.

The list of allocable tasks does not intentionally display tasks that have their estimated time exceeded by spent time, which means they cannot provide any allocable hours and are therefore irrelevant for Calendar. These tasks are called Unallocable tasks and you can see information about their quantity directly below the list of allocable tasks.

 

Users

When you click the toothed wheel icon in the top right corner of the module, a drop-down list with the selection of users appears just above the task list, enabling you to easily add selected users to the Calendar by clicking on their names. The selected users appear right above the calendar in the form of named buttons. A single click on the button mark the user so that you can assign tasks to him. A double click will show only tasks, meetings, etc. of that particular user (like a filter). To remove a user from the selection, just click the trash icon beside his name. To activate a specific user, just click on the button with his name.

Only one user might be active at a time (marked by a green frame and the "check" symbol beside his name), meaning that any task dragged from the left column and dropped into the calendar will be assigned and scheduled only to the currently active user. Be careful that a correct user is active before scheduling a task. Otherwise, the task would automatically reassign and reschedule to a wrong user's calendar. The current assignee can be recognized by a user's icon at each task's box.

 

Kalendářové události

Kalendář zahrnuje kalendář schůzek, což znamená, že můžete snadno vytvořit novou schůzku, úkol, účast nebo aktivitu přímo odtud. Stačí kliknout, podržet a přesunout levé tlačítko myši na prázdné místo v kalendáři (pro intradenní aktivitu) nebo jednoduše kliknout na konkrétní den v zobrazení dne/týdne (pro celodenní aktivitu), poté uvolnit tlačítko a vybrat v kontextovém okně, jaký druh entity chcete vytvořit (schůzka, úkol, účast). Pokud naplánujete různé druhy entit (jako například schůzka + účast) pro stejný časový úsek, bude to mít za následek 3 vzájemně se překrývající boxy v zobrazení kalendáře.

Záznamy o účasti v kalendáři jsou viditelné pouze selektivně, stejně jako v kalendáři schůzek. Záznamy o účasti bez atributu "Pracuje?" jsou viditelné v kalendáři, kalendáři schůzek a kalendáři účasti. Nicméně záznamy o účasti s atributem "Pracuje?" jsou viditelné pouze v kalendáři účasti, ale ne v kalendáři ani v kalendáři schůzek. Hlavním zaměřením těchto nástrojů je spíše plánování událostí než přehled o účasti, což je na druhé straně hlavním zaměřením kalendáře účasti.

 

Export a import kalendářových událostí

Chcete-li exportovat události nebo jiné entity z vašeho kalendáře do jiného kalendáře kompatibilního s iCal, klikněte na tlačítko "iCal URL pro export událostí" v pravém dolním rohu. To otevře kontextové okno s názvem "URL vašeho kalendáře" s URL adresou podobnou QR kódu obsahující stejnou URL adresu pro rychlejší kopírování a vložení. Pro každou URL adresu můžete rozhodnout, které entity by měly být zahrnuty do exportu zaškrtnutím příslušných políček (schůzky a záznamy o účasti jsou výchozí, pouze úkoly jsou volitelné). Poté jednoduše vložte vygenerovaný exportní odkaz do pole pro import v cílovém kalendáři kompatibilním s iCal.

Chcete-li importovat externí kalendář kompatibilní s iCal do kalendáře Easy Redmine, otevřete nastavení modulu Kalendář » Externí kalendáře » klikněte na tlačítko "Přidat kalendář". Do formuláře zadejte název kalendáře a URL odkaz na soubor *.ics (URL odkaz lze získat od poskytovatele externího kalendáře kompatibilního s iCal).

Pro více informací se podívejte na synchronizaci iCal.

 

Filtry

Pokud potřebujete přepsat výchozí viditelnost úkolů zobrazených v levém sloupci, použijte pro tento účel nabídku "Filtry". Nabídka je skrytá za ikonou ozubeného kola v pravém horním rohu modulu. Kliknutím na ikonu diskety vedle ní budete přesměrováni na možnost uložení filtru. Filtry můžete uložit jako záložky v záhlaví (v levém horním rohu), což umožňuje použít správný filtr jedním kliknutím.

 

Rychlý editor úkolů

Rychlý editor úkolů umožňuje zobrazit a/nebo upravit všechna důležitá data související s konkrétním úkolem v jednoobrazovkovém kontextovém okně, čímž eliminuje potřebu otevírat úkol v samostatné kartě. Je to tedy jako kompaktní zobrazení všeho, co lze obvykle najít pod různými záložkami, sloupci nebo tlačítky normálního zobrazení úkolu. Nejdůležitější je, že rychlý editor úkolů je extrémně rychlý a snadno použitelný a jeho hlavním účelem je šetřit čas při standardním řízení úkolů. Chcete-li otevřít rychlý editor úkolu konkrétního úkolu z kalendáře, klikněte na samotný úkol.

Níže je ukázka, jak vypadá rychlý editor úkolů. Jak můžete vidět, postranní nabídka obsahuje tlačítka pro rychlou navigaci k požadovaným atributům úkolu, které chcete zkontrolovat nebo upravit, a to podrobnosti, popis, komentáře, přílohy, strávený čas, spolupracovníci, značky, podúkoly, nadřazený úkol a související úkoly.

Samozřejmě, rychlý editor úkolů není pasivním zobrazením, ale je plně interaktivní, takže můžete rychle upravit jakýkoli z těchto viditelných atributů úkolu nebo přidat chybějící text pouhým kliknutím na příslušnou oblast na obrazovce.

 

Role a oprávnění

Role a oprávnění pluginu jsou společné s Easy Gantt a Resource Management a mohou být upraveny v Administrace → Role a oprávnění → vyberte uživatelskou roli → Easy Gantt & Resource Management & Kalendář. Některá oprávnění mohou být navíc definována nastavením toku práce, například tak, že pole pouze pro čtení nelze změnit z Kalendáře.

Uživatelé bez oprávnění pro zobrazení úkolů (to lze změnit v Administrace > Role a oprávnění > Sledování úkolů) jsou také schopni vidět modul Kalendáře včetně jakýchkoli úkolů na časové ose, ale nemohou vidět názvy úkolů ani na ně kliknout, aby viděli podrobnosti o úkolu. Pro takové uživatele jsou všechny úkoly anonymní. Schůzky v Kalendáři jsou viditelné uživatelům v závislosti na povolené viditelnosti typu uživatele, který se účastní schůzky. Viditelnost typů uživatelů lze změnit v Administrace > Typy uživatelů > Možnosti viditelnosti.

 

Krajní situace

• Úkoly přiřazené skupinám nejsou podporovány v Kalendáři, takže můžete mít problémy s úkoly skupin, které zmizí v Kalendáři při pokusu o jejich plánování.
• Nastavení "Zobrazovaný rozsah" v Kalendáři a pracovním kalendáři nesmí být nastaveno přes půlnoc (například 22:00 - 06:00), jinak nebudou zobrazeny žádné údaje.

Jak ovlivňují osobní časová pásma uživatelů chování Kalendáře:

• Aktivity prodeje (zrušeno od verze 11) - Při vytváření aktivity prodeje prostřednictvím Kalendáře musí být čas aktivity vybrán v aplikaci výchozího časového pásma. Po vytvoření aktivity prodeje ji každý uživatel vidí ve svém osobním časovém pásmu nastaveném v profilu uživatele. Pokud je osobní časové pásmo uživatele odlišné od výchozího časového pásma aplikace, tento konkrétní uživatel vidí stejnou aktivitu v jiném čase. Pokud se aktivita prodeje vytváří společně se schůzkou, naplánovaný čas schůzky je vždy zobrazen výchozím časovém pásmu aplikace pro všechny uživatele bez ohledu na jejich osobní časová pásma.
• Účast - Při vytváření záznamu o účasti prostřednictvím Kalendáře musí být čas účasti vybrán v aplikaci výchozího časového pásma. Po vytvoření záznamu o účasti ji každý uživatel vidí ve svém osobním časovém pásmu nastaveném v profilu uživatele. Pokud je osobní časové pásmo uživatele odlišné od výchozího časového pásma aplikace, tento konkrétní uživatel vidí stejný záznam o účasti v jiném čase.
• Schůzka - Při vytváření nové schůzky prostřednictvím Kalendáře musí být čas schůzky vybrán v aplikaci výchozího časového pásma. Po vytvoření schůzky ji každý uživatel vidí ve svém osobním časovém pásmu nastaveném v profilu uživatele. Pokud je osobní časové pásmo uživatele odlišné od výchozího časového pásma aplikace, tento konkrétní uživatel vidí stejnou schůzku v jiném čase.
• Úkol - Naplánovaný čas úkolu je vždy zobrazen výchozím časovém pásmu aplikace pro všechny uživatele bez ohledu na jejich osobní časová pásma.